Detta är en beskrivning av handlingars offentlighet enligt 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Dess syfte är att underlätta begäran om information till Institutet för hälsa och välfärd (THL). THL är en i lagen avsedd informationshanteringsenhet.
Vad är beskrivning av handlingars offentlighet
Syftet med beskrivningen av handlingars offentlighet är att
- genomföra offentlighetsprincipen
- ge en allmän beskrivning av hur ärenderegistret och informationshanteringen av tjänsterna struktureras inom THL.
I beskrivningen av handlingars offentlighet anges
- typen av dokumentuppgifter som finns inom THL
- vilka informationshelheter de bildar
- i vilka datasystem de används
- vilka rättigheter med anknytning till handlingarna du har
- hur kan du göra en begäran om information till THL
- var du får vid behov mer information eller vem du kan kontakta.
Vad är en handling och vad är en myndighetshandling?
Begreppet handling definieras i arkivlagen och offentlighetslagen. En handling är oberoende av form och instrument.
Detta innebär att handlingen kan vara
- en skriftlig framställning
- en illustrerad framställning
- en elektronisk framställning
- en upptagning som kan avlyssnas eller tolkas med tekniska hjälpmedel.
En handling kan i praktiken vara vad som helst från en traditionell pappershandling till en elektronisk presentation.
Vilken handling som helst är dock inte en myndighetshandling. Enligt offentlighetslagen är myndighetshandlingar handlingar som innehas av en myndighet.
THL:s ärenderegister
THL:s registratorskontor upprätthåller ett ärenderegister över ärenden som THL behandlar, tillhörande handlingar och behandlingsfaser. THL:s registrerade ärenden och handlingar har sparats i digital form i ärendehanteringssystemet.
Ärendehanteringssystemet fungerar också som ett verktyg för informationssökning i ärenden och handlingar samt som ett verktyg för att verkställa offentlighetsprincipen i fråga om handlingar.
THL kan också registrera administrativa dokument i andra specialregister, såsom i personal- och ekonomiförvaltningens system.
THL:s datalager och datadokumentation
THL förfogar över data och handlingar inom bland annat:
- allmän förvaltning
- personalförvaltning
- ekonomiförvaltning
- administrativa uppgifter
- informationsstyrning och påverkan
- expertverksamhet
- statistik och register inom social- och hälsovård
- forskning och utveckling
- laboratorieverksamhet
- vaccinationsverksamhet
- THL Biobank
- Findata, datatillståndsmyndigheten inom social- och hälsovård
Se THL:s uppgiftsklasser för mer information.
Information behandlas i många olika system. Systemen är decentraliserade och har beroenden till andra system.
Typiska system är:
- expertsystem
- laboratoriesystem
- forskningssystem
- system för informationsutbyte
- system för dataförädling
Information söks bl.a. med:
- ärendenummer
- namn
- personbeteckning
- personalidentifierare
Rätten att få ta del av myndighetens handlingar
Enligt offentlighetsprincipen är myndighetens handlingar offentliga om inte annat föreskrivs. Vem som helst kan begära att få ta del av offentliga handlingar.
Du har rätt att få information om THL:s handlingar om: begäran gäller en handling som finns i THL:s besittning, och handlingen är offentlig
Du kan också ha rätt till sekretessbelagda uppgifter om de gäller ditt eget ärende eller om du annars är part i saken, med vissa lagstadgade undantag (t.ex. barnets bästa).
Så gör du en informationsbegäran
En informationsbegäran är en individualiserad begäran om att få offentlig eller sekretessbelagd information. Du kan lämna en begäran:
per post eller e‑post till registratorskontoret
per telefon 029 524 6110
THL:s registratorskontor svarar på frågor om registrerade handlingar och informationsbegäranden och underhåller ärenderegistret.
Hur behandlas begäran?
THL måste svara utan dröjsmål, senast inom 2 veckor. Vid större arbetsmängd kan tiden förlängas till 1 månad.
Om information inte kan lämnas ut har du rätt till ett skriftligt beslut som kan överklagas.
Mer information
Program, forskningsämnen och projekt
Tjänster och ärendehantering
Aineistokatalogi (datasättsbeskrivningar)
Öppna data
Statistik och data
THL:s kontaktuppgifter