Erhållande och utlämnande av uppgifter inom barnskyddet

För vem är anvisningen avsedd?

Anvisningen är avsedd för socialarbetare som ansvarar för barnets angelägenheter och andra tjänsteinnehavare och yrkesutbildade personer inom barnskyddet i välfärdsområdet. Innehållet ger också information till andra yrkesutbildade personer inom barnskyddet och familjevårdare.

Anvisningen grundar sig på gällande lagstiftning. I anvisningen beskrivs de med tanke på barnskyddet mest väsentliga situationerna där man lämnar ut information till barnskyddet eller om barnskyddet.

Sekretess och tystnadsplikt

I Finlands grundlag tryggas varje medborgares, även barnets, rätt till privatliv. Inget barn får utsättas för godtyckliga eller olagliga ingripanden i sitt privat- och familjeliv, sitt hem eller sin korrespondens.
(Grundlagen 10 §)
(FN:s konvention om barnets rättigheter, artikel 16)

Om undantag som gäller skyddet för privatlivet ska stadgas särskilt genom lag. I den här anvisningen beskrivs dessa undantag ur barnskyddets synvinkel i de situationer som är vanligast förekommande.

Sekretessen består av tre delar:

1. handlingssekretess: en handling eller en kopia eller utskrift av en handling får inte visas, lämnas ut eller på annat sätt lämnas till utomstående för påseende eller användning.
2. tystnadsplikt, som omfattar alla andra sätt att lämna ut uppgifter än de som nämns ovan. Tystnadsplikten gäller även efter att tjänste- eller anställningsförhållandet eller uppdraget har upphört. Tystnadsplikten gäller också uppgifter som erhållits muntligt.
3. förbud mot utnyttjande: en uppgift får inte användas för att skaffa sig själv eller någon annan fördel eller för att skada någon annan.

Information som uppstår inom barnskyddet är helt och hållet sekretessbelagd. Enbart informationen om att ett barn är klient inom barnskyddet ska hållas hemlig och får inte röjas för utomstående.
(Lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården, 4 § och 5 § (”lagen om kunduppgifter” 703/2023))

Med utomstående avses personer som inte är anställda hos den aktuella tjänstetillhandahållaren eller som för tjänstetillhandahållarens räkning eller på uppdrag av tjänstetillhandahållaren deltar i ordnandet eller tillhandahållandet av socialservice för socialvårdsklienten eller i uppgifter i samband med den.

En person som är anställd hos samma tjänstetillhandahållare har emellertid inte rätt att använda andra klientuppgifter än sådana som personen behöver i sina arbetsuppgifter. Till exempel får en tjänsteinnehavare som arbetar inom samma myndighet och till vars uppgifter klientens angelägenheter inte hör inte ha åtkomsträttigheter till klientuppgifterna.
(Lagen om kunduppgifter 9 §)

Anteckningar i klienthandlingar

För uppföljningen och tillsynen ska det samlas in logguppgifter om användningen och utlämnandet av klientuppgifter. På så sätt kan en registrerad i efterhand kontrollera vem som har tittat på hens uppgifter och ingripa i eventuella missbruk.
(Lagen om kunduppgifter 10 §)

Mer information om hur utlämnande av uppgifter antecknas finns i Handboken om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (yhteistyötilat.fi) och i Handboken om Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården (yhteistyötilat.fi).

Om uppgifter om ett barn eller föräldrarna fås av någon annan än klienten själv, ska man i klienthandlingarna anteckna

• vilka uppgifter som har inhämtats eller tagits emot
• av vem uppgifterna har fåtts
• när uppgifterna togs emot
• vem som har begärt uppgifterna, om de har inhämtats på eget initiativ
• vilken bestämmelse som ligger till grund för inhämtandet eller mottagandet, eller uppgifter om samtycke
• det ändamål för vilket uppgifterna har inhämtats eller mottagits.

(Lagen om kunduppgifter 10 § och 39 §)

Inhämtande av uppgifter från klienten

Klienten och dennes lagliga företrädare ska till välfärdsområdet lämna de uppgifter som detta behöver vid ordnandet och lämnandet av socialvård. Även inom barnskyddet är utgångspunkten att klienten själv lämnar nödvändiga utredningar och handlingar. Myndigheten ska handleda klienten i fråga om vilken information som behövs. 
(Lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården, 12 § 1 mom. (“klientlagen”, 812/2000))

Klienten kan också på eget initiativ lämna information som behövs för att bereda och fatta beslut i ett ärende. Med klientens samtycke kan myndigheten också själv inhämta informationen.

Innan klienten eller dennes lagliga företrädare lämnar uppgifter till den som ordnar eller lämnar socialvård ska klienten upplysas om

• varför hens uppgifter behövs
• vad uppgifterna används till och för vilket ändamål de i regel lämnas ut samt i vilket register de sparas och
• hur klienten kan utöva sina rättigheter i anslutning till behandlingen av personuppgifter.

(Klientlagen 13 § 3 mom. och lagen om kunduppgifter, 11 § och 68 §)
Den registrerades rättigheter (Dataombudsmannens byrå)

Om en klient inte vill lämna uppgifter kan myndigheten med stöd av lagen om kunduppgifter, offentlighetslagen eller barnskyddslagen också inhämta dem oberoende av klientens samtycke. Då ska emellertid klienten och/eller dennes lagliga företrädare

• upplysas om vilka andra uppgiftskällor som kan användas för att inhämta upplysningar om klienten och vilka upplysningar om klienten som kan inhämtas oberoende av samtycke
• beredas tillfälle att ta del av uppgifter som inhämtats från andra källor
• beredas tillfälle att lämna en behövlig utredning i saken.

(Klientlagen 12 § 2 mom.)

Se också: Begränsning av rätten till information för en part och annan delaktig i ärendet

Rätt att få uppgifter om social- och hälsovården

Rätt att få patientuppgifter

I 53 § i lagen om kunduppgifter föreskrivs om utlämnande av uppgifter mellan socialvården och hälso- och sjukvården. Utgångspunkten är att klienten ger sitt tillstånd för utlämnande. I social- och hälsovårdsministeriets förordning om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (457/2024) finns bestämmelser om hur tillståndet för utlämnande riktas. Närmare information om detta finns i handboken om tillämpning av lagen om kunduppgifter.
Handbok om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (yhteistyotilat.fi)

Socialvårdsmyndigheten har rätt att av hälso- och sjukvården få uppgifter och utredningar som är nödvändiga för att

• utreda klientens behov av socialvård
• ordna socialvård och genomföra därtill anknutna åtgärder
• kontrollera uppgifter som lämnats till myndigheten.

Rätten att få information kan tillgodoses med hjälp av ett informationssystem och fastställande av åtkomsträttigheter. Barnskyddsmyndigheten kan också lämna en separat begäran om information till en tjänstetillhandahållare inom hälso- och sjukvården.

(Lagen om kunduppgifter, 53 § 5 mom.)
(Handboken om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården, kapitel 9.1.2 och 9.1.3)

Rätt att få klientuppgifter inom socialvården

I 55 § i lagen om kunduppgifter föreskrivs om erhållande och utlämnande av uppgifter mellan tjänstetillhandahållare inom socialvården. En tjänstetillhandahållare inom socialvården har rätt att få och använda klientuppgifter inom socialvården som innehas av andra tjänstetillhandahållare inom socialvården, om klienten har gett sitt tillstånd för utlämnande av uppgifterna. Med tjänstetillhandahållare avses även andra aktörer än myndigheter.

En myndighet inom socialvården har även utan tillstånd för utlämnande rätt att av andra tjänstetillhandahållare inom socialvården få uppgifter och utredningar som i väsentlig grad inverkar på en klientrelation inom socialvården och som är nödvändiga för myndigheten på grund av dess lagstadgade uppgifter för att

• utreda klientens behov av socialvård
• ordna socialvård och genomföra därtill anknutna åtgärder eller
• kontrollera uppgifter som lämnats till tjänstetillhandahållaren.

(Handboken om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården, kapitel 9.2.1 och 9.2.2)

Rätt att få uppgifter med stöd av 64 § i lagen om kunduppgifter

Vem är skyldig att lämna ut uppgifter till ett välfärdsområde?

Utöver socialvården och hälso- och sjukvården är vissa andra aktörer skyldiga att på begäran av välfärdsområdet avgiftsfritt och trots sekretessbestämmelserna lämna ut sådana uppgifter som de förfogar över och som i väsentlig grad inverkar på en klientrelation inom socialvården. Skyldigheten gäller uppgifter som är nödvändiga till exempel för att utreda behovet av socialvård eller ordna socialvård.

Välfärdsområdet har rätt att få uppgifter av

• statliga och kommunala myndigheter samt andra offentligrättsliga samfund
• Folkpensionsanstalten, Pensionsskyddscentralen, pensionsstiftelser och andra pensionsanstalter
• försäkringsanstalter
• utbildningsanordnare.

(Lagen om kunduppgifter, 64 §)

Den socialmyndighet som begär uppgifter överväger vilka uppgifter som är nödvändiga. Om den instans som fått begäran om uppgifter vägrar lämna ut uppgifter enligt begäran, ska den fatta beslut om att inte lämna ut uppgifterna.
(Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 14 § (“offentlighetslagen”, 621/1999))

Betydelsen av klientens samtycke

Utgångspunkten vid inhämtande av uppgifter är att klienten själv lämnar uppgifterna i fråga eller ger sitt samtycke till att de inhämtas. Det är också motiverat att begära ett samtycke av klienten för att välfärdsområdet i den mån det behövs ska tvingas motivera sin begäran om uppgifter, vilket gör att det oundvikligen tvingas lämna ut sekretessbelagd information till den som får begäran.

Klientens samtycke eller begäran om samtycke är dock inte en förutsättning för att uppgifter ska kunna inhämtas, utan mottagaren av begäran om information ska lämna ut uppgifterna till välfärdsområdet på dess begäran då uppgifterna är nödvändiga. Den myndighet som begärt information ska underrätta klienten om begäran om information och en anteckning om begäran ska göras i klienthandlingarna.

Rätt för ett välfärdsområde som begär information att lämna ut uppgifter som ligger till grund för begäran

Ett välfärdsområde får trots sekretessbestämmelserna lämna ut uppgifter som gäller ett klientförhållande inom socialvården om uppgiften behövs för att uppfylla en begäran om information. En barnskyddsmyndighet kan alltså trots sekretessbestämmelserna lämna ut uppgifter som är nödvändiga för att utföra uppgiften till såväl privata som offentliga aktörer som är föremål för begäran om information.
(Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 26 § 2 mom. (offentlighetslagen))

Rätt att få ett yttrande för omhändertagande och vård utom hemmet

Följande instanser är skyldiga att på begäran av den socialarbetare som ansvarar för barnets angelägenheter ge ett yttrande om det behövs vid beredningen av omhändertagande:

• tjänstetillhandahållare inom socialvården
• tjänstetillhandahållare inom hälso- och sjukvården
• statliga och kommunala myndigheter och andra offentligrättsliga samfund
• Folkpensionsanstalten, Pensionsskyddscentralen, pensionsstiftelser och andra pensionsanstalter
• försäkringsanstalter
• utbildningsanordnare.

Ett yttrande kan begäras när

• ett omhändertagande bereds
• beslut om omhändertagande eller avslutande av omhändertagande fattas
• barnets plats för vård utom hemmet ändras.

(Barnskyddslagen 41 § 2 mom.)

En begäran om ett yttrande förutsätter inte att ett beslut bereds eller fattas. Ett yttrande från en sakkunnig kan behövas till exempel för att genomföra vården och omsorgen av ett barn i vård utom hemmet i praktiken.

Den myndighet som ansvarar för barnskyddet kan i samband med begäran om yttrande ge den som ger yttrandet (till exempel en läkare som har vårdat barnet) sekretessbelagd information i den mån det är nödvändigt för att ett yttrande ska kunna ges.

I bestämmelsen föreskrivs inte att yttrandet ska ges avgiftsfritt. Om en begäran om yttrande framställs till en myndighet torde parterna kunna förhandla om ärendet med beaktande av myndigheternas gemensamma ansvar för barnets välfärd. Om det är fråga om en privat aktör ska behörig ersättning betalas för utarbetandet av yttrandet.

Begäran om yttrande ska vara specificerad och noggrann och innehålla väsentlig information. Det är bra att komma överens om en fungerande praxis för yttranden med de viktigaste samarbetsparterna.

Av en skriftlig begäran om yttrande ska framgå

• vilken myndighet som begär uppgifter
• de begärda uppgifterna tillräckligt specificerat
• ifrågavarande persons personuppgifter eller andra motsvarande uppgifter som är tillräckliga för att precisera begäran om uppgifter
• för vilket ändamål uppgifterna begärs
• det lagrum med stöd av vilket uppgifterna begärs.

Den socialarbetare som ansvarar för barnets angelägenheter ska i begäran om yttrande ställa exakta frågor om omständigheter som hör till det område som den som avger yttrandet behärskar och har sakkunskap om. Frågorna ska vara nödvändiga med tanke på genomförandet av barnskydd eller för att påverka beslutsfattandet.

I begäran om yttrande bör inte ställas frågor som mottagaren inte kan besvara utifrån sin egen sakkunskap och behörighet. Till exempel ska man inte be en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården om en bedömning av behovet av omhändertagande och vård utom hemmet. Bedömningen av förutsättningarna enligt barnskyddslagen ankommer på barnskyddsmyndigheten eller förvaltningsdomstolen. I yttrandet ska objektiva observationer och slutsatser undvikas.

Dessutom kan man i begäran om yttrande be om information om följande omständigheter:

• undersökningstider och -platser, vem som utfört undersökningen och vem som berett yttrandet
• en kort och koncis analys av bakgrunden till fallen och familjesituationen
• en redogörelse för den situation som lett till undersökningarna.

Förfarandet vid omhändertagande beskrivs i anvisningen Syftet med och processen för omhändertagande.