Specifikationer för klientuppgifter och serviceproduktion inom socialvården

På denna sida

För vem är anvisningen avsedd?

Anvisningen är avsedd för yrkespersoner som dokumenterar klientuppgifter inom socialvården samt för yrkespersoner inom informationshantering i socialvården. Syftet med anvisningen är att beskriva innehållet och helheten i de funktionella specifikationer för klientuppgifter och serviceproduktion samt att samla de viktigaste källorna och materialen inom området.

Specifikationer för klientuppgifter och dokumentstrukturer

THL har utfärdat en nationell föreskrift om strukturerna för klienthandlingar inom socialvården och de uppgifter som ska antecknas i handlingarna. Föreskriften baserar sig på lagen om klientuppgifter. Klientuppgifter som uppkommer inom socialvården dokumenteras och lagras i Klientdataarkivet för socialvården i enlighet med föreskriften. Detta innebär att klientuppgifter dokumenteras i den form som följer dokumentstrukturerna publicerade av THL i Sosmeta.

Enligt lagen om klientuppgifter ska tjänsteproducenter inom socialvården senast den 1.9.2026 övergå till att använda strukturerade handlingar i enlighet med THL:s definitioner.

Klienthandlingsstrukturer i Sosmeta-tjänsten

Leverantörer av informationssystem implementerar klienthandlingsstrukturerna från Sosmeta i sina egna klientdatasystem och ansvarar för hur strukturerna ser ut för de yrkespersoner som upprättar handlingarna.
Sosmeta

Sosmeta-tjänsten beskrivs närmare i Handboken för Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården i kapitel 10. I kapitel 10.2 i handboken ges anvisningar om tolkning av dokumentstrukturer för klienthandlingar.
Handbok om Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården (på finska, Yhteistyötilat)

Gemensamma kundhandlingsstrukturer för social- och hälsovården publiceras i Termeta-tjänsten. För närvarande har två gemensamma kundhandlingsstrukturer publicerats i Termeta: anteckning om funktionsförmåga och bedömning av funktionsförmåga.
Termeta

Varför nationellt enhetliga strukturer?

Tidigare har organisationer inom socialvården själva definierat strukturer och innehåll för de handlingar som upprättas inom organisationen, vilket har lett till att uppgifterna inte varit nationellt enhetliga.

Övergången till nationellt enhetlig strukturerad dokumentation förändrar situationen. Insamlingen av statistik- och registeruppgifter blir betydligt enklare och bättre. Detta är till nytta även för klienter inom socialvården, personalen, organisationens ledning och beslutsfattare.

Med hjälp av strukturerade klienthandlingar:

underlättas dokumentationen
underlättas användningen av klientuppgifter
blir uppgifterna mer aktuella
förbättras informationsflödet, informationskvaliteten, jämförbarheten och möjligheterna till utnyttjande

Paus i uppdateringen av klienthandlingsstrukturer

Klienthandlingsstrukturerna inom socialvården färdigställdes våren 2025. Klienthandlingsstrukturerna uppdateras inte före år 2027 för att ge leverantörer av informationssystem möjlighet att implementera strukturerna i sina system före tidsfristen i lagen om klientuppgifter, det vill säga den 1.9.2026.

Efter pausen inleds uppdateringen av klienthandlingsstrukturerna stegvis och som en helhet, med start i klienthandlingsstrukturerna för allmänna tjänster.

Funktionella specifikationer för serviceproduktion inom socialvården

Med serviceproduktion inom socialvården avses ordnande av socialservice och annat stöd för att möta individers behov av stöd. Syftet med de funktionella specifikationerna för serviceproduktion är att beskriva serviceproduktionen ur ett informationshanteringsperspektiv för klientuppgifter.

Serviceproduktionen struktureras i klienthandlingar med hjälp av metadata. När handlingar lagras i Klientdataarkivet för socialvården förses de med metadata som beskriver uppkomstkontexten. Med hjälp av metadata blir klientuppgifterna lätta att hitta och utnyttja.

Verksamhetsmiljön och serviceproduktionen inom socialvården (Handbok för Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 6 (på finska, Yhteistyötilat)

Metadata kopplar handlingen till:

serviceuppgift
serviceenhet
ärende
serviceprocess
vid behov den socialservice där handlingen har upprättats

Dessa begrepp definieras i webbservicen Ordlistor för informationshantering inom social- och hälsovården.
Ordlistor för social- och hälsovården

Kontextinformation för handlingar

Metadata som beskriver handlingens uppkomstkontext kallas kontextinformation. Kontexinformation som gäller socialservice, serviceuppgift och serviceprocess har publicerats i Sosmeta-tjänsten. Kontextinformationerna i Sosmeta är vägledande, och det är i regel möjligt att avvika från dem om behoven vid dokumentation av klientuppgifter kräver det.
Kontextinformation i Sosmeta-tjänsten

Betydelsen av kontextuppgifter beskrivs i Handboken för Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården i avsnitt 10.1.4.
Handbok för Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården (Yhteistyötilat)

Serviceuppgift

Serviceuppgift är en obligatorisk metadata för alla handlingar som lagras i Klientdataarkivet för socialvården. Med serviceuppgift inom socialvården avses helheten av socialservice och annat stöd under olika skeden i klienternas liv.

Serviceuppgifter och de socialtjänster som tillhandahålls inom dem delas in i allmänna tjänster och specialtjänster.

Allmänna tjänster fokuserar på att förebygga sociala problem och erbjuda tidigt stöd. Allmänna tjänster omfattar följande serviceuppgifter:

tjänster för barnfamiljer
tjänster för personer i arbetsför ålder
tjänster för äldre.

Specialtjänster erbjuder riktat och intensivt stöd när socialservice inom allmänna tjänster inte är tillräcklig. Serviceuppgifter som omfattar specialtjänster är:

barnskydd
specialiserade tjänster inom missbruks- och beroendearbete
tjänster för personer med funktionsnedsättning.

Familjerättsliga tjänster är en serviceuppgift som omfattar socialservice inom familjerättens område. Tjänsterna tryggar särskilt tillgodoseendet av barnets bästa vid förändringar i familjesituationen.

Socialservice

Socialservice ordnas inom olika serviceuppgifter för att möta klienternas behov av stöd. Socialt arbete och social handledning är exempel på socialservice som erbjuds inom alla serviceuppgifter. Vissa socialtjänster hör alltid till en specifik serviceuppgift, såsom adoptionsrådgivning och övervakning av umgänge inom familjerättsliga tjänster.

När du lagrar klientuppgifter som uppkommer i samband med serviceproduktion i Klientdataarkivet för socialvården ska du alltid koppla metadata om socialservice till uppgifterna. Med hjälp av denna information blir handlingarna lätt sökbara och andra yrkespersoners behörigheter till uppgifterna kan fastställas.

Serviceprocess

En handling ska även kopplas med metadata till den serviceprocess där den har uppkommit. Serviceprocesser beskriver handläggningsskedena för ärenden inom socialvården och skiljer samtidigt mellan uppgifter som hör till serviceanordnaren respektive serviceproducenten.

Skeden i ärendehandläggningen är:

inledande handläggning av ärendet
bedömning av servicebehov
planering av klientrelationen
ordnande av service
genomförande av service

Skeden i ärendehandläggningen (Handbok för Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 8.2 (Yhteistyötilat)

Klassificering av serviceprocesser inom socialvården i kodservern

Serviceenhet

Sosiaalihuollon palveluyksiköllä tarkoitetaan organisaatioyksikköä, jossa asiakas asioi, hänen asiaansa käsitellään tai hänelle annetaan sosiaalipalvelua. Palvelunantaja nimeää jokaiselle työntekijälle palveluyksiköt, joihin työntekijän työtehtävät kohdistuvat. Asiakasasiakirjoista tulee aina käydä ilmi, missä palveluyksikössä ne on laadittu. Palveluyksikkötietoa käytetään esimerkiksi asiakkaan ja työntekijän välisen asiayhteyden teknisessä todentamisessa.
Serviceenheter inom socialvården (Handbok för Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 6.4 (Yhteistyötilat)

Hantering av klientrelationer

Klienter inom socialvården är alla personer vars ärende behandlas inom socialvården eller som får socialservice. En klientrelation inom socialvården inleds genom en ansökan eller när ett ärende annars tas upp till behandling.

Serviceanordnaren upprätthåller uppgifter om klientrelationen för varje klient inom socialvården så länge klienten har behov av stöd inom socialvården.
Klient inom socialvården (Handbok för Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 7 (Yhteistyötilat)

Klientrelationshandlingen är ett arbetsredskap för hantering av klientrelationer. Den innehåller till exempel grunduppgifter om klienten, uppgifter om när klientrelationen inleds och avslutas, uppgifter om den arbetstagare som ansvarar för helheten av de tjänster klienten får samt om de serviceproducenter som genomför tjänsterna.
Klientrelationshandling (Sosmeta)

Klientens ärende behandlas alltid i någon serviceenhet. Som serviceanordnare ska du registrera serviceenhetens klientrelation i klientrelationshandlingen. Uppgiften används för att kontrollera yrkespersonens rätt att behandla en viss klients uppgifter.

Ett sammanhang mellan arbetstagare och klient finns när arbetstagaren arbetar i samma serviceenhet där klienten uträttar ärenden. Sammanhanget är en förutsättning för behandling av klientuppgifter och en del av skyddet av klientens integritet.

Serviceenhetens klientrelation är även en förutsättning för att serviceproducenten ska kunna behandla klientuppgifter. När serviceproducenten har valts antecknas inledandet av serviceenhetens klientrelation i klientrelationshandlingen, vilket möjliggör användning av uppgifter inom ramen för beviljade användarrättigheter.
Serviceenhetens klientrelation (Handbok för Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 7.3 (Yhteistyötilat)

I MittKanta, det vill säga medborgarens användargränssnitt till Kanta-tjänsterna, kan klienten och en person som uträttar ärenden på klientens vägnar se när klientrelationen inom socialvården och eventuell klientrelation inom barnskyddet har inletts och avslutats. I MittKanta visas även namnet och kontaktuppgifterna till klientens egen arbetstagare eller annan arbetstagare som ansvarar för helheten av klientens socialservice. Andra uppgifter som antecknats i klientrelationshandlingen visas inte i MittKanta.
MittKanta inom socialvården (Handbok för Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 5 (Yhteistyötilat)

Ärendehantering

Ärendehantering avser den stegvisa handläggningen av ett ärende som gäller en persons behov av stöd. Som arbetsredskap används ärendehandlingen. Ärendehandlingen innehåller till exempel ett identifierande ärendenummer, ärendets namn, ärendets handläggningsstatus samt datum för när ärendet öppnas och avslutas.

Det första skedet är inledande handläggning av ärendet. Ett ärende inleds när en ansökan tas emot eller när man på annat sätt får information om ett eventuellt behov av stöd. Öppna ärendet genom att upprätta en ärendehandling. Bedöm behovet av brådskande stöd. Vid behov ska nödvändiga tjänster ordnas omedelbart och handläggningen fortsätter därefter i övriga skeden.

Koppla de handlingar som uppkommer i de olika skedena till samma ärende med hjälp av det identifierande ärendenummer som finns i ärendehandlingen.

De följande skedena i handläggningen är bedömning av servicebehov och planering av klientrelationen. I dessa skeden kartläggs klientens behov av tjänster och det stöd som klienten behöver planeras som en helhet.

Beslut om socialservice och annat stöd fattas i skedet för ordnande av service. Processen omfattar även val av serviceproducent och säkerställande av att klienten får de tjänster som beviljats.

Genomförandet av service sköts av serviceproducenten, som med hjälp av ärendenumret kopplar de handlingar som upprättas till samma ärende som öppnats av serviceanordnaren.

Avsluta handläggningen av ärendet när klienten inte längre har behov av stöd som gäller ärendet och när alla uppgifter som hör till ärendet har dokumenterats. Ofta beräknas förvaringstiden för handlingar från tidpunkten då ärendet avslutas.

Behörighetsstyrning

Användningen av klientuppgifter styrs genom flera åtgärder. Behörighetsstyrningen omfattar bland annat autentisering av yrkespersoner, hantering av användarrättigheter, verifiering av sammanhang samt uppföljning av användningen av klientuppgifter med hjälp av användningsloggar.

Alla klientuppgifter inom socialvården är sekretessbelagda personuppgifter. De får endast behandlas när det finns en laglig och arbetsuppgiftsrelaterad grund.

Dataskydd är en grundläggande rättighet för varje klient inom socialvården. Med hjälp av behörighetsstyrning förhindras obehörig användning av klientuppgifter genom att begränsa användningen till situationer där personalen behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter.

Autentisering av yrkespersoner

Yrkespersoner inom social- och hälsovården loggar in i klientdatasystem med ett yrkeskort som utfärdats av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Om en arbetstagare som utför klientarbete inte är en yrkesperson inom social- eller hälsovården används ett personalkort vid inloggning.

Yrkes- och personalkort möjliggör tillförlitlig elektronisk identifiering, vilket säkerställer att det alltid är känt vem som behandlar klientuppgifter.

Hantering av användarrättigheter

Klientuppgifter får inom socialvården endast behandlas av personal som utifrån sina arbetsuppgifter har tilldelats användarrättigheter. Användarrättigheterna ska basera sig på den arbetsuppgift som tilldelats arbetstagaren, serviceuppgiften inom socialvården och den tjänst som tillhandahålls. En person har endast rätt att använda de klientuppgifter som är nödvändiga för arbetsuppgifterna.

Det är tjänsteproducentens skyldighet att fastställa användarrättigheter för den personal som deltar i klientarbete. Tjänsteproducenten ska föra register över användare av klientdatasystemet och de användarrättigheter som beviljats dem.

Social- och hälsovårdsministeriet har utfärdat en förordning om användarrätt till klientuppgifter inom social- och hälsovården. Inom socialvården beror omfattningen av användarrättigheterna på omfattningen av det klientansvar som ingår i arbetsuppgifterna. Till exempel har klientens egen arbetstagare och den arbetstagare som ansvarar för bedömningen av servicebehovet mer omfattande användarrättigheter än en serviceproducent.

Verifiering av sammanhang

Enligt lagen om klientuppgifter ska behandlingen av klientuppgifter grunda sig på en tekniskt verifierad klientrelation eller någon annan lagstadgad rätt. Inom socialvården verifieras klientrelationen med hjälp av uppgifter som beskriver serviceenheten.

Ett sammanhang mellan arbetstagare och klient finns när arbetstagaren arbetar i samma serviceenhet där klientens ärende behandlas eller där klienten får service.

Klientdatasystemet ska alltid verifiera att ett sammanhang finns när en arbetstagare börjar behandla uppgifter som gäller en klient.
Verifiering av sammanhang (Handbok för Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 13.2 (Yhteistyötilat)

Uppföljning av användning

Enligt lagen om klientuppgifter ska tjänsteproducenten samla in logguppgifter om användningen av klientuppgifter som är kopplade till klientregistret. Klienten har rätt att ta del av de uppgifter som lagrats i loggregistret. Tjänsteproducenten är skyldig att lämna ut uppgifterna på skriftlig begäran, om detta inte medför allvarlig fara för klientens hälsa eller vård eller för någon annans rättigheter.

Utlämningshantering

Hanteringen av utlämning av klientuppgifter inom socialvården är en helhet som omfattar:

information till klienten om Kanta-tjänsterna
tillstånd för utlämnande som klienten har gett
förbud mot utlämnande som klienten meddelat samt
en sökning för utlämnande som görs av en yrkesutbildad person i Socialvårdens klientdatalager.

Vad avses med utlämning av klientuppgifter?

Att hämta och granska klientuppgifter från en annan registeransvarigs register utgör utlämning av uppgifter. Utlämning av klientuppgifter inom socialvården är möjlig via Klientdatalager för socialvården. När en yrkesperson gör en utlämningssökning via användargränssnittet i klientdatasystemet returnerar datalagret uppgifterna till klientdatasystemet för yrkespersonens användning. Yrkespersonen kan därmed utnyttja klientuppgifter som tidigare samlats in. På så sätt slipper klienten beskriva sin helhetssituation på nytt för yrkespersoner, till exempel vid flytt till en annan ort.

Förutsättningar för utlämning av klientuppgifter

Utlämning av klientuppgifter förutsätter att klienten har fått Kanta-information. Syftet med informationen är att informera klienten om att handlingar inom socialvården lagras i Kanta-tjänsten samt att klienten har möjlighet och rätt att påverka behandlingen av sina egna klientuppgifter. Kanta-informationen är gemensam för alla Kanta-tjänster.

Utlämning av klientuppgifter är möjlig om klienten ger en tillståndshandling för sina klientuppgifter. Klienten kan vid behov begränsa den tillståndshandling som har getts genom att ange ett eller flera utlämningsförbud. Dessa åtgärder kan klienten vidta antingen i samband med ärendehantering hos tjänsteproducenten eller i MittKanta.

Utlämningssökning som görs av yrkesperson

En utlämningssökning som görs av en yrkesperson ska alltid motiveras antingen genom sammanhang eller med hjälp av en separat klassifikation. Varje yrkesperson bedömer själv vilka klientuppgifter det är nödvändigt att hämta och granska inom ramen för sina arbetsuppgifter. I samband med informationssökningen behöver ingen separat journalanteckning göras. Utlämningssökningar loggas, och klienten kan vid behov kontrollera logguppgifterna.

Helheten kring utlämningshantering beskrivs i dokumentet Handbok för Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården. Handboken beskriver även yrkespersonens verksamhetsmodell samt utlämning av klientuppgifter på andra sätt än via Kanta-tjänsterna.
Utlämningshantering (Handbok för Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 14 (Yhteistyötilat)

Kontaktinformation

sotetiedonhallinta(snabel-a)thl.fi