Sosiaalihuollon asiakastietojen ja palvelutuotannon määrittelyt

Tällä sivulla

Kenelle ohje on tarkoitettu?

Ohje on tarkoitettu sosiaalihuollon asiakastietoja kirjaaville ammattilaisille ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan ammattilaisille. Ohjeen tarkoituksena on kuvata asiakastietojen ja palvelutuotannon toiminnallisten määrittelyjen sisältöä ja kokonaisuutta, ja koota yhteen tärkeimmät aihetta käsittelevät lähteet ja materiaalit.

Asiakastietojen määrittelyt ja asiakirjarakenteet

THL on antanut kansallisen määräyksen sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteista ja asiakirjoihin merkittävistä tiedoista. Määräys perustuu asiakastietolakiin. Sosiaalihuollossa syntyvät asiakastiedot kirjataan ja tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon määräyksen mukaisesti. Se tarkoittaa, että asiakastiedot kirjataan THL:n Sosmetassa julkaisemien asiakirjarakenteiden mukaisessa muodossa.

Asiakastietolain mukaan sosiaalihuollon palvelunantajien on siirryttävä käyttämään THL:n määrittelyjen mukaisia rakenteisia asiakirjoja 1.9.2026 mennessä.

Asiakasasiakirjarakenteet Sosmeta-palvelussa

Sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden julkaisukanava on Sosmeta. Tietojärjestelmätoimittajat toteuttavat asiakirjarakenteet Sosmetasta omiin asiakastietojärjestelmiinsä ja vastaavat siitä, miltä rakenteet näyttävät asiakirjaa laativille ammattihenkilöille.
Sosmeta-palvelu

Sosmeta-palvelua kuvataan tarkemmin Kanta-palvelujen käsikirjassa sosiaalihuollon toimijoille luvussa 10. Kanta-palvelujen käsikirjan luvussa 10.2 ohjeistetaan asiakasasiakirjarakenteiden tulkintaa.

Sosiaali- ja terveydenhuollolle yhteiset asiakasasiakirjarakenteet julkaistaan Termeta-palvelussa. Tällä hetkellä Termetassa on julkaistu kaksi sote-yhteistä asiakasasiakirjarakennetta: merkintä toimintakyvystä ja toimintakykyarvio.
Termeta-palvelu

Miksi kansallisesti yhtenäiset rakenteet?

Aiemmin sosiaalihuollon organisaatiot ovat määritelleet organisaatiossa laadittavien asiakirjojen rakenteet ja sisällöt, minkä vuoksi tieto ei ole ollut kansallisesti yhtenäistä.

Kansallisesti yhtenäiseen rakenteiseen kirjaamiseen siirtyminen muuttaa tilanteen. Tilasto- ja rekisteritiedonkeruu tulee helpottumaan ja parantumaan huomattavasti. Siitä on hyötyä myös sosiaalihuollon asiakkaille, työntekijöille, organisaation johdolle ja päättäjille.

Rakenteisen asiakasasiakirjojen avulla

  • kirjaaminen helpottuu
  • asiakastietojen käyttö helpottuu
  • tiedot ovat ajantasaisemmin saatavilla
  • tiedonkulku, tietojen laatu, vertailukelpoisuus ja hyödynnettävyys paranevat.

Asiakasasiakirjarakenteiden päivitystauko

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet saatiin valmiiksi keväällä 2025. Asiakirjarakenteita ei päivitetä ennen vuotta 2027, jotta tietojärjestelmätoimittajat saavat toteutettua asiakirjarakenteet järjestelmiinsä ennen asiakastietolain määräaikaa, eli 1.9.2026. Asiakirjarakenteiden päivitys aloitetaan jääkauden jälkeen vaiheittain ja kokonaisuuksittain, aloittaen yleispalvelujen asiakirjarakenteista.

Sosiaalihuollon palvelutuotannon toiminnalliset määrittelyt

Sosiaalihuollon palvelutuotannolla tarkoitetaan sosiaalipalvelujen ja muun tuen järjestämistä yksilöiden tuen tarpeisiin. Palvelutuotannon toiminnallisten määrittelyjen tarkoituksena on kuvata palvelutuotantoa asiakastietojen hallinnan näkökulmasta.

Palvelutuotantoa jäsennetään asiakasasiakirjoihin metatietojen avulla. Kun asiakirjat tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon, ne varustetaan syntykontekstia kuvaavilla metatiedoilla. Metatietojen avulla asiakastiedot ovat helposti löydettävissä ja hyödynnettävissä.
Sosiaalihuollon toimintaympäristö ja palvelutuotanto (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille, Yhteistyötilat)

Metatiedot liittävät asiakirjan

  • palvelutehtävään
  • palveluyksikköön
  • asiaan
  • palveluprosessiin
  • tarvittaessa siihen sosiaalipalveluun, jossa se on laadittu.

Nämä käsitteet on määritelty Sosiaalialan tiedonhallinnan sanastossa, joka löytyy Sote-sanastojen verkkopalvelusta.
Sote-sanastot

Asiakirjojen kontekstitiedot

Asiakirjojen syntykontekstia kuvaavia metatietoja kutsutaan kontekstitiedoiksi. Asiakirjoihin liittyvät kontekstitiedot sosiaalipalvelu, palvelutehtävä ja palveluprosessi on julkaistu Sosmeta-palvelussa. Sosmetassa esitetyt kontekstitiedot ovat ohjeellisia, ja niistä voi pääsääntöisesti poiketa, jos asiakastiedon kirjaamisen tarpeet sitä vaativat.
Kontekstitiedot Sosmeta-palvelussa

Kontekstitietojen merkitystä on kuvattu Kanta-palvelujen käsikirjassa luvussa 10.1.4.
Sosmeta-palvelun rakenne ja sisältö (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille, Yhteistyötilat)

Palvelutehtävä

Palvelutehtävä on pakollinen metatieto kaikille Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon tallennettaville asiakirjoille. Sosiaalihuollon palvelutehtävällä tarkoitetaan sosiaalipalvelujen ja muun tuen kokonaisuutta asiakkaiden eri elämänvaiheissa.

Palvelutehtävät ja niissä annettavat sosiaalipalvelut voidaan jakaa yleispalveluihin ja erityispalveluihin. Yleispalveluissa työn painopiste on sosiaalisten ongelmien ehkäisemisessä ja varhaisen tuen tarjoamisessa.

Yleispalveluilla tarkoitetaan seuraavia palvelutehtäviä

  • lapsiperheiden palvelut
  • työikäisten palvelut
  • iäkkäiden palvelut.

Erityispalveluissa tarjotaan kohdennettua ja intensiivistä tukea silloin, kun yleispalveluissa annettavat sosiaalipalvelut eivät ole riittäviä. Erityspalveluja sisältäviä palvelutehtäviä ovat

  • lastensuojelu
  • päihde- ja riippuvuustyön erityiset palvelut
  • vammaispalvelut.

Perheoikeudelliset palvelut on palvelutehtävä, joka sisältää perheoikeuden alaan liittyviä sosiaalipalveluja. Palveluilla turvataan erityisesti lapsen edun toteutumista perheen muutosvaiheissa.

Sosiaalipalvelu

Sosiaalipalveluja järjestetään eri palvelutehtävissä vastaamaan niitä tuen tarpeita, joita asiakkailla on. Kaikissa palvelutehtävissä tarjottavia sosiaalipalveluja ovat esimerkiksi sosiaalityö ja sosiaaliohjaus. Osa sosiaalipalveluista liittyy aina tiettyyn palvelutehtävään, kuten adoptioneuvonta ja tapaamisten valvonta perheoikeudellisiin palveluihin.

Kun tallennat palvelun tuottamisen yhteydessä syntyviä asiakastietoja Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon, liitä niihin aina sosiaalipalvelu-metatieto. Tämän tiedon avulla asiakirjat ovat löydettävissä helposti, ja muiden ammattihenkilöiden käyttöoikeudet kyseisiin tietoihin voidaan määritellä.

Palveluprosessi

Asiakirja tulee liittää metatiedolla myös palveluprosessiin, jossa se on syntynyt. Palveluprosessit kuvaavat sosiaalihuollon asian käsittelyn vaiheita. Samalla ne erottavat toisistaan palvelunjärjestäjälle ja palveluntuottajalle kuuluvia tehtäviä.

Asian käsittelyn vaihteita ovat

  • asian vireilletulokäsittely
  • palvelutarpeen arviointi
  • asiakkuuden suunnittelu
  • palvelun järjestäminen
  • palvelun toteutus

Asiankäsittelyn vaiheet (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille, Yhteistyötilat)

Sosiaalihuollon palveluprosessien luokitus koodistopalvelimella

Palveluyksikkö

Sosiaalihuollon palveluyksiköllä tarkoitetaan organisaatioyksikköä, jossa asiakas asioi, hänen asiaansa käsitellään tai hänelle annetaan sosiaalipalvelua. Palvelunantaja nimeää jokaiselle työntekijälle palveluyksiköt, joihin työntekijän työtehtävät kohdistuvat. Asiakasasiakirjoista tulee aina käydä ilmi, missä palveluyksikössä ne on laadittu. Palveluyksikkötietoa käytetään esimerkiksi asiakkaan ja työntekijän välisen asiayhteyden teknisessä todentamisessa.
Sosiaalihuollon palveluyksiköt (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille, Yhteistyötilat)

Asiakkuudenhallinta

Sosiaalihuollon asiakkaita ovat kaikki henkilöt, joita koskeva asia on käsiteltävänä sosiaalihuollossa tai jotka saavat sosiaalipalveluja. Sosiaalihuollon asiakkuus alkaa hakemuksesta tai kun ryhdytään käsittelemään muulla tavoin vireille tullutta asiaa.

Palvelunjärjestäjä ylläpitää asiakkuustietoja jokaisesta sosiaalihuollon asiakkaasta niin kauan kun hänellä on sosiaalihuollon tuen tarve.
Sosiaalihuollon asiakas (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille, Yhteistyötilat)

Asiakkuusasiakirja on asiakkuudenhallinnan työväline. Se sisältää esim. asiakkaan perustiedot, tiedot asiakkuuden alkamisesta ja päättymisestä, asiakkaan saamien palvelujen kokonaisuudesta vastaavasta työntekijästä sekä palveluntuottajista, jotka toteuttavat asiakkaalle annettavia sosiaalipalveluja.
Asiakkuusasiakirja (Sosmeta)

Asiakkaan asiaa käsitellään aina jossain palveluyksikössä. Kirjaa palvelunjärjestäjänä palveluyksikön asiakkuus asiakkuusasiakirjaan. Tiedon avulla tarkastetaan ammattihenkilön oikeus käsitellä tietyn asiakkaan tietoja. Työntekijän ja asiakkaan välillä on asiayhteys, jos työntekijä työskentelee samassa palveluyksikössä, jossa asiakas asioi. Asiayhteys on edellytys asiakastietojen käsittelylle. Tämä on osa asiakkaan tietosuojan varmistamista.

Palveluyksikön asiakkuus on edellytys myös sille, että palveluntuottaja voi käsitellä asiakkaan asiakastietoja. Kun palveluntuottaja on valittu, asiakkuusasiakirjaan kirjataan palveluntuottajan palveluyksikön asiakkuuden alkaminen. Se mahdollistaa tietojen käytön käyttöoikeuksien mahdollistamissa rajoissa.
Palveluyksikön asiakkuus (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille, Yhteistyötilat)

OmaKannassa, eli kansalaisen käyttöliittymässä Kanta-palveluihin, asiakas ja hänen puolestaan asioiva henkilö näkevät, milloin sosiaalihuollon asiakkuus ja mahdollinen lastensuojelun asiakkuus ovat alkaneet ja milloin ne ovat päättyneet. OmaKannassa näytetään myös omatyöntekijän tai muun asiakkaan sosiaalipalvelujen kokonaisuudesta vastaavan työntekijän nimi ja yhteystiedot. Muita asiakkuusasiakirjaan kirjattuja tietoja ei näytetä OmaKannassa.

OmaKannassa, eli kansalaisen käyttöliittymässä Kanta-palveluihin, asiakas ja hänen puolestaan asioiva henkilö näkevät, milloin sosiaalihuollon asiakkuus ja mahdollinen lastensuojelun asiakkuus ovat alkaneet ja milloin ne ovat päättyneet. OmaKannassa näytetään myös omatyöntekijän tai muun asiakkaan sosiaalipalvelujen kokonaisuudesta vastaavan työntekijän nimi ja yhteystiedot. Muita asiakkuusasiakirjaan kirjattuja tietoja ei näytetä OmaKannassa.
Sosiaalihuollon OmaKanta (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille, Yhteistyötilat)

Asianhallinta

Asianhallinnaksi kutsutaan henkilön tuen tarvetta koskevan asian käsittelyä vaiheittain. Työvälineenä asianhallinnassa käytetään asia-asiakirjaa. Asia-asiakirja sisältää esimerkiksi asian yksilöivän tunnuksen, asian nimen, asian käsittelyn tilan ja asian avaus- ja päättymispäivän.

Ensimmäinen vaihe on asian vireilletulokäsittely. Asia tulee vireille, kun vastaanotetaan hakemus tai saadaan muuten tieto henkilön mahdollisesta tuen tarpeesta. Avaa vireilletulon johdosta asia, eli laadi asia-asiakirja. Arvioi kiireellisen tuen tarve. Jos on tarve, järjestä asiakkaalle hänen kiireellisesti tarvitsemansa palvelut heti, ja palaa asian käsittelyn muihin vaiheisiin sen jälkeen. Liitä eri vaiheissa syntyvät asiakirjat samaan vireilletuloon asia-asiakirjan sisältämän yksilöivän tunnuksen avulla.

Seuraavat asian käsittelyn vaiheet ovat palvelutarpeen arviointi ja asiakkuuden suunnittelu. Näissä vaiheissa kartoitetaan asiakkaan palvelujen tarvetta ja suunnitellaan kokonaisvaltaisesti hänen tarvitsemaansa tukea.

Laadi sosiaalipalveluihin ja muuhun tukeen liittyvät päätökset palvelun järjestämisen vaiheessa. Prosessiin kuuluu myös palveluntuottajan valinta ja huolehtiminen siitä, että asiakas saa hänelle myönnetyt palvelut.

Laadi sosiaalipalveluihin ja muuhun tukeen liittyvät päätökset palvelun järjestämisen vaiheessa. Prosessiin kuuluu myös palveluntuottajan valinta ja huolehtiminen siitä, että asiakas saa hänelle myönnetyt palvelut.

Palvelun toteuttamisen vaiheen hoitaa palveluntuottaja, joka liittää laatimansa asiakirjat asiatunnuksen avulla samaan, palvelunjärjestäjän avaamaan asiaan.

Päätä asian käsittely, kun asiakkaalla ei ole enää asiaan liittyvää tuen tarvetta ja kun kaikki asiaan liittyvät tiedot on kirjattu. Usein asiakirjojen säilytysaika lasketaan asian sulkemisesta.

Käytönhallinta

Asiakastietojen käyttöä hallitaan useilla eri toimenpiteillä. Käytönhallinta sisältää esimerkiksi ammattihenkilöiden todentamisen, käyttöoikeuksien hallinnan, asiayhteyden todentamisen sekä asiakastietojen käytön seurannan käyttölokien avulla.

Kaikki sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä henkilötietoja. Niitä saa käsitellä vain silloin, kun siihen on laillinen ja työtehtäviin liittyvä peruste.

Tietosuoja on jokaisen sosiaalihuollon asiakkaan perusoikeus. Käytönhallinnalla estetään asiakastietojen oikeudeton käyttö rajaamalla käyttö vain niihin tilanteisiin, joissa sosiaalihuollon henkilöstö tarvitsee tietoja työtehtäviensä suorittamiseen.

Ammattihenkilöiden todentaminen

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt kirjautuvat asiakastietojärjestelmään Digi- ja väestötietoviraston myöntämällä ammattikortilla. Jos asiakastyötä tekevä työntekijä ei ole sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö, hän käyttää kirjautumiseen henkilöstökorttia. Ammatti- ja henkilöstökortit mahdollistavat luotettavan sähköisen tunnistautumisen, jolloin on aina tiedossa, kuka asiakastietoja käsittelee.

Käyttöoikeuksien hallinta

Asiakastietoja saa sosiaalihuollossa käsitellä vain henkilöstö, jolle on määritelty työtehtävien perusteella niihin käyttöoikeudet. Käyttöoikeuksien on perustuttava työntekijälle osoitettuun työtehtävään, sosiaalihuollon palvelutehtävään ja annettavaan palveluun. Henkilöllä on käyttöoikeus vain työtehtävissä välttämättä tarvittaviin asiakastietoihin.

Sosiaalihuollon palvelunantajan velvollisuutena on määritellä asiakastyöhön osallistuvan henkilöstön käyttöoikeudet. Palvelunantajan on pidettävä rekisteriä asiakastietojärjestelmän käyttäjistä ja heille annetuista käyttöoikeuksista.

Sosiaali- ja terveysministeriö on antanut asetuksen käyttöoikeudesta sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoihin. Sosiaalihuollossa käyttöoikeuksien laajuus riippuu työtehtäviin sisältyvän asiakasvastuun laajuudesta. Esimerkiksi asiakkaan omatyöntekijällä ja palvelutarpeen arvioinnista vastaavalla työntekijällä on laajemmat käyttöoikeudet kuin sosiaalipalvelun tuottajalla.

Asiayhteyden todentaminen

Asiakastietolaissa säädetään, että asiakastietojen käsittelyn perusteena on oltava tietoteknisesti varmennettu asiakassuhde tai muu lakiin perustuva oikeus. Asiakassuhde varmistetaan sosiaalihuollossa palveluyksikköä kuvaavan tiedon avulla. Työntekijän ja asiakkaan välillä on asiayhteys silloin, kun työntekijä työskentelee samassa palveluyksikössä, jossa asiakkaan asia on käsiteltävänä tai jossa hän saa palvelua.

Asiakastietojärjestelmän on todennettava asiayhteyden olemassaolo aina silloin, kun työntekijä ryhtyy käsittelemään asiakasta koskevia tietoja.
Asiayhteyden todentaminen (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille, Yhteistyötilat)

Käytön seuranta

Asiakastietolaissa säädetään, että palvelunantajan on kerättävä lokitietoja asiakasrekisteriin liitettyjen asiakastietojen käytöstä. Asiakkaalla on oikeus saada nähtäväkseen lokirekisteriin tallennetut tiedot. Palvelunantajalla on velvollisuus antaa tiedot kirjallisesta pyynnöstä, ellei siitä aiheudu vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle tai jonkun muun oikeuksille.

Luovutusten hallinta

Sosiaalihuollon asiakastiedon luovutusten hallinta on kokonaisuus, joka kattaa

  • asiakkaan informoinnin Kanta-palveluista,
  • asiakkaan antaman luovutusluvan,
  • asiakkaan asettamat luovutuskiellot sekä
  • ammattilaisen tekemän luovutushaun Sosiaalihuollon asiakastietovarannosta.

Mitä tarkoittaa asiakastiedon luovuttaminen

Asiakastietojen hakeminen ja katsominen toisen rekisterinpitäjän rekisteristä on tietojen luovuttamista. Asiakkaan tietojen luovuttaminen sosiaalihuollon toimialan sisällä on mahdollista Sosiaalihuollon asiakastietovarannon kautta. Kun ammattilainen tekee luovutushaun asiakastietojärjestelmän käyttöliittymän avulla, tietovaranto palauttaa tiedot asiakastietojärjestelmään ammattilaisen käyttöön. Ammattilainen voi hyödyntää asiakkaalle aiemmin kertynyttä asiakastietoa tietovarantoyhteyden avulla. Silloin asiakas säästyy kokonaistilanteensa kuvaamiselta uudelleen ammattilaisille esimerkiksi muuttaessaan paikkakunnalta toiselle.

Asiakastiedon luovutuksen edellytykset

Asiakastiedon luovuttaminen edellyttää sitä, että asiakas on saanut Kanta-informoinnin. Informoinnin tarkoitus on kertoa asiakkaalle, että hänen sosiaalihuollon asiakirjansa tallennetaan Kanta-palveluun, ja että hänellä on mahdollisuus ja oikeus vaikuttaa omien asiakastietojensa käsittelyyn. Kanta-informointi on kaikille Kanta-palveluille yhteinen.

Asiakastiedon luovutus on mahdollista, jos asiakas antaa asiakastiedoilleen luovutusluvan. Asiakas voi halutessaan rajata antamaansa luovutuslupaa asettamalla luovutuskiellon tai -kieltoja. Mainitut toimet asiakas voi toteuttaa joko palvelunantajan luona asioidessaan tai OmaKannassa.

Ammattilaisen tekemä luovutushaku

Ammattilaisen tekemä luovutushaku pitää aina olla perusteltu joko asiayhteydellä tai erillisen luokituksen avulla. Jokainen ammattilainen harkitsee itse, mitä asiakastietoja hänen on tehtävässään tarpeen hakea ja katsella. Tiedonhaun yhteydessä erillisen kertomusmerkinnän kirjaamiselle ei ole tarvetta. Luovutushauista ylläpidetään lokitietoja, jotka asiakas voi halutessaan tarkistaa.

Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille -dokumentissa kuvataan luovutustenhallinnan kokonaisuutta. Käsikirjassa kuvataan myös ammattilaisen toimintamallia sekä esimerkiksi asiakastietojen luovuttamista muutoin kuin Kanta-palveluiden avulla.
Luovutustenhallinta (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille, Yhteistyötilat)

Yhteystiedot

Sote-tiedonhallinta

sotetiedonhallinta(at)thl.fi