Här presenterar vi några exempel på upphandlingsförfaranden vid upphandling av funktionshinderservice och vid andra upphandlingar av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till upphandlingslagen. Beskrivningarna bygger i huvudsak på utgångspunkterna i förarbetena till upphandlingslagen, men det bör noteras att det ännu inte finns någon rättspraxis i frågan. Förfarandenas ramar kan preciseras i takt med att tillämpningen av lagen framskrider.
Den upphandlande enheten kan utforma ett mer flexibelt förfarande med en eller flera förhandlingsrundor utifrån det förhandlingsförfarande som i upphandlingslagen beskrivs som ett EU-förfarande. Ett förfarande med förhandlingar kan till exempel framskrida på följande sätt:
- publicering av upphandlingsannons, förhandlingsinbjudan och en preliminär anbudsbegäran
- kandidaternas ansökningar om deltagande
- val av dem som bjuds in till förhandlingar enligt de fastställda urvalskriterierna
- förhandlingsrundor
- sändande av slutlig anbudsbegäran
- val av serviceproducent eller serviceproducenter.
Ett förfarande med förhandlingar kan vara ändamålsenligt särskilt när det är svårt att entydigt beskriva föremålet för upphandlingen, servicens innehåll, klientens ställning och andra motsvarande omständigheter, eller när upphandlingen innehåller ett inslag av utvecklingspartnerskap. Ett förfarande med förhandlingar kan till exempel lämpa sig vid upphandling av en särskilt krävande och individuell boendeservice eller service för dagverksamhet.
Den upphandlande enheten kan i tillämpliga delar utnyttja det leverantörsregister som beskrivs i lagen om upphandling inom specialsektorerna. Leverantörsregistret inrättas genom en anbudstävlan där villkoren för att bli godkänd i registret, arrangemangets giltighetstid och kraven på servicens innehåll fastställs. Deltagarna kan i enlighet med anbudsbegäran anmäla olika klassificeringar till registret. Klassificeringar kan till exempel gälla särskild kompetens, klientgrupper som serviceproducenten specialiserat sig på, servicetyper, olika genomförandesätt, geografiskt läge eller andra klassificeringar. De klassificeringar som krävs ska vara icke-diskriminerande.
Enligt lagen om upphandling inom specialsektorerna ska nya serviceproducenter kunna ansöka om att bli godkända i registret när som helst. I registret ska sådana leverantörer godkännas som uppfyller de registreringsvillkor som den upphandlande enheten har ställt. Till denna del ligger förfarandet nära servicesedelsystemet.
Upphandlingslagen verkar möjliggöra att klientvis service väljs från ett leverantörsregister så att valet görs genom en lättare konkurrensutsättning bland dem som finns införda i registret. Detta kan till exempel ske så att en klientvis anbudsbegäran skickas till de serviceproducenter som uppfyller den klassificering som motsvarar klientens servicebehov, det vill säga som har den kompetens klienten behöver.
Klienten skulle själv kunna göra det slutliga valet bland de lämpliga serviceproducenterna. I analogi med lagen om upphandling inom specialsektorerna kan det klientvisa valet av service också ordnas genom ett förfarande med förhandlingar.
Den upphandlande enheten ska i den annons som gäller leverantörsregistret ange hur länge registret är avsett att gälla. Enligt lagen om upphandling inom specialsektorerna kan villkoren för leverantörsregistret ändras utan att giltigheten avslutas, förutsatt att ändringen meddelas genom en ny upphandlingsannons. En motsvarande möjlighet till avtalsändringar finns också i det dynamiska inköpssystem som beskrivs i den allmänna upphandlingslagen och som i tillämpliga delar kan följas.
Ett leverantörsregister enligt lagen om upphandling inom specialsektorerna kan vara gemensamt för flera upphandlande enheter, förutsatt att detta har angetts redan från början. När arrangemangets giltighetstid upphör görs en efterannons.
En fördel med leverantörsregistret jämfört med ett traditionellt ramavtal är möjligheten för nya serviceproducenter att ansluta sig under giltighetstiden samt möjligheten att ändra villkoren för förfarandet. En indelning av serviceproducenterna i klasser underlättar valet av klientvis service. En sådan klassindelning skulle också främja valet av en serviceproducent som motsvarar klientens behov och vilja, även i kombination med ett traditionellt ramavtal.
Upphandlingslagen verkar inte heller hindra att man inom ett ramavtal möjliggör att nya serviceproducenter ansluter sig under ramavtalets giltighetstid, förutsatt att möjligheten redan har beskrivits i upphandlingsannonsen och i anbudsbegäran. Ett leverantörsregister lämpar sig till exempel som ersättning för ett traditionellt ramavtal för boendeservice eller annan långvarig service.
Den upphandlande enheten kan utnyttja elektroniska förfaranden och en kombination med det leverantörsregister som beskrivits ovan, varvid förfarandet kan beskrivas som en tillämpning av det dynamiska inköpssystem som i upphandlingslagen beskrivs som ett EU-förfarande.
Med ett dynamiskt inköpssystem avses ett helt elektroniskt upphandlingsförfarande som under hela sin giltighetstid är öppet för alla leverantörer som uppfyller lämplighetskraven. Den upphandlande enheten kan dela in det dynamiska inköpssystemet i klasser som fastställs objektivt utifrån upphandlingens egenskaper. Villkoren för det dynamiska förfarandet kan också under giltighetstiden ändras genom en ny upphandlingsannons.
Genom att tillämpa reglerna för dynamiskt inköpssystem och kombinera dem med ett traditionellt ramavtal kan man möjliggöra ett helt elektroniskt förfarande och klientens egna val. En fördel med förfarandet är att nya serviceproducenter kan ansluta sig medan förfarandet pågår, så att marknaden inte stängs. En annan fördel är möjligheten att ändra avtalet genom att följa reglerna.
Ett dynamiskt inköpssystem ligger nära servicesedelsproduktion. Ett förfarande som motsvarar ett dynamiskt förfarande kunde passa som ersättning för ett ramavtal till exempel vid upphandling av boendeservice eller service för personlig assistans.
Den upphandlande enheten kan utnyttja ett tvåstegsförfarande som liknar det selektiva förfarande som beskrivs som ett EU-förfarande, det vill säga en gallring av anbudsgivare. Detta är särskilt nyttigt när man söker en eller ett fåtal serviceproducenter för att producera en krävande och komplex service.
Ett tvåstegsförfarande lämpar sig till exempel i en situation där man söker en serviceproducent till en viss boendeenhet eller en serviceproducent som ska ansvara för servicen för en liten och särskilt krävande klientgrupp.
I förfarandets första skede gallras några serviceproducenter vidare – enligt EU-reglerna minst fem. Gallringen sker med hjälp av de uppställda lämplighetskraven. Den egentliga jämförelsen av anbud görs endast mellan de serviceproducenter som valts vidare.
En fördel med förfarandet är att det möjliggör användning av mer komplexa jämförelsekriterier för kvalitet som ger bättre precision. Som jämförelsekriterium kan man också använda en klient- och personalpanel inför vilken serviceproducenterna presenterar sig vid ett demotillfälle. Detta möjliggör att man kan träffa serviceproducentens representanter.
Ett ramavtal är inte ett egentligt upphandlingsförfarande, utan en avtalsform som typiskt används vid upphandlingar. Att inrätta ett ramavtal sker genom att man använder något upphandlingsförfarande enligt upphandlingslagen.
Med ramavtal avses ett avtal mellan en eller flera upphandlande enheter och en eller flera serviceproducenter vars syfte är att fastställa priser och andra villkor för upphandlingsavtal som ingås under en viss tid.
Den upphandlande enheten väljer de serviceproducenter som omfattas av ramavtalet genom konkurrensutsättning enligt reglerna för social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E.
Med de valda serviceproducenterna ingås ett ramavtalsavtal, som kan omfatta flera tiotals serviceproducenter. Varje klients service väljs bland de serviceproducenter som omfattas av ramavtalet antingen genom direkt beställning eller genom en lättare konkurrensutsättning (minikonkurrensutsättning). I avtalet om ramavtalet ska grunderna och sättet för valet av klientvis service fastställas.
Enligt 42 § i upphandlingslagen kan ett ramavtal i regel gälla i högst fyra år. 42 § i upphandlingslagen tillämpas inte på upphandlingar av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E. Utifrån förarbetena till upphandlingslagen är det vid upphandling av funktionshinderservice möjligt att den upphandlande enheten, av en motiverad orsak som hänför sig till föremålet för upphandlingen, kan fastställa ramavtalets giltighetstid till längre än fyra år.