Tässä esittelemme muutamia hankintamenettelyesimerkkejä vammaispalveluhankintoihin ja muihin hankintalain liitteen E mukaisiin sosiaali- ja terveyspalveluhankintoihin. Kuvaukset perustuvat pääosin hankintalain esitöiden lähtökohtiin, mutta on huomattava, että oikeuskäytäntöä aiheesta ei vielä ole. Menettelyjen reunaehdot voivat tarkentua lain soveltamisen edetessä.
Hankintayksikkö voi muokata hankintalain EU-menettelynä kuvatusta neuvottelumenettelystä väljemmän, neuvottelukierroksen tai -kierroksia sisältävän menettelyn. Neuvotteluja sisältävän menettelyn kulku voi olla esimerkiksi seuraava:
- hankintailmoitus, neuvottelukutsu ja alustavan tarjouspyynnön julkaiseminen
- ehdokkaiden osallistumishakemukset
- neuvotteluihin tulijoiden valinta asetettujen valintaperusteiden mukaisesti
- neuvottelukierrokset
- lopullisen tarjouspyynnön lähettäminen
- palveluntuottajan tai palveluntuottajien valinta.
Neuvotteluja sisältävä menettely voi olla tarkoituksenmukainen erityisesti silloin, jos hankinnan kohteen, palvelun sisällön, asiakkaan aseman ja muiden vastaavien seikkojen kuvaaminen yksiselitteisesti on vaikeaa taikka jos hankinta sisältää kehittäjäkumppanuuden tyyppisen osan. Neuvotteluja sisältävä menettely voi sopia esimerkiksi erityisen vaativan ja yksilöllisen asumis- tai päiväaikaisen toiminnan palvelun hankintaan.
Hankintayksikkö voisi hyödyntää soveltuvin osin erityisalojen hankintalaissa kuvattua toimittajarekisteriä. Toimittajarekisteri perustetaan tarjouskilpailulla, jossa määritellään rekisteriin hyväksymisen ehdot, järjestelyn kesto ja palvelun sisällölliset vaatimukset. Osallistujat voivat ilmoittaa tarjouspyynnön mukaisesti rekisteriin erilaisia luokituksia. Luokituksia voivat olla esimerkiksi erityisosaaminen, asiakasryhmät, joihin palveluntuottaja on erikoistunut, palvelutyypit, erilaiset toteutustavat, sijainti tai muut luokitukset. Vaadittavien luokitusten on oltava syrjimättömiä.
Erityisalojen hankintalain mukaan uusien palveluntuottajien on voitava hakea rekisteriin hyväksymistä milloin tahansa. Rekisteriin on hyväksyttävä sellaiset toimittajat, jotka täyttävät hankintayksikön asettamat rekisteröintiehdot. Tältä osin menettely on lähellä palvelusetelijärjestelmää.
Hankintalaki näyttäisi mahdollistavan asiakaskohtaisen palvelun valinnan toimittajarekisteristä siten, että ne kilpailutettaisiin kevennettyä kilpailutusta mukaillen rekisteriin merkittyjen joukosta. Tämä tapahtuisi esimerkiksi niin, että asiakaskohtainen tarjouspyyntö lähetetään niille palveluntuottajille, jotka täyttävät asiakkaan palveluntarpeen mukaisen luokituksen, eli joilla on asiakkaan tarvitseva osaaminen.
Asiakas voisi suorittaa lopullisen valinnan soveltuvien palveluntuottajien joukosta itse. Eritysalojen hankintalakia mukaillen asiakaskohtaisen palvelun valinta voitaisiin järjestää myös neuvotteluja sisältävällä menettelyllä.
Hankintayksikön on ilmoitettava toimittajarekisteriä koskevassa ilmoituksessa rekisteriä koskevan järjestelmän kesto. Erityisalojen hankintalain mukaan toimittajarekisterin ehtoja voidaan muuttaa voimassaoloa päättämättä, kunhan muutoksesta ilmoitetaan uudella hankintailmoituksella. Samantapainen mahdollisuus sopimusmuutoksiin on otettu yleisen hankintalain puolella kuvattuun dynaamiseen hankintamenettelyyn, joita voitaisiin soveltuvin osin noudattaa.
Erityisalojen hankintalain tarkoittama toimittajarekisteri voi olla usean hankintayksikön yhteinen, kunhan tästä on ilmoitettu jo alun perin. Kun järjestelmän voimassaolo päättyy, tehdään jälki-ilmoitus.
Toimittajarekisterin etuna perinteiseen puitejärjestelyyn verrattuna on mahdollisuus uusien palveluntuottajien liittymiseen voimassaoloaikana ja mahdollisuus muuttaa menettelyn ehtoja. Palveluntuottajien jakaminen luokkiin edistää asiakaskohtaisen palvelun valintaa. Luokkiin jakaminen edistäisi asiakkaan tarpeen ja tahdon mukaisen palveluntuottajan valintaa myös yhdistettynä perinteiseen puitejärjestelyyn.
Hankintalaki ei myöskään näyttäisi asettavan estettä sille, etteikö puitejärjestelyssä voitaisi mahdollistaa uusien palveluntuottajien liittyminen mukaan puitejärjestelyn voimassaoloaikana, kunhan mahdollisuus on kuvattu jo hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä. Toimittajarekisteri sopii korvaamaan esimerkiksi perinteistä asumispalvelun tai muun pitkäkestoisen palvelun puitejärjestelyä.
Hankintayksikkö voi hyödyntää sähköisiä menettelyjä ja edellä kuvatun toimittajarekisterin yhdistelmää, jolloin menettelyä voidaan kuvata hankintalaissa EU-menettelynä kuvatun dynaamisen hankintamenettelyn sovellukseksi.
Dynaamisella hankintajärjestelmällä tarkoitetaan täysin sähköistä hankintamenettelyä, joka on kestonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville toimittajille. Hankintayksikkö voi jakaa dynaamisen hankintajärjestelmän luokkiin, jotka on määritelty objektiivisesti hankinnan ominaisuuksien perusteella. Myös dynaamisen menettelyn ehtoja voidaan sen voimassaoloaikana muuttaa uudella hankintailmoituksella.
Dynaamista hankintamenettelyä koskevien sääntöjen soveltaminen ja yhdistäminen perinteiseen puitejärjestelyyn mahdollistaisi täysin sähköisen menettelyn ja asiakkaan oman valinnan. Menettelyn etuna on uusien palveluntuottajien pääsy menettelyyn sen kestäessä, jolloin menettely ei sulje markkinoita. Etuna on myös mahdollisuus sopimuksen muuttamiseen sääntöjä seuraten.
Dynaaminen hankintajärjestelmä lähenee palvelusetelituottamista. Dynaamisen menettelyn kaltainen menettely sopisi puitejärjestelyn tilalle esimerkiksi asumispalvelun tai henkilökohtaisen avun palvelun hankintaan.
Hankintayksikkö voi hyödyntää EU-menettelynä kuvattua rajoitettua menettelyä mukailevaa kaksivaiheista menettelyä eli tarjoajien karsintaa. Tämä on hyödyllistä etenkin silloin, kun haetaan yhtä tai muutamaa palveluntuottajaa tuottamaan vaativaa ja monimutkaista palvelua.
Kaksivaiheisen menettelyn käyttäminen sopii esimerkiksi tilanteeseen, jossa haetaan palveluntuottajaa tiettyyn asumisyksikköön tai palveluntuottajaa vastaamaan pienen, erityisen vaativan asiakasryhmän palveluista.
Menettelyn ensimmäisessä vaiheessa palveluntuottajien joukosta karsitaan muutamia – EU-sääntöjen mukaan vähintään viisi – palveluntuottajaa jatkoon. Karsinta tapahtuu asetettujen soveltuvuusvaatimusten avulla. Varsinainen tarjousvertailu suoritetaan vain jatkoon valittujen palveluntuottajien kesken.
Menettelyn etuna on, että se mahdollistaa monimutkaisempien ja paremman tarkkuuden tuottavien laadun vertailuperusteiden käyttämisen. Vertailuperusteena voidaan käyttää myös asiakas- ja työntekijäraatia, jolle palveluntuottajat esiintyvät demotilaisuudessa. Tämä mahdollistaa palveluntuottajan edustajien tapaamisen.
Puitejärjestely ei ole varsinainen hankintamenettely, vaan hankinnoissa tyypillisesti käytettävä sopimustyyppi. Puitejärjestelyn perustaminen tapahtuu jotakin hankintalain mukaista hankintamenettelyä käyttäen.
Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman palveluntuottajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat hinnat ja muut ehdot.
Hankintayksikkö valitsee puitejärjestelyyn tulevat palveluntuottajat kilpailuttamalla liitteen E mukaisia sosiaali- ja terveyspalveluja koskevien sääntöjen mukaan.
Valittujen palveluntuottajien kanssa solmitaan puitejärjestelyä koskeva sopimus, jonka piirissä voi olla useita kymmeniä palveluntuottajia. Kunkin asiakkaan palvelu valitaan puitejärjestelyssä olevien palveluntuottajien joukosta joko suoraan tilaamalla taikka kevennetyllä kilpailutuksella (minikilpailutus). Puitejärjestelyä koskevassa sopimuksessa on määriteltävä asiakaskohtaisen palvelun valinnan perusteet ja tapa.
Puitejärjestely voi hankintalain 42 §:n mukaan lähtökohtaisesti olla voimassa enintään neljä vuotta. Hankintalain 42 §:ää ei sovelleta liitteen E mukaisiin sosiaali- ja terveyspalveluhankintoihin. Hankintalain esitöiden perusteella vammaispalveluhankinnoissa on mahdollista, että hankintayksikkö voi hankinnan kohteeseen liittyvästä perustellusta syystä määrittää puitejärjestelyn keston neljää vuotta pidemmäksi ajaksi.