Skyddshemmets personal har en skyldighet att anteckna nödvändiga och tillräckliga uppgifter. Anteckningarna används för att ordna, planera, genomföra, följa upp och övervaka tjänsten. Klienthandlingar upprättas för varje klient som får skyddshemstjänster. Till klienter räknas både vuxna och barn. En vuxen som utsatts för våld i nära relationer eller hot om sådant våld kan vid behov vistas anonymt på skyddshemmet.
THL är personuppgiftsansvarig för skyddshemstjänsterna. Klientuppgifterna sparas i det klientdatasystem som används på skyddshemmet. Därifrån överförs de till Socialvårdens klientdatalager (Kanta-tjänsterna). I MittKanta visas varken handlingar som gäller skyddshemstjänster eller förebyggande arbetet mot våld i nära relationer och inom familjen.
På skyddshemmen används skyddshemmens egna handlingar, handlingar för våldsförebyggande arbete och handlingar som är gemensamma för alla serviceuppgifter inom socialvården. Skyddshemstjänsternas egna handlingsstrukturer är:
- första bedömning inom skyddshemsservice
- plan inom skyddshemsservicen.
Aktuella anvisningar om informationshantering inom socialvård finns i Kanta-tjänsternas handbok för aktörer inom socialvården. Handlingsstrukturerna finns i THL:s tjänst Sosmeta.
Handbok om Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården (Yhteistyötilat)
Sosmeta - Tjänst för handlingsstrukturer och metadata inom socialvården