Turvakodin työntekijöiden velvollisuutena on kirjata tarpeelliset ja riittävät tiedot. Kirjauksia käytetään palvelun järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen, seurantaan ja valvontaan. Asiakasasiakirjat laaditaan jokaisesta turvakotipalvelua saavasta asiakkaasta. Asiakkaita ovat sekä aikuiset että lapset. Lähisuhdeväkivaltaa tai sen uhkaa kokeva aikuinen voi tarvittaessa olla turvakodissa myös nimettömänä.
THL on rekisterinpitäjä turvakotipalveluissa. Asiakastiedot tallennetaan turvakodissa turvakodin käytössä olevaan asiakastietojärjestelmään. Sieltä ne siirretään Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon (Kanta-palveluihin). OmaKannassa ei näytetä turvakotipalvelujen asiakirjoja eikä lähisuhde- ja perheväkivallan ehkäisytyöhön liittyviä asiakirjoja.
Turvakodissa käytetään turvakotien omia asiakirjoja, väkivaltatyön asiakirjoja sekä kaikille sosiaalihuollon palvelutehtäville yhteisiä asiakirjoja. Turvakotipalvelujen omia asiakirjarakenteita ovat:
- turvakotipalvelun ensiarvio
- turvakotipalvelusuunnitelma.
Sosiaalihuollon tiedonhallintaan liittyvät ajantasaiset ohjeet löytyvät Kanta-palvelujen käsikirjasta sosiaalihuollon toimijoille. Asiakirjarakenteet löytyvät THL:n Sosmeta-palvelusta.
Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille (Yhteistyötilat)
Sosmeta - Sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden ja metatietojen palvelu