Det centrala i dokumentationen är att anteckna faktauppgifterna om klientprocessen:
- Stödåtgärder och tjänster: föreslagna, ansökta och överenskomna stödåtgärder och tjänster samt uppgift om huruvida stödåtgärden har tagits emot och om den har varit till nytta.
- Vad som har hänt och vad som har gjorts: förhandlingar, möten (även inställda), telefonsamtal (även om klienten inte nåtts), hembesök, överenskommelser.
- Klientens liv: vilka som hör till familjen, vem som är vårdnadshavare, närståendenätverk, daghem/skola, hur vardagen fungerar, till exempel mat, hem, värme, kläder.
- Vad som sagts och när och vem som sagt det.
I dokumentationen ska de orosmoment som förklarar varför klientrelationen föreligger beskrivas. Det är viktigt att beskriva vems oro det gäller: socialarbetarens, barnets, förälderns eller någon annan aktörs. Oron ska förklaras, delas upp och konkretiseras. Oron ska följas upp och bedömas, och eventuella förändringar ska lyftas fram. Målen för barnskyddsarbetet ska synliggöras genom dokumentationen. Det är också viktigt att beskriva positiva aspekter, styrkor, resurser och framsteg.
Det är krävande att dokumentera förhandlingar, eftersom det ofta finns många aktörer närvarande, och det kan finnas spänningar mellan dem. Det kan vara utmanande att skilja mellan samtalets innehåll (väsentliga frågor, planer, mål), anföranden och åsikter. Dokumentationen ska fungera som ett sakligt protokoll för klienten. I klientplanen ska det också dokumenteras om klienten inte velat tala.
En utmaning i dokumentationen är att synliggöra barnets syn på situationen, bekymmer och barnets förståelse av situationen. Dokumentationen ska vara detaljerad när det gäller barnets uttalanden och beteende. För ett litet barn som ännu inte talar ska observationer dokumenteras.
Det är viktigt att överväga hur expertens sakkunskap synliggörs i dokumentationen. Sakkunskap innebär en förståelse av klientens situation. Denna förståelse byggs genom en process vars olika steg leder fram till en helhetsbild av klientens situation. Bedömningen av klientens situation kräver bearbetning och situationer förändras. Bedömningen ska hållas åtskild från antaganden, föreställningar, tolkningar och misstankar.