För vem är anvisningen avsedd?
Denna anvisning riktar sig till alla som i sitt arbete producerar klienthandlingar inom barnskyddet. I anvisningen beskrivs dokumentation i de olika skedena av barnskyddsarbetet, definitionen av handlingar, dokumentationens betydelse samt den reglering som gäller dokumentation.
De dokumentationsskyldigheter som följer av lagstiftningen är ovillkorliga. Arbetstagare inom barnskyddet har en dokumentationsskyldighet.
Det finns många slags dokument inom barnskyddet, liksom skribenter. Man måste känna till den exakta innebörden av begrepp som används i barnskyddsarbetet för att man ska kunna skriva dem korrekt och uppfylla kraven i lagstiftningen. Klienten kan begära att få ta del av sina handlingar. Detta bör påverka hur man dokumentationen utförs.
Vad är dokumentation?
Med dokumentation avses att skriva texter i handlingar inom barnskyddets klientarbete. Ofta används också ordet anteckning. Dokumentation är ett betydande arbetsredskap inom barnskyddet. Det är inte en separat del av barnskyddsarbetet utan en del av alla arbetsprocesser. Dessutom är det en lagstadgad skyldighet för anställda inom barnskyddet.
Syftet med dokumentationen är att vägleda arbetstagaren i arbetsprocesserna enligt barnskyddslagen och i beslutsfattandet. Noggrann dokumentation spelar också en central roll för att trygga rättsskyddet för dem som är delaktiga i ärendet, särskilt klienten, och för tillsynen.
Barnskyddsarbetet ska kunna motiveras juridiskt och etiskt, vilket innebär att skriftlig bevisning får en betydande roll. Dokumentationsarbetet är krävande eftersom den som skriver och dokumenterar har mycket makt och ansvar. Dokumentationen styrs av många dimensioner såsom lagstiftningen, klienternas känslor, socialarbetarens rättigheter och byråkrati.
Klientanteckningar kan läsas av:
- klienter, det vill säga barnet och föräldrarna
- socialarbetaren själv och andra anställda inom barnskyddet
- personalen inom vård utom hemmet
- andra myndigheter, bland annat arbetstagare inom socialjouren
- förvaltningsdomstolen
- tillsynsmyndigheter
- forskare.
Reglering som gäller dokumentation
De dokumentationsskyldigheter som följer av lagstiftningen är ovillkorliga. Arbetstagare inom barnskyddet har en dokumentationsskyldighet. I en klientrelation inom barnskyddet samlas mycket information utöver barnskyddets egna anteckningar, bland annat i form av uppgifter som begärs från andra aktörer samt uppgifter som uppstår vid utförandet av uppdrag. Det finns omfattande reglering som gäller utarbetande, förvaring, arkivering och utlämnande av klienthandlingar.
Klienthandlingar inom socialvården
Med klienthandling inom socialvården avses en handling som har utarbetats eller mottagits eller som innehåller uppgifter för bedömning av behovet av social- eller hälsovårdstjänster hos en klient inom socialvården, eller för ordnande eller genomförande av nödvändiga tjänster.
Med klientuppgift inom socialvården avses en uppgift i en klienthandling eller annan handling som utarbetats inom socialvården, och som gäller en klients behov av stöd, handläggningen av klientens ärende eller den socialvårdstjänst som ges klienten.
En klienthandling inom socialvården kan hänföra sig till en tjänst som ordnas eller produceras av en offentlig eller privat aktör.
Handlingar som gäller ett barn och som utarbetas till exempel på privata barnskyddsanstalter är klienthandlingar inom socialvården.
Utöver traditionella skriftliga och visuella presentationer kan klienthandlingar även vara elektroniska upptagningar. Handlingarna kan därmed bestå av olika slags utredningar, utlåtanden, beslut, planer, ansökningar, anmälningar samt ljud- eller bildupptagningar.
I lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet föreskrivs det om myndighetshandlingar. Både handlingar som utarbetats på basis av ett myndighetsuppdrag och handlingar som uppdragstagaren innehar och som hänför sig till uppdraget är myndighetshandlingar.
Strukturerad dokumentation
Strukturerad dokumentation innebär att information om klienten skrivs på ett gemensamt överenskommet sätt. I fortsättningen styrs dokumentationen med hjälp av dokumentstrukturer. Därmed kan en enskild organisation inte ensidigt besluta vilka klientuppgifter som ska skrivas in i en viss klienthandling.
Dokumentationen av en enskild klients klientuppgifter är fortfarande en yrkesutövares ansvar och kräver professionell bedömning av vilka uppgifter som i varje enskilt fall är väsentliga och tillräckliga. Strukturerna stödjer yrkesutövaren genom att erbjuda rubriker, klassifikationer eller kodsystem för att dokumentera vissa ärenden.
Dokumentation i olika skeden av barnskyddsarbetet
Dokumentation ingår i alla skeden av barnskyddsarbetet. Socialvårdens personal samt andra arbetstagare som deltar i klientarbetet är skyldiga att dokumentera de uppgifter som är nödvändiga och tillräckliga för ordnande, planering, genomförande, uppföljning och tillsyn av klientens tjänst som formbundna handlingar i socialvårdens klientregister.
Arbetstagare inom barnskyddet ska i klienthandlingar som gäller ett barn eller en ung person anteckna, från det att ett barnskyddsärende anhängiggörs:
- alla uppgifter som påverkar ordnandet av de barnskyddsåtgärder som barnet eller den unga personen behöver, samt
- de uppgifter som behövs för
- planeringen,
- genomförandet och
- uppföljningen av åtgärderna.
(Barnskyddslagen 33 §)
Betydelsen av noggrann och aktuell dokumentation
Noggrann dokumentation är viktig både för klientens och arbetstagarens rättsskydd. Stärkande av barnets och familjens delaktighet, synliggörande av deras åsikter och säkerställande av att barnets röst hörs är centrala mål för dokumentationen. En beskrivning av klientens livshistoria och livssituation ökar arbetstagarens förståelse. Dokumentationen av målen för barnskyddsarbetet är särskilt betydelsefull för klienten.
Klientens rättsskydd förutsätter saklig och aktuell dokumentation. Anteckningar som gäller barnet har betydelse när behovet av barnskydd bedöms och när tjänster och stödåtgärder ordnas på den grunden (till exempel bedömning av beviset vid omhändertagande och vård utom hemmet). Barnskyddsarbete innefattar många beslut som berör barnets och familjens grundläggande rättigheter. Eftersom de anteckningar som görs om klienten används som grund och motivering för dessa beslut, är det nödvändigt att uppgifterna förs in i handlingarna noggrant och utan dröjsmål.
Dessutom är det viktigt med uppdaterade och noggrant gjorda anteckningar för att domstolar och barnskyddets tillsynsmyndigheter vid behov i efterhand ska kunna utreda om det förekommit brister eller fel i förfarandena.
Dokumentationens kvalitet uppfyller lagens krav när barnets klienthandlingar innehåller tillräckliga och nödvändiga uppgifter för att ordna, planera, genomföra, följa upp och övervaka barnskyddet.
Språket som används i dokumentationen ska vara klart och begripligt, och handlingarna får endast innehålla allmänt kända och godtagbara begrepp och förkortningar. Klarheten och begripligheten i språket är avgörande för att det utförda arbetet och de observationer som gjorts ska framgå sanningsenligt och kunna tillämpas exempelvis i beslutsfattandet.
(Lag om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården 19 §)
En parts rätt till information regleras i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter kan lämnas ut ur en myndighetshandling muntligen eller så att handlingen läggs fram för påseende och kopiering eller får avlyssnas hos myndigheten eller så att en kopia eller en utskrift av den lämnas ut. Uppgifter om det offentliga innehållet i en handling skall lämnas ut på det sätt som begärts, om inte detta medför oskälig olägenhet för tjänsteverksamheten på grund av att antalet handlingar är stort, kopiering svår att genomföra eller någon annan därmed jämförbar orsak.
(Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 11 §)
(Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 16 §)
Partens rätt till information
Dokumentationens syfte är också att förvara information, informera kollegor samt synliggöra arbetet och tänkandet. Dokumentation stödjer ett planmässigt arbetssätt och klientprocessen samt lyfter fram socialarbetarens sakkunskap. Den förbättrar kontinuiteten och struktureringen av arbetet. Dokumentation ökar känslan av kontroll över arbetet och ger nödvändig kunskapsgrund för utvecklingen av klientarbetet.
Synliggörandet av arbetet ger beslutsfattare och arbetsledningen viktig information om resursfördelningen och arbetets resultat, vilket gör dokumentation till ett verktyg för styrning, planering och utveckling av arbetet. Produktionen av information är ett centralt medel för att utveckla servicesystemet.
Även till exempel förvaltningsdomstolar behöver material som är noggrant dokumenterat och baserat på socialarbetarnas sakkunskap som grund för beslutsfattandet.
Dokumentationen producerar information om barnskyddets kvalitet, där en central del är efterlevnaden av tidsfrister. Informationshanteringen inom socialvården utvecklas både nationellt och regionalt. Den nationella utvecklingen av informationshantering inom socialvården är THL:s lagstadgade uppgift.
Kvalitativ dokumentation förutsätter vägledning, reflektion i arbetet samt stöd i frågorna vad, hur och varför man dokumenterar. Ur klientdokumentationen bör man också med jämna mellanrum samla in information om hur barncentreringen har förverkligats i arbetet och arbetsgemenskapen, hur serviceprocesserna fungerar och vad klienterna upplevt som nyttigt.
