Uppgifternas sekretess
Anteckningar som hänför sig till barnskyddsarbete är alltid sekretessbelagda. En handling eller dess sekretessbelagda uppgifter får inte lämnas ut eller på annat sätt röjas för utomstående. Tystnadsplikten gäller även efter att uppdraget eller anställningen hos den som ordnar socialvården har upphört.
(Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 24 § 1 mom. 25 punkten)
(Lag om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården, kap. 2 och 8)
Mottagande och utlämnande av uppgifter ur handlingar
En anteckning ska göras i barnets klienthandlingar om uppgifter om barnet eller föräldrarna inhämtas från någon annan än klienten själv. Av klienthandlingarna ska framgå vilka uppgifter som har inhämtats eller erhållits, från vem eller varifrån uppgifterna har erhållits och när de har mottagits. Dessutom ska den person som begärt uppgifterna antecknas, om uppgifterna inhämtats på eget initiativ, samt den bestämmelse som ligger till grund för inhämtandet eller uppgifter om samtycke och uppgifternas användningsändamål.
(Lag om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården 39 §)
Det samlas logguppgifter om användning och utlämnande av klientuppgifter. Genom att samla in och övervaka användnings- och utlämningsloggar säkerställs att den registrerade eller annan loggövervakande aktör i efterhand kan kontrollera vem som tagit del av uppgifterna och ingripa vid eventuella missbruk.
Om ett barns eller en förälders uppgifter utlämnas till någon annan ska utlämningsloggregistret innehålla en beskrivning av de utlämnade klientuppgifterna, information om den tjänsteleverantör vars klientuppgifter lämnas ut, den som lämnar ut uppgifterna, mottagaren samt tidpunkten för utlämnandet. Dessutom ska användningsändamålet och den bestämmelse som ligger till grund för utlämnandet beskrivas, eller uppgifter om utlämningstillstånd eller samtycke, samt övriga uppgifter som behövs för övervakning och uppföljning av utlämningar.
Av utlämningsloggregistret ska framgå vilka uppgifter som har lämnats ut, när, till vem och på vilka grunder. Grunden måste vara antingen bestämmelsen som möjliggör utlämnandet eller uppgifter om klientens samtycke eller utlämningstillstånd. Grunden omfattar även information om för vilket användningsändamål uppgifterna har lämnats ut.
Om utlämnandet sker mellan register inom tjänsteleverantörens eget datasystem eller via ett tekniskt gränssnitt till en annan tjänsteleverantör kan utlämningsloggen bildas automatiskt i systemet. Vid muntliga utlämnanden och vid utlämnande av pappershandlingar ska anteckningar göras i utlämningsloggen av den som lämnar ut uppgifterna.
(Lag om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (kunduppgiftslagen) 10 § och 39 §)