Oleellista dokumentoinnissa
Oleellista dokumentoinnissa on kirjata asiakasprosessin faktatiedot:
- Tukitoimet ja palvelut: ehdotetut, haetut, sovitut tukitoimet ja palvelut sekä tieto siitä, onko tukitoimi otettu vastaan ja onko tukitoimista ollut hyötyä.
- Mitä on tapahtunut ja mitä on tehty: neuvottelut, tapaamiset (myös peruuntuneet), puhelut (myös jos asiakasta ei ole tavoitettu), kotikäynnit, sovitut asiat.
- Asiakkaan elämä: ketä perheeseen kuuluu, kuka on huoltaja, läheisverkosto, päiväkoti/koulu, arjen sujuminen, esimerkiksi ruoka, koti, lämpö, vaatteet.
- Mitä ja milloin on sanottu ja kuka on sanonut.
Kirjaamisessa tulee kuvata huolenaiheita, jotka kertovat, miksi ollaan asiakkuudessa. Tärkeää on kuvata, kenen huolesta on kysymys: sosiaalityöntekijän, lapsen, vanhemman vai muun toimijan. Huoli pitää purkaa auki, pilkkoa osiin ja konkretisoida. Huolta pitää seurata ja arvioida sekä tuoda esille mahdollinen muutos. Lastensuojelutyön tavoitteet tulee saada dokumentoinnin kautta esiin. Positiivisia asioita, vahvuuksia, voimavaroja ja edistymistä on myös tärkeää kuvata.
Neuvottelujen kirjaaminen on vaativaa, koska paikalla on usein monta toimijaa, joiden välillä voi olla jännitteitä. Keskustelun sisällön (oleelliset asiat, suunnitelmat, tavoitteet), puheenvuorojen ja mielipiteiden erottelu voi olla haastavaa. Kirjaamisen tulee olla asiakkaan kannalta asianmukainen muistio keskustelusta. Asiakaskertomukseen tulee kirjata myös se, jos asiakas ei ole halunnut puhua.
Dokumentoinnin haasteena on tuoda esiin lapsen näkemys tilanteesta, huolen aiheista ja ymmärryksestä tilanteessa. Kirjauksen tulee olla yksityiskohtaista, kun kyseessä on lapsen puhe ja toiminta. Pienestä lapsesta, joka ei vielä itse puhu tulee kirjata havainnot.
On tärkeää pohtia, miten asiantuntijan tieto tehdään näkyväksi dokumentoinnissa. Asiantuntijan tietoon liittyy ymmärrys asiakkaan tilanteesta. Ymmärryksen rakentuminen on prosessi, jonka vaiheiden jälkeen työntekijälle tulee kokonaiskuva asiakkaan tilanteesta. Arviointi asiakkaan tilanteesta vaatii työstämistä ja tilanteet muuttuvat. Arviointi pitää erottaa arvelusta, mielikuvista, tulkinnasta ja epäilyistä.