Tietojen salassapidettävyys
Lastensuojelutyöhön liittyvät kirjaukset ovat aina salassa pidettäviä. Asiakirjaa tai sen sisältämää salassa pidettävää tietoa ei saa luovuttaa tai muutoin paljastaa sivulliselle. Vaitiolovelvollisuus sitoo myös sen jälkeen, kun tehtävän hoitaminen sosiaalihuollon järjestäjän palveluksessa on päättynyt.
(Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24 § 1 momentti 25 kohta)
(Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 2 ja 8 luku)
Asiakirjan tietojen saaminen ja luovuttaminen
Lapsen asiakasasiakirjoihin tulee tehdä merkintä, jos lasta tai vanhempia koskevaa tietoa saadaan muualta kuin asiakkaalta itseltään. Asiakasasiakirjoista on ilmettävä, mitä tietoja on hankittu tai saatu, keneltä tai mistä tiedot on saatu ja milloin ne on saatu. Lisäksi on merkittävä henkilö, joka tiedot on pyytänyt, jos ne on hankittu oma-aloitteisesti, sekä tiedon hankkimisen tai saamisen perusteena oleva säännös tai suostumusta koskevat tiedot ja tietojen käyttötarkoitus.
(Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 39 §)
Asiakastietojen käytöstä ja luovutuksesta kerätään lokitietoja. Käyttö- ja luovutuslokitietojen keräämisellä ja lokivalvonnalla varmistetaan, että rekisteröity tai muu lokivalvontaa suorittava henkilö voi jälkikäteen tarkastaa, kuka on katsonut hänen tietojaan ja puuttua mahdollisiin väärinkäytöksiin.
Jos lapsen tai vanhemman tietoja annetaan jonnekin muualle, on luovutuslokirekisteriin kuvattava luovutetut asiakastiedot, tieto siitä palvelunantajasta, jonka asiakastietoja luovutetaan, asiakastietojen luovuttajasta, luovutuksensaajasta ja luovutusajankohdasta. Lisäksi on kuvattava luovutettujen tietojen käyttötarkoitus sekä luovutuksen perusteena oleva säännös taikka luovutuslupaa tai suostumusta koskevat tiedot sekä muut luovutusten valvontaa ja seurantaa varten tarvittavat tiedot.
Luovutuslokirekisteristä tulee ilmetä mitä tietoja on luovutettu, milloin, kenelle ja millä perusteilla. Perusteena täytyy olla joko se säännös, johon tietojen luovutus perustuu tai asiakkaan suostumusta tai luovutuslupaa koskevat tiedot. Lisäksi peruste käsittää myös tiedon siitä, mihin käyttötarkoitukseen tiedot on luovutettu.
Jos luovutus tehdään palvelunantajan omassa tietojärjestelmässä rekisterien välillä tai teknisen rajapinnan avulla toiselle palvelunantajalle, voi luovutusloki muodostua tietojärjestelmässä automaattisesti. Suullisista ja paperisten asiakirjojen luovutuksista on tehtävät luovutuslokimerkinnät tietojen luovuttajan toimesta.
(Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (asiakastietolaki) 10 § ja 39 §)