Toiminnallisilla määrittelyillä kuvataan, miten tietojärjestelmät tukevat tietojen kirjaamista sosiaali- ja terveydenhuollossa ja millaisia vaatimuksia tietojärjestelmiin kohdistetaan.
Kansallisesti määriteltyjen toiminnallisten vaatimusten ja tietorakenteiden pohjalta voidaan antaa olennaisten vaatimusten määräyksiä potilastietojärjestelmien vähimmäisvaatimuksiksi.
Tietorakenteiden määrittely tähtää kirjattavan tietosisällön yhtenäistämiseen ja kirjattavien sekä siirrettävien tietojen yhteentoimivuuteen.
Yhtenäiset tietorakenteet harmonisoivat myös ensiö- ja toisiokäyttöön tuotettavien tietojen rakenteita. Harmonisointia tehdään määrittelemällä tiedontuotannossa käytettävät tietosisältömäärittelyt tietokomponentit ja asiakirjarakenteet, luokitukset ja koodistot sekä terminologiat ja sanastot. Yhtenäisillä tietorakenteilla harmonisoidaan myös ensiö- ja toisiokäyttöön tuotettavien tietojen rakenteita.