Kenelle ohje on tarkoitettu?
Tämä ohje on suunnattu kaikille, jotka työssään tuottavat lastensuojelun asiakasasiakirjoja. Ohjeessa kuvataan dokumentointia lastensuojelutyön eri vaiheissa, asiakirjojen määrittelyä, dokumentoinnin merkitystä sekä dokumentointiin liittyvää sääntelyä.
Lakiin liittyvät dokumentoinnin velvoitteet ovat ehdottomia. Lastensuojelun työntekijöillä on kirjaamisvelvollisuus.
Lastensuojelun dokumentteja on monenlaisia, kuten on kirjoittajiakin. Lastensuojelutyön käsitteiden merkitys pitää tuntea huolella, jotta voi kirjoittaa asianmukaisesti ja täyttää lainsäädännön velvoitteet. Asiakas voi pyytää asiakirjojaan nähtäväksi. Tämän pitäisi vaikuttaa siihen, miten dokumentoidaan.
Mitä dokumentointi on?
Dokumentoinnilla tarkoitetaan asiakirjojen tekstin kirjoittamista lastensuojelun asiakastyössä. Dokumentoinnista käytetään usein myös sanaa kirjaaminen. Dokumentointi on merkittävä lastensuojelutyön työväline. Se ei ole irrallinen osa lastensuojelutyötä, vaan osa kaikkia työprosesseja. Lisäksi se on lastensuojelun työntekijän lakisääteinen velvollisuus.
Dokumentoinnin on tarkoitus ohjata työntekijää lastensuojelulain mukaisissa työprosesseissa sekä päätöksenteossa. Huolellisella dokumentoinnilla on myös keskeinen rooli asiaan osallisten, etenkin asiakkaan, oikeusturvan toteutumisessa ja valvonnassa.
Lastensuojelutyön tulee olla juridisesti ja eettisesti perusteltavissa, jolloin kirjallisen todistusaineiston olemassaolo nousee merkittävään asemaan. Dokumentointityö on vaativaa, koska kirjoittajalla ja dokumentoijalla on paljon valtaa ja vastuuta. Dokumentointia ohjaavat monet ulottuvuudet kuten lainsäädäntö, asiakkaiden tunteet, sosiaalityöntekijän oikeudet sekä byrokratia.
Asiakaskirjauksia voivat lukea
- asiakkaat eli lapsi ja vanhemmat
- sosiaalityöntekijä itse ja muut lastensuojelun työntekijät
- sijaishuollon työntekijät
- muut viranomaiset muun muassa sosiaalipäivystyksen työntekijät
- hallinto-oikeus
- valvontaviranomaiset
- tutkijat.
Dokumentointiin liittyvä sääntely
Lakiin liittyvät dokumentoinnin velvoitteet ovat ehdottomia. Lastensuojelun työntekijöillä on kirjaamisvelvollisuus. Lastensuojelun asiakassuhteessa kertyy paljon tietoa lastensuojelun omien kirjausten lisäksi muun muassa muilta tahoilta pyydettyjen tietojen muodossa sekä toimeksiantotehtävien suorittamisen perusteella. Asiakasasiakirjojen tiedon laadintaan, säilytykseen, arkistointiin ja tietojen luovuttamiseen liittyy paljon sääntelyä.
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalla tarkoitetaan asiakirjaa, joka on laadittu tai vastaanotettu tai joka sisältää tietoja sosiaalihuollon asiakkaan sosiaali- tai terveyspalvelujen tarpeen arviointia varten tai tarvittavien palvelujen järjestämistä tai toteuttamista varten.
Sosiaalihuollon asiakastiedolla tarkoitetaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjaan ja muuhun sosiaalihuollossa laadittuun asiakirjaan sisältyvää sosiaalihuollon asiakkaan tuen tarvetta, hänen asiansa käsittelyä tai hänelle annettavaa sosiaalipalvelua koskevaa asiakastietoa.
Sosiaalihuollon asiakasasiakirja voi liittyä julkisen tai yksityisen järjestämään tai tuottamaan sosiaalihuollon palveluun.
Esimerkiksi yksityisissä lastensuojelulaitoksissa laaditut lasta koskevat asiakirjat ovat sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja.
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja voivat olla perinteisten kirjallisten ja kuvallisten esitysten lisäksi muun muassa sähköiset tallenteet. Asiakirjoja voivat olla siten erilaiset selvitykset, lausunnot, päätökset, suunnitelmat, hakemukset, ilmoitukset sekä ääni- tai videotallenteet.
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetään viranomaisen asiakirjasta. Sekä viranomaisen toimeksiannon perusteella laaditut asiakirjat että toimeksisaajan hallussa olevat toimeksiantoon liittyvät asiakirjat ovat viranomaisen asiakirjoja.
Määrämuotoinen kirjaaminen
Määrämuotoinen kirjaaminen tarkoittaa, että asiakasta koskeva tieto kirjataan yhteisesti sovitulla tavalla. Jatkossa kirjaamista ohjataan asiakirjarakenteiden avulla. Näin ollen yksittäinen organisaatio ei voi yksin päättää, mitä asiakastietoja tiettyyn asiakasasiakirjaan tulee kirjata.
Yksittäisen asiakkaan asiakastietojen kirjaaminen on edelleen ammattihenkilön vastuulla tapahtuvaa toimintaa ja edellyttää ammatillista harkintaa siitä, mitkä tiedot kussakin tapauksessa ovat olennaisia ja riittäviä. Rakenteet tukevat ammattilaisen työtä tarjoamalla otsikoita, luokituksia tai koodistoja tiettyjen asioiden kirjaamiseksi.
Dokumentointi lastensuojelutyön eri vaiheissa
Dokumentointi kuuluu lastensuojelun kaikkiin työvaiheisiin. Sosiaalihuollon henkilöstö sekä muut asiakastyöhön osallistuvat työntekijät ovat velvollisia kirjaamaan asiakkaan palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina sosiaalihuollon asiakasrekisteriin.
Lastensuojelun työntekijöiden tulee merkitä lasta tai nuorta koskeviin asiakasasiakirjoihin lastensuojeluasian vireille tulosta lähtien
- kaikki lapsen tai nuoren tarvitsemien lastensuojelutoimenpiteiden järjestämiseen vaikuttavat tiedot sekä
- toimenpiteiden
- suunnittelun
- toteuttamisen ja
- seurannan kannalta tarpeelliset tiedot.
(Lastensuojelulaki 33 §)
Huolellisen ja ajantasaisen dokumentoinnin merkitys
Huolellinen dokumentointi on tärkeää sekä asiakkaan että työntekijän oikeusturvan toteutumisen kannalta. Lapsen ja perheen osallisuuden parantaminen, mielipiteiden näkyväksi tekeminen sekä lapsen äänen kuuluviin saaminen ovat dokumentoinnin keskeisiä tavoitteita. Asiakkaan elämänhistorian ja elämäntilanteen kuvaaminen lisäävät työntekijän ymmärrystä. Lastensuojelutyön tavoitteiden dokumentointi on asiakkaan kannalta erityisen merkityksellistä.
Asiakkaan oikeusturva edellyttää asiallista ja ajan tasalla olevaa dokumentaatiota. Lasta koskevilla asiakirjamerkinnöillä on merkitystä arvioitaessa lastensuojelun tarvetta ja sen takia järjestettäviä palveluja ja tukitoimia (esimerkiksi näytön arvioiminen huostaanotossa ja sijaishuollossa). Lastensuojelutyöhön liittyy paljon päätöksiä, jotka koskettavat lapsen ja perheen perusoikeuksia. Koska näiden päätösten perusteluina ja pohjana käytetään asiakkaasta tehtyjä kirjauksia, on välttämätöntä, että tiedot on kirjattu asiakirjoihin huolellisesti ja viivytyksettä.
Lisäksi ajantasainen ja huolellisesti tehty kirjaaminen on tärkeää, jotta tuomioistuimilla ja lastensuojelua valvovilla viranomaisilla on tarvittaessa mahdollisuus jälkikäteen selvittää, onko menettelyissä tapahtunut puutteita tai virheitä.
Dokumentoinnin laatu on lain edellyttämällä tasolla, kun lapsen asiakirjoihin on kirjattu lastensuojelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta riittävät ja tarpeelliset tiedot.
Dokumentoinnissa käytetyn kielen on oltava selkeää ja ymmärrettävä, ja asiakirjoissa saa käyttää ainoastaan yleisesti tunnettuja ja hyväksyttyjä käsitteitä ja lyhenteitä. Käytetyn kielen selkeys ja ymmärrettävyys ovat olennaisia, jotta tehty työ ja havainnot tulisivat totuudenmukaisella tavalla näkyväksi ja sovellettavaksi esimerkiksi päätöksenteossa.
(Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 19 §)
Asianosaisen oikeudesta tiedonsaantiin säädetään laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Viranomaisen asiakirjan sisällöstä annetaan tieto suullisesti taikka antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai antamalla siitä kopio tai tuloste. Tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle.
(Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 11 §)
(Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 §)
Asianosaisten tiedonsaantioikeus
Dokumentoinnin tarkoitus on myös tietojen säilyttäminen, tiedottaminen kollegoille sekä työn ja ajattelun näkyväksi tekeminen. Dokumentointi tukee suunnitelmallista työotetta ja asiakasprosessia sekä tuo esiin sosiaalityöntekijän asiantuntemusta. Se parantaa työn jatkuvuutta ja jäsentämistä. Dokumentointi lisää työn hallinnan tunnetta ja antaa välttämätöntä tietopohjaa asiakastyön kehittämiselle.
Työn näkyväksi tekeminen antaa päätöksentekijälle ja työnjohdolle tärkeää tietoa resursoinnin ja työn tuloksellisuuden näkökulmasta, jolloin dokumentointi on myös ohjauksen ja työn suunnittelun sekä kehittämisen väline. Tiedon tuottaminen on palvelujärjestelmän kehittämisen keskeinen väline.
Myös esimerkiksi hallinto-oikeudet tarvitsevat päätöksenteon perustaksi sosiaalityöntekijöiden asiantuntemukseen perustuvaa, huolellisesti dokumentoitua aineistoa.
Dokumentointi tuottaa tietoa lastensuojelun laadusta, josta yksi keskeinen osa on aikamäärien noudattaminen. Sosiaalialan tiedonhallintaa kehitetään sekä valtakunnan tasolla että seudullisesti. Sosiaalialan tiedonhallinnan valtakunnallinen kehittäminen on THL:n lakisääteinen tehtävä.
Laadukas dokumentointi edellyttää ohjeistusta, työn reflektointia ja tukea siitä, mitä, miten ja miksi dokumentoidaan. Asiakasdokumentaatiosta tulisi myös ajoittain poimia tietoa siitä, miten työn lapsilähtöisyys on työssä ja työyhteisössä toteutunut, miten palveluprosessit toimivat, mistä asiakkaat kertovat hyötyneensä.
THL:n rooli
THL:llä on keskeinen rooli lastensuojelun kansallisessa tutkimuksessa ja kehittämisessä. Ohjaamme hyvinvointialueita ja lastensuojelun toimijoita tiedolla, kuten näillä lastensuojelulain soveltamisohjeilla (ent. Lastensuojelun käsikirja). Niiltä osin kuin ohjeet perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja oikeuskäytäntöön, ne ovat velvoittavia. THL:llä ei ole toimivaltaa puuttua lastensuojelun toimintaan tai yksittäisten lasten kohteluun.
