Sosiaalihuollon organisaatioille suunnatun kyselyn tietosuojailmoitus

14.2.2020

Tietoa tutkimukseen osallistuvalle

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 12–14 artikla.

Tässä selosteessa kuvataan, miten henkilötietojasi käsitellään tutkimuksessa. Tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Sinuun ei kohdistu mitään negatiivista seuraamusta, jos et osallistu tutkimukseen tai jos keskeytät osallistumisesi tutkimukseen. Jos keskeytät osallistumisesi tutkimukseen, ennen keskeytystä kerättyä aineistoa voidaan kuitenkin käyttää tutkimuksessa. Tämän selosteen kohdassa 17 kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia sinulla on ja miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn.

1. Tutkimuksen rekisterinpitäjä

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)
Mannerheimintie 166, 00300 Helsinki

Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa:
Nimi: Tuulikki Vehko, THL
Osoite: PL 30, 00271 Helsinki (THL postiosoite)
Puhelinnumero: +358 29 524 7321
Sähköpostiosoite: [email protected]

Lapin yliopisto
Yliopistonkatu 8, 96300 Rovaniemi

Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa:
Nimi: Sanna Hautala, Lapin yliopisto
Osoite: PL 122, 96101 Rovaniemi (Lapin yliopiston postiosoite)
Puhelinnumero: +358 40 572 9909
Sähköpostiosoite: [email protected]

2. Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sosiaalihuollon johdolle suunnatussa kyselytutkimuksessa (Sosiaalihuollon eKartta) tutkitaan organisaatioiden sähköisten tietojärjestelmien ja palveluiden tarjontaa sekä käyttöä. Kyse on laajemman tutkimushankkeen ”Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluiden seuranta ja arviointi” (Steps 3.0) osatutkimuksesta. Edellä mainitun kyselyn lisäksi tutkimushankkeessa analysoidaan sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten kokemuksia asiakastietojärjestelmistä sekä kansalaisten kokemuksia sosiaali- ja terveysalan sähköisestä asioinnista.

Osatutkimuksen kyselyssä kerätään ja käsitellään yhteystietoja pelkästään siinä tarkoituksessa, että tutkijat tavoittavat tarvittaessa vastaajan, esimerkiksi tilanteessa jossa vastaus kaipaa täydennystä. Lisäksi tutkimuksessa kerätään epäsuoria henkilötietoja, joihin sisältyy epäsuoran tunnistamisen mahdollisuus. Epäsuoria henkilötietoja käsitellään tutkimuksellisiin tarkoituksiin, esimerkiksi taustamuuttujina analyyseissa. Henkilötietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin kuin tutkimustyöhön ja suorat henkilötiedot poistetaan aineistosta aineiston tarkistamisen jälkeen. Tutkimuksen toteuttajat säilyttävät ja käsittelevät tietoja luottamuksellisesti ja henkilötietoja koskevaa lainsäädäntöä noudattaen.

3. Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako

Kyselytutkimus toteutetaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sekä Lapin yliopiston yhteistyönä. Lapin yliopiston edustaja vastaa tämän osatutkimuksen toteuttamisesta. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos taas ohjaa osatutkimusta. Osapuolet toimivat tutkimusaineiston yhteisrekisterinpitäjinä. Molemmat tahot määrittelevät yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot sekä käsittelevät aineistoa. THL toimii ensisijaisena yhteyspisteenä, johon vastaaja voi olla yhteydessä oikeuksiensa käyttämistä varten. THL välittää rekisteröidyn pyynnön tarvittaessa toiselle rekisterinpitäjälle.

4. Tutkimuksen vastuullinen johtaja tai siitä vastaava ryhmä

Nimi: Professori Sanna Hautala, sosiaalityö
Osoite: PL 122, 96101 Rovaniemi
Puhelinnumero: +358 40 484 4187
Sähköpostiosoite: [email protected]

5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Nimi: Jarkko Reittu, THL
Osoite: PL 30, 00271 Helsinki (THL postiosoite)
Puhelinnumero: +358 29 524 7474
Sähköpostiosoite: [email protected]

Nimi: Hannu Mikkola, Lapin yliopisto
Osoite: PL 122, 96101 Rovaniemi
Puhelinnumero: +358 40 735 6200
Sähköposti: [email protected]

6. Tutkimuksen suorittajat

Tutkimuksen suorittavat Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sosiaali- ja terveydenhuollon tutkimus -tutkimusyksikön tutkijat sekä Lapin yliopiston yhteiskuntatieteiden tiedekunnan tutkijat (kuntouttava sosiaalityö).

7. Tutkimuksen nimi, luonne ja kestoaika

Tutkimuksen nimi: Digitalisaatio sosiaali- ja terveydenhuollossa – sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluiden seuranta (STePS 3.0), osahanke: Kyselytutkimus sosiaalihuollon johdolle (Sosiaalihuollon eKartta).

Kyseessä on kertatutkimus.

Tutkimuksen kestoaika (kuinka kauan henkilötietoja käsitellään):
Osahanke päättyy 31.12.2022, jonka jälkeen yksilöiviä henkilötietoja ei enää käsitellä. Aineistoa säilytetään alustavasti 25 vuotta.

8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn peruste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisesti seuraava:
Yleistä etua koskeva tieteellinen tai historiallinen tutkimus, tilastointi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö.

9. Arkaluonteiset henkilötiedot

Tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja.

10. Mitä henkilötietoja tutkimusaineisto sisältää

Vastaajilta kerätään yksilöintitietoja, jotka ovat nimi, työsähköpostiosoite ja työpuhelinnumero. Epäsuoria henkilötietoja kerätään seuraavasti: tehtävänimike, organisaation nimi ja tyyppi, organisaation toiminta-alue, kunta sekä kunnan tai organisaation Y-tunnus. Tutkittava vastaa kyselyyn organisaation edustajana – ei yksityishenkilönä tai yksittäisenä ammattilaisena.

11. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään

Kyselyn lähettämistä ja katoanalyysiä varten sosiaalihuollon palvelunantajat ja toimipaikat on saatu VALVERI rekisteristä ja Suomen Asiakastieto Oy:stä. Näitä rekisteritietoja ei käytetä muuhun kuin vastaajien tavoittamiseen ja katoanalyysiin. Tutkimusta varten henkilötiedot kerätään vastaajilta suoraan.

12. Tietojen siirto tai luovuttaminen tutkimusryhmän ulkopuolelle

THL ja Lapin yliopisto voivat yhdessä myöntää käyttöluvan kyselyaineiston osaan tieteellistä tutkimusta varten tutkimussuunnitelmaa vastaan siten, että suorat tunnistetiedot on poistettu.

13. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU: tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

14. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

15. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• käyttäjätunnus
• salasana.

Suorien tunnistetietojen käsittely:
Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa.

16. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

Tutkimusrekisteri arkistoidaan: ilman tunnistetietoja.

Mihin aineisto arkistoidaan ja miten pitkäksi aikaa: Aineisto arkistoidaan THL:n päätearkistoon alustavasti 25 vuoden ajaksi.

17. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden mahdollinen rajoittaminen

Tietosuojalainsäädäntö takaa tutkittavalle tiettyjä oikeuksia, joilla tutkittava voi varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli tutkittava haluaa käyttää oikeuttaan, voi hän ottaa yhteyttä hankkeen tutkimuspäällikköön (Tuulikki Vehko), jonka yhteystiedot löytyvät kohdasta 1.

Kun aineistosta on poistettu suorat tunnistetiedot, rekisterinpitäjä ei pysty tunnistamaan enää yksittäisiä vastaajia. Näin ollen kaikkia tutkittavien oikeuksia, kuten annettujen tietojen katselmointi, oikaiseminen tai poistaminen, ei sovelleta.

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla)

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi tutkimuksessa ja mitä henkilötietojasi tutkimuksessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
• peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
• vastustat käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeuksista poikkeaminen

Tässä kohdassa 17 Mitä oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen kuvatuista oikeuksista saatetaan poiketa tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisilla perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.