THL:n arkiston tietosuojailmoitus 

Tietosuojailmoitus rekisteröidyn informoimiseksi 

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) käsittelee henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. THL noudattaa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja huolehtii, että tietoturva on asianmukaisella tasolla. Tässä ilmoituksessa kerromme tarkemmin, kuinka käsittelemme henkilötietojasi tiedonhallintalain (TiHL 906/2019) mukaisesti asiantuntijatehtävien hoitamista, tilastointia, valvonta- tai seurantatehtäviä, palvelutoiminnan tai palvelussuhteen hoitamista, tai muuta sisäistä hallintoa varten. 

1. Rekisterinpitäjä 

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) 
PL 30, 00271 Helsinki 
029 524 6000 

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa 

Nimi: Marjut Vuorinen 
Puhelinnumero: 029 524 7393 
Sähköposti: marjut.vuorinen(at)thl.fi 

Organisaation tietosuojavastaavan sähköpostiosoite on tietosuoja(at)thl.fi. 

2. Aineiston nimi 

THL:n arkisto. 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Käsittelemme henkilötietojasi tiedonhallintalain (TiHL 906/2019) mukaisesti asiantuntijatehtävien hoitamista, tilastointia, valvonta- tai seurantatehtäviä, palvelutoiminnan tai palvelussuhteen hoitamista, tai muuta sisäistä hallintoa varten. 

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste 

Henkilötietojen käsittely perustuu aina voimassa olevaan lainsäädäntöön. Tämän ilmoituksen mukaisen tarkoituksen lainmukainen käsittelyperuste on: 

• Yleistä etua koskeva arkistointi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta) 
• Muu peruste: Arkistolaki 831/1994. 

5. Käsiteltävät henkilötiedot 

THL:n tai sen edeltäjäorganisaatioiden työntekijöiden tiedot sekä tilastoinnin ja tutkimuksen kohteiden tiedot. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Hallinnolliset asiakirjat, tilastointi- ja tutkimustiedot. 

7. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen 

Tietoja ei siirretä tai luovuteta säännönmukaisesti. Julkisia henkilötietoja annetaan pyydettäessä nähtäväksi. Henkilötietoja luovutetaan pyynnöstä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/1999) 13 §:n ja 16 §:n 3 mom. mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, asianomaisen pyynnöstä JulkL:n mukaisesti, tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla. 

THL:n pysyvästi säilytettävät analogiset asiakirjat tullaan digitoimaan massadigitoinnin yhteydessä Kansallisarkiston säilytyspalveluun (SAPA). Pysyvästi digitaalisessa muodossa säilytettävät asiat ja asiakirjat tullaan myös siirtämään SAPA:an. 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

9. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko 

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) ei tee automaattista päätöksentekoa perustuen mm. henkilöiden profilointiin. 

10. Henkilötietojen säilyttäminen 

Henkilötietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994) ja organisaation tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. Henkilötietoja sisältävä aineisto arkistoidaan tunnistetiedoin käsittelyn päätyttyä. 

Arkistointipaikka: 

Analogisia asiakirjoja säilytetään THL:n päätearkistossa (Mannerheimintie 166, Antinkatu 1). ArkistoTweb ja THL:n asiarekisterit (KTL:n, STH:n ja Stakesin sekä THL:n hallinnollisten asiarekisterien asiat ja asiakirjat digitaalisessa muodossa). THL:n ja edeltävien organisaatioiden tutkimusaineistojen kuvailutietoja säilytetään Aineistoedistorissa ja digitaaliset aineistot THL:n verkkolevyillä, tietokannoissa ym. 

Säilytysaika: 

Määräajan tai pysyvästi säilytettäviä. THL:n pysyvästi säilytettävät analogiset asiakirjat tullaan digitoimaan massadigitoinnin yhteydessä Kansallisarkiston säilytyspalveluun (SAPA). Pysyvästi digitaalisessa muodossa säilytettävät asiat ja asiakirjat tullaan myös siirtämään SAPA:an. 

11. Mitä oikeuksia sinulla on? 

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle tiettyjä oikeuksia, joilla voit varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli haluat käyttää oikeuttasi, ota yhteyttä organisaation kirjaamoon. 

Tietyissä tapauksissa oikeuksiasi voidaan rajoittaa esimerkiksi organisaation lakisääteisen velvoitteen vuoksi tai jos käsittely tapahtuu tieteellistä tutkimusta, tilastointia tai arkistointia varten. Jos oikeuksiasi on rajoitettu, organisaatio toteuttaa lainsäädännön edellyttämät asianmukaiset ja tarpeelliset suojatoimenpiteet. 

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen 

Jos käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tällainen antamasi suostumus. Huomaa, että lähtökohtaisesti muuhun kuin tieteelliseen tutkimukseen liittyvä tietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön eikä antamaasi suostumukseen. 

Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot 

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö organisaatio sinuun liittyviä henkilötietoja. Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään ja kuinka niitä käsitellään. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista siltä osin kuin jäljennöksen antamisella ei ole haitallisia vaikutuksia muiden oikeuksiin ja vapauksiin tai jos organisaatiolla ei ole lakiin perustuvaa perustetta kieltäytyä tietojen luovuttamisesta. 

Oikeus tietojen oikaisuun 

Lähtökohtaisesti sinulla on oikeus epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisuun. 

Oikeus tietojensa poistamiseen 

Sinulla voi olla oikeus tietojen poistamiseen organisaation rekistereistä. Jos tietojen käsittely perustuu organisaation lakisääteisen tehtävän hoitamiseen tai tietojen säilyttämiselle on jokin muu lakiin perustuva velvoite, oikeuttasi tietojen poistamiseen on todennäköisesti rajoitettu. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen 

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Rajoittamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerkiksi, jos sinua koskevat henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä. Tässä tapauksessa voimme käsitellä henkilötietojasi vain suostumuksellasi, oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi, yleisen edun vuoksi tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi. 

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä 

Sinulla voi olla oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Vastustamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerkiksi, jos käsittelyyn liittyy automaattista päätöksentekoa profiloinnin perusteella tai jos tietoja käytetään suoramarkkinointitarkoituksiin. 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Sinulla on oikeus saattaa organisaation toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi. 

Yhteystiedot: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto 
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki 
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki 
Vaihde: 029 56 66700 
Faksi: 029 56 66735 
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi