Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle (THL). THL on laissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Mikä asiakirjajulkisuuskuvaus on?

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on

• toteuttaa julkisuusperiaatetta
• antaa yleiskuvaus siitä, miten asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta THL:ssa jäsentyvät.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan

• mitä asiakirjatietoa THL:ssa on
• millaisia tietokokonaisuuksia niistä muodostuu
• millä tietojärjestelmillä niitä käytetään
• mitä asiakirjoihin liittyviä oikeuksia sinulla on
• miten voit tehdä tietopyynnön THL:aan
• mistä saat tarvittaessa lisätietoa tai mihin voit ottaa yhteyttä.

Mitä ovat asiakirja ja viranomaisen asiakirja?

Asiakirjan käsite määritetään arkistolaissa ja julkisuuslaissa. Asiakirja on muoto- ja välineriippumaton. Tämä tarkoittaa, että asiakirja voi olla

• kirjallinen esitys
• kuvallinen esitys
• sähköinen esitys
• tallenne, joka on mahdollista kuunnella tai tulkita teknisin apuvälinein.

Asiakirja voi käytännössä olla mitä tahansa perinteisen paperiasiakirjan tai sähköisen esityksen väliltä.

Mikä tahansa asiakirja ei kuitenkaan ole viranomaisen asiakirja. Julkisuuslain mukaan viranomaisen asiakirjoja ovat viranomaisen hallussa olevat asiakirjat.

THL:n asiarekisteri

THL:n kirjaamo ylläpitää asiarekisteriä THL:n käsittelemistä asioista, niihin liittyvistä asiakirjoista ja käsittelyvaiheista. THL:n rekisteröidyt asiat ja asiakirjat on tallennettu digitaalisessa muodossa asianhallintajärjestelmään.

Se toimii asiarekisterinä, jonka avulla seurataan käsiteltäväksi otettuja ja ratkaistuja asioita. Asianhallintajärjestelmä toimii myös asioiden ja asiakirjojen tiedonhaun välineenä sekä asiakirjojen julkisuusperiaatteen toteuttamisen välineenä.

THL voi rekisteröidä hallinnollisia asiakirjoja myös muihin erityisrekistereihin, kuten henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmiin.

THL:n tietovarannot ja -aineistot

Tietovarannoilla tarkoitetaan laajoja tietokokonaisuuksia, jotka kuuluvat kiinteästi yhteen fyysisellä tai loogisella tavalla. THL:lla on hallussaan tietoaineistoja ja asiakirjoja liittyen muun muassa seuraaviin aihealueisiin ja tehtäviin:

• yleishallinto
• henkilöstöhallinto
• taloushallinto
• hallintotehtävät
• tiedon hallinta ja vaikuttaminen
• asiantuntijatehtävät
• sosiaali- ja terveydenhuollon tilastot ja rekisterit
• tutkimus ja kehittäminen
• laboratoriotoiminta
• rokotetoiminta
• THL Biopankki
• sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findata.

Katso tarkemmin THL:n tehtäväluokat

Tietovarannoissa ja -aineistoissa olevia tietoja käsitellään THL:ssa useissa eri tietojärjestelmissä. THL:n tietojärjestelmien kokonaisuus on hajautettu. Tietojärjestelmillä on useita riippuvuuksia muihin järjestelmiin ja tukijärjestelmiin.

Tyypillisiä tietojärjestelmiä THL:ssa ovat esimerkiksi

• asiantuntijajärjestelmät
• laboratoriojärjestelmät
• tutkimuksen tietojärjestelmät
• tiedonvaihdon järjestelmät
• tietojen jatkojalostuksen järjestelmät.

Tietoja haetaan asiarekisteristä ja tietojärjestelmistä esimerkiksi seuraavilla hakutekijöillä:

• asianumero
• henkilön nimi
• henkilötunnus
• henkilöstötunniste.

Oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjoista

Julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei julkisuuslaissa tai muissa laeissa toisin säädetä. Kuka tahansa voi pyytää tiedon viranomaisen julkisesta asiakirjasta, mutta mitä tahansa tietoa ei ole oikeutta saada. Pyyntöä ei tarvitse perustella. Salassapidon täytyy perustua aina lakiin.

THL:n hallinnolliset asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, ellei julkisuuslaissa tai muissa laeissa erikseen toisin säädetä.

Sinulla on oikeus saada tieto THL:n asiakirjoista, jos

• tietopyynnön kohteena on THL:n asiakirja, tai
• pyydetty asiakirja on julkinen.

Sinulla voi olla oikeus saada tieto myös THL:n salassa pidettävistä asiakirjoista.

Kun pyydetty asiakirja on salassa pidettävä, oikeutesi saada tieto asiakirjasta varmistetaan tapauskohtaisesti. Sinulla on oikeus saada tieto myös salassa pidettävästä asiakirjasta, jos kyseinen tieto koskee omaa asiaasi tai olet muuten asiassa osallisena. Laissa voi olla tiettyjä poikkeuksia, jotka kuitenkin estävät tiedonsaannin tällaisesta salassa pidettävästä asiakirjasta, esimerkiksi lapsen etu.

Näin teet asiakirjoja koskevan tietopyynnön THL:aan

Tietopyyntö on THL:lle esitetty yksilöity pyyntö saada julkista tai salassa pidettävää tietoa. Voit tehdä asiakirjaa koskevan tietopyynnön THL:aan jollakin seuraavista tavoista:

• lähettämällä pyynnön postitse tai sähköpostitse THL:n kirjaamoon
• puhelimitse puh. 029 524 6110

THL:n kirjaamo vastaa rekisteröityjä asiakirjoja koskeviin kysymyksiin ja asiakirjapyyntöihin. Kirjaamo myös ylläpitää asiarekisteriä THL:n käsittelemistä asioista, niihin liittyvistä asiakirjoista ja käsittelyvaiheista.

Miten tietopyyntösi käsitellään THL:ssa?

Julkisuuslain (621/1999) mukaan THL:n täytyy vastata tietopyyntöösi viipymättä, viimeistään 2 viikon kuluessa pyynnöstäsi. Jos tietopyyntöön vastaaminen edellyttää tavanomaista suurempaa työmäärää, vastausaika voi olla enintään kuukausi. Samat määräajat koskevat julkisia ja salassa pidettäviä asiakirjoja.

Jos pyytämästäsi asiakirjasta ei voida antaa tietoa, sinulla on oikeus saada tästä kirjallinen päätös. Sen avulla voit halutessasi tehdä valituksen asiasta.

Lisätietoa

Ohjelmien, tutkimusten, hankkeiden ja julkaisujen aiheet

Palvelut ja asiointi

Aineistokuvaukset (Aineistokatalogi)

THL tarjoaa esimerkiksi tilastotietoraportteja vapaasti käytettäväksi teknisen rajapinnan kautta.
Avoin data

Tilastot ja data

THL:n yhteystiedot