Beskrivning av handlingars offentlighet

Detta är en beskrivning av handlingars offentlighet enligt 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Dess syfte är att underlätta begäran om information till Institutet för hälsa och välfärd (THL). THL är en i lagen avsedd informationshanteringsenhet.

Vad är en beskrivning av handlingars offentlighet?

Syftet med beskrivningen av handlingars offentlighet är att

• genomföra offentlighetsprincipen
• ge en allmän beskrivning av hur ärenderegistret och informationshanteringen av tjänsterna struktureras inom THL.

I beskrivningen av handlingars offentlighet anges

• typen av dokumentuppgifter som finns inom THL
• vilka informationshelheter de bildar
• i vilka datasystem de används
• vilka rättigheter med anknytning till handlingarna du har
• hur kan du göra en begäran om information till THL
• var du får vid behov mer information eller vem du kan kontakta.

Vad är en handling och en myndighetshandling?

Begreppet handling definieras i arkivlagen och offentlighetslagen. En handling är oberoende av form och instrument. Detta innebär att handlingen kan vara

• en skriftlig framställning
• en illustrerad framställning
• en elektronisk framställning
• en upptagning som kan avlyssnas eller tolkas med tekniska hjälpmedel.

En handling kan i praktiken vara vad som helst från en traditionell pappershandling till en elektronisk presentation.

Vilken handling som helst är dock inte en myndighetshandling. Enligt offentlighetslagen är myndighetshandlingar handlingar som innehas av en myndighet.

THL:s ärenderegister

THL:s registratorskontor upprätthåller ett ärenderegister över ärenden som THL behandlar, tillhörande handlingar och behandlingsfaser. THL:s registrerade ärenden och handlingar har sparats i digital form i ärendehanteringssystemet.

Den fungerar som ett ärenderegister med hjälp av vilket man följer upp ärenden som har tagits till behandling och avgjorts. Ärendehanteringssystemet fungerar också som ett verktyg för informationssökning i ärenden och handlingar samt som ett verktyg för att verkställa offentlighetsprincipen i fråga om handlingar.

THL kan också registrera administrativa dokument i andra specialregister, såsom i personal- och ekonomiförvaltningens system.

THL:s datalager och datadokumentation

Med datalager avses omfattande informationshelheter som hör nära samman på ett fysiskt eller logiskt sätt. THL förfogar över datadokumentation och handlingar med anknytning till bland annat följande ämnesområden och uppgifter:

• allmän förvaltning
• personaladministration
• ekonomisk förvaltning
• förvaltningsuppgifter
• hantering och påverkan av information
• expertuppgifter
• social- och hälsovårdens statistik och register
• forskning och utveckling
• laboratorieverksamhet
• vaccinverksamhet
• THL Biobank
• tillståndsmyndigheten för social- och hälsovården Findata.

Uppgifterna i datalagren och datadokumentationen behandlas vid THL i flera olika datasystem. THL:s informationssystem är decentraliserad. Datasystemen är i många avseenden beroende av andra system och stödsystem.

Typiska datasystem inom THL är till exempel

• expertsystem
• laboratoriesystem
• datasystem för forskning
• system för informationsutbyte
• system för vidare behandling av uppgifter.

Uppgifter hämtas från ärenderegistret och datasystemen till exempel med följande sökkriterier:

• ärendenummer
• personens namn
• personbeteckning
• personalkod.

Rätt att ta del av myndighetshandlingar

Enligt offentlighetsprincipen är myndighetshandlingar offentliga om inte något annat föreskrivs i offentlighetslagen eller i andra lagar. Vem som helst kan begära uppgifter ur en offentlig myndighetshandling, men man har inte rätt till all typ av information. Begäran behöver inte motiveras. Sekretessen måste alltid grunda sig på lag.

THL:s administrativa handlingar är i regel offentliga, om inte något annat föreskrivs särskilt i offentlighetslagen eller i andra lagar.

Du har rätt att få information om THL:s handlingar om

• begäran om information gäller THL:s dokument, eller
• den begärda handlingen är offentlig.

Du kan också ha rätt att få information om THL:s sekretessbelagda handlingar.

När den begärda handlingen är sekretessbelagd kontrolleras din rätt att få information om handlingen från fall till fall. Du har också rätt att få information om en sekretessbelagd handling, om uppgiften gäller ditt eget ärende eller om du i övrigt är delaktig i ärendet. I lagen kan det finnas vissa undantag som dock förhindrar att information om en sådan sekretessbelagd handling fås, till exempel barnets bästa.

Så här gör du en begäran om information om handlingar till THL

Begäran om information är en specificerad begäran till THL om offentlig eller sekretessbelagd information. Du kan lämna en begäran om information om handling till THL på något av de följande sätten:

• Genom att skicka begäran per post eller e-post till THL:s registratorskontor
• per telefon, tfn 029 524 6110

THL:s registratorskontor besvarar frågor som gäller registrerade handlingar och begäran om handlingar. Registratorskontoret upprätthåller också ett ärenderegister över ärenden som THL behandlar, tillhörande handlingar och behandlingsfaser.

Hur hanteras din begäran om information vid THL?

Enligt offentlighetslagen (621/1999) ska THL svara på din begäran om information utan dröjsmål, senast inom 2 veckor från din begäran. Om svaret på begäran om information förutsätter en större arbetsmängd än normalt kan svarstiden vara högst en månad. Samma tidsfrister gäller offentliga och sekretessbelagda handlingar.

Om du inte kan få information om den handling du begär, har du rätt att få ett skriftligt beslut om detta. Med hjälp av den kan du om du vill lämna in ett klagomål.

Mer information

Program, forskning, projekt och publikationer

Tjänster

Materialbeskrivningar (Materialkatalog)

THL erbjuder till exempel statistikrapporter för fritt bruk via det tekniska gränssnittet.
Öppna data

Statistik och data

Kontaktuppgifter till THL