Tietosuojailmoitus: Henkilöstöhallinto

Tietosuojailmoitus rekisteröidyn informoimiseksi

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) käsittelee henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. THL noudattaa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja huolehtii, että tietoturva on asianmukaisella tasolla. Tässä ilmoituksessa kerromme tarkemmin kuinka THL käsittelee henkilötietojasi henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitamista varten.

1. Rekisterinpitäjä

THL päättää ja vastaa henkilötietojen käsittelystä tässä ilmoituksessa kerrottua tarkoitusta varten eli THL on näiden tietojen osalta rekisterinpitäjä. 

Yhteystietomme ovat:

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, THL
PL 30
00271 Helsinki
puh. 029 524 6000

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa on:
Henkilöstöpäällikkö Leena Kanerva, [email protected]. 

THL:n tietosuojavastaavan sähköpostiosoite on tietosuoja(at)thl.fi.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitamista varten. 

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys THL:n joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä (palkkiolaskuttajat tai ostopalveluhenkilöt) tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, työnhakijana, opiskelijana, vierailevana tutkijana tai harjoittelijana. Työntekijällä tarkoitetaan tässä yhteydessä myös virkasuhteisia henkilöitä.

Rekisterissä olevia tietoja THL käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös esimerkiksi työvoiman hankintaan, henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, henkilöpysäköinnin hallinnointiin, henkilöstön osaamistietojen ylläpitoon, sähköiseen allekirjoittamiseen, työntekijöiden työvälineenä, henkilöstön johtamisen sekä tietojohtamisen välineenä sekä esimerkiksi sähköpostien jakelulistojen ja erilaisten työtilojen osallistujalistojen toteuttamisessa.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu aina voimassa olevaan lainsäädäntöön. THL:n tehtävät on määritelty laissa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (31.10.2008/668).

Tämän ilmoituksen mukaisen tarkoituksen lainmukainen käsittelyperuste on:

Työnhakijoiden tietojen käsittely perustuu perustuu lakisääteisten (mm. Valtion virkamieslaki 19.8.1994/750, Hallintolaki 6.6.2003/434) velvoitteiden noudattamiseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta) tai rekisteröidyn suostumukseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohta) sekä  mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen meille lähettämääsi hakemukseen nojalla (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b-alakohta). Lisäksi hakijoiden tietoja voidaan käyttää tilastointiin (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 3 kohta).

THL:n työntekijöiden ja muiden palvelussuhteessa olevien henkilöiden tietojen käsittely perustuu työnantajan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta) tai rekisteröidyn suostumukseen esimerkiksi virkistys ja muun vapaaehtoisen toiminnan osalta (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan 1-alakohta). Lisäksi käsittely voi tietyissä tapauksissa, esimerkiksi työntekijän loukkaantuessa työaikana, perustua rekisteröidyn elintärkeiden etujen suojaamiseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan d-alakohta) sekä tilastointiin liittyviin tarkoituksiin (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 3 kohta).

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Työnhakijoiden osalta käsitellään hakemuksissa annettuja tietoja: hakijan yksilöintitiedot (nimi, osoite, sähköposti, maa, maakunta ja kunta, puhelin, sukupuoli, muu mahdollinen yhteystieto), kansalaisuus (virkamieslain 7 §:n mukaisissa tilanteissa) hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot sekä turvallisuusselvityslakiin perustuvat henkilötiedot hakijoista.

Työntekijöiden ja muiden palvelussuhteessa olevien henkilöiden osalta käsiteltäviä tietoja ovat mm. rekisteröityjen yksilöinti- ja yhteystiedot ml. henkilötunnukset, tehtävään liittyvät tiedot, sivutoimiin liittyvät tiedot, palkkaukseen liittyvät tiedot, suoriutumisarviointeja koskevat tiedot, tutkintotiedot, kehityskeskustelun tiedot, tiedot mahdollisista varoituksista ja muista kurinpitotoimenpiteistä, läsnä- ja poissaoloihin liittyvät tiedot, työntekijän sijaintiin liittyvät tiedot (työpiste, onko etätöissä), kulunvalvontaan ja työajan hallintaan liittyvät tiedot, eläkettä koskevat tiedot sekä työntekijään liittyvät muut työnantajan tarvitsemat tiedot. 

Erityisten henkilötietoryhmien osalta käsitellään mm. tietoja sairauspoissaoloista, työkykyselvityksiin liittyviä tietoja, tietoja perhevapaista, tietoja asepalvelukseen liittyvistä poissaoloista sekä tietoja tehdyistä turvallisuusselvityksistä ja henkilöriskiarvioista. Mahdollisia tietoja ammattiliiton jäsenyydestä käsitellään vain siltä osin, kuin henkilö on suostunut ammattiliiton jäsenmaksun perimiseen palkasta

5. Mistä lähteistä henkilötiedot on kerätty?

Työnhakijoiden tiedot kerätään lähtökohtaisesti yksinomaan työnhakijalta itseltään. Työnhakijan suostumuksella tietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, esimerkiksi suosittelijoilta ja mahdolliseen turvallisuusselvitykseen liittyviä tietoja turvallisuusselvityksen yhteydessä.

Työntekijöiden tiedot kerätään pääsääntöisesti työntekijältä itseltään. Työntekijöiden tietoja kerätään lisäksi henkilöstöhallinnollisten päätösten yhteydessä esimieheltä ja tarvittavilta osin muilta työntekijöiltä (esimerkiksi varoitukset ja muut kurinpitotoimenpiteet) sekä tarvittavilta osin muilta viranomaisilta (esimerkiksi Kela, Poliisi, Keva, terveydenhuollon ammattihenkilöiden osalta Valvira).

6. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen

THL voi luovuttaa tai siirtää työnhakijan henkilötietoja salassapitovelvollisille THL:een sopimussuhteessa oleville rekrytointiin osallistuville yhteistyökumppaneille (esim. rekrytointikonsultit tai soveltuvuusarviointien tekijät). Henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevien THL:n ja yhteistyökumppaneiden välisten sopimusten mukaisesti ja luovutetaan vain niiltä osin, kuin rekrytoinnin toteutuksen kannalta on välttämätöntä. THL varmistaa sopimuksin, etteivät yhteistyökumppanit käsittele tietoja mihinkään muihin tarkoituksiin

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Tämä koskee niin työnhakijoiden kuin työntekijöiden tietoja. 

Työntekijöiden tietoja luovutetaan eri viranomaisille ja muille tahoille lainsäädännön edellyttämällä tavalla tai rekisteröidyn suostumuksella, mm. työterveyshuollolle, Valtiokonttorille, Palkeille, Valtorille sekä liikunta- ja kulttuuriedun toimittajalle, jotka käsittelevät henkilötietoja THL:n lukuun tässä tietosuojailmoituksessa kuvattujen tehtävien hoitamiseksi.

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

THL ei tee automaattista päätöksentekoa perustuen mm. henkilöiden profilointiin.

9. Henkilötietojen säilyttäminen

Työnhakijoiden ja työntekijöiden henkilötietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994) ja THL:n tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti.

10. Mitä oikeuksia sinulla on?

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle tiettyä oikeuksia, joilla voit varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli haluat käyttää oikeuttasi, ota yhteyttä THL:n kirjaamoon ([email protected]).

Tietyissä tapauksissa oikeuksiasi voidaan rajoittaa tietyissä tilanteissa esimerkiksi THL:n lakisääteisen velvoitteen vuoksi tai jos käsittely tapahtuu tieteellistä tutkimusta, tilastointia tai arkistointia varten. Jos oikeuksiasi on rajoitettu, THL toteuttaa lainsäädännön edellyttämät asianmukaiset ja tarpeelliset suojatoimenpiteet.

Jos THL pysty tunnistamaan sinua aineistosta, niin oikeutta mm. tietojen tarkastamiseen, oikaisuun, poistoon ja käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta.

10.1. Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tällainen antamasi suostumus. 

Huomaa, että lähtökohtaisesti muuhun kuin tieteelliseen tutkimukseen liittyvä tietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön eikä antamaasi suostumukseen. 

10.2. Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö THL sinuun liittyviä henkilötietoja. Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään ja kuinka niitä käsitellään. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista siltä osin kuin jäljennöksen antamisella ei ole haitallisia vaikutuksia muiden oikeuksiin ja vapauksiin tai jos THL:llä ei ole lakiin perustuvaa perustetta kieltäytyä tietojen luovuttamisesta.

10.3. Oikeus tietojen oikaisuun

Lähtökohtaisesti sinulla on oikeus epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisuun. 

10.4. Oikeus tietojensa poistamiseen

Sinulla voi olla oikeus tietojen poistamiseen THL:n rekistereistä. Jos tietojen käsittely perustuu THL:n lakisääteisen tehtävän hoitamiseen tai tietojen säilyttämiselle on jokin muu lakiin perustuva velvoite, oikeuttasi tietojen poistamiseen on todennäköisesti rajoitettu.

10.5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Rajoittamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerkiksi jos sinua koskevat henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä. Tässä tapauksessa voimme käsitellä henkilötietojasi vain suostumuksellasi, oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi, yleisen edun vuoksi tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

10.6. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla voi olla oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Vastustamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerkiksi jos käsittelyyn liittyy automaattista päätöksentekoa profiloinnin perusteella tai jos tietoja käytetään suoramarkkinointitarkoituksiin.

10.7. Oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi

Sinulla on oikeus saattaa THL:n toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi