THL:n asiarekisterin tietosuojailmoitus

Tietosuojailmoitus rekisteröidyn informoimiseksi

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) käsittelee henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. THL noudattaa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja huolehtii, että tietoturva on asianmukaisella tasolla. Tässä ilmoituksessa kerromme tarkemmin kuinka käsittelemme henkilötietojasi tiedonhallintalain (TiHL 906/2019) mukaisesti asiantuntijatehtävien hoitamista, tilastointia, valvonta- tai seurantatehtäviä, palvelutoiminnan tai palvelussuhteen hoitamista, tai muuta sisäistä hallintoa varten.

1. Rekisterinpitäjä

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)
PL 30, 00271 Helsinki
029 524 6000

2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Nimi: Marjut Vuorinen
Puhelinnumero: 029 524 7393
Sähköposti: marjut.vuorinen(at)thl.fi
Organisaation tietosuojavastaavan sähköpostiosoite on tietosuoja(at)thl.fi.

3. Aineiston nimi

THL:n asiarekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi tiedonhallintalain (TiHL 906/2019) mukaisesti asiantuntijatehtävien hoitamista, tilastointia, valvonta- tai seurantatehtäviä, palvelutoiminnan tai palvelussuhteen hoitamista, tai muuta sisäistä hallintoa varten.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu aina voimassa olevaan lainsäädäntöön. Tämän ilmoituksen mukaisen tarkoituksen lainmukainen käsittelyperuste on:

• Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta)
• Muu peruste : Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta 2008/668.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri sisältää vireille tulleisiin ja päätettyihin asioihin liittyviä tietoja, kuten vireille panijoiden ym. asian käsittelyyn liittyvien henkilöiden, yritysten ja yhteisöjen yhteystiedot sekä käsiteltävän asian vaatimat muut yksilöivät tiedot, asian ja asiakirjojen kuvauksen sekä asioiden käsittely- ja päätöstiedot.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Saapuneet yksityishenkilöiden, yhteisöjen tai viranomaisten lähettämät ja lähteneet asiakirjat sekä tehdyt selvitykset ja päätökset.

8. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen

Julkisia henkilötietoja annetaan pyydettäessä nähtäväksi. Henkilötietoja luovutetaan pyynnöstä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/1999) 13 §:n ja 16 §:n 3 mom. mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, asianomaisen pyynnöstä JulkL:n mukaisesti, tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

THL:n pysyvästi säilytettävät analogiset asiakirjat tullaan digitoimaan massadigitoinnin yhteydessä Kansallisarkiston säilytyspalveluun (SAPA). Helmi (Tweb)-asianhallintajärjestelmän pysyvästi digitaalisessa muodossa säilytettävät asiat ja asiakirjat tullaan myös siirtämään SAPA:an.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) ei tee automaattista päätöksentekoa perustuen mm. henkilöiden profilointiin.

11. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994) ja organisaation tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. Henkilötietoja sisältävä aineisto arkistoidaan tunnistetiedoin käsittelyn päätyttyä.

Arkistointipaikka:

Analogia asiakirjoja säilytetään THL:n päätearkistossa (Mannerheimintie 166, Antinkatu 1). Digitaaliset rekisteröintitiedot ja asiakirjat tallennetaan Helmi (Tweb) -asianhallintajärjestelmään.

Säilytysaika:

Sekä määräajan että pysyvästi säilytettäviä rekisteröintitietoja ja asiakirjoja. THL:n pysyvästi säilytettävät analogiset asiakirjat tullaan digitoimaan massadigitoinnin yhteydessä Kansallisarkiston säilytyspalveluun (SAPA). Pysyvästi digitaalisessa muodossa säilytettävät asiat ja asiakirjat tullaan myös siirtämään SAPA:an.

12 Mitä oikeuksia sinulla on?

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle tiettyä oikeuksia, joilla voit varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli haluat käyttää oikeuttasi, ota yhteyttä THL:n kirjaamoon.

Tietyissä tapauksissa oikeuksiasi voidaan rajoittaa tietyissä tilanteissa esimerkiksi organisaation lakisääteisen velvoitteen vuoksi tai jos käsittely tapahtuu tieteellistä tutkimusta, tilastointia tai arkistointia varten. Jos oikeuksiasi on rajoitettu, organisaatio toteuttaa lainsäädännön edellyttämät asianmukaiset ja tarpeelliset suojatoimenpiteet.

12.1 Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tällainen antamasi suostumus. Huomaa, että lähtökohtaisesti muuhun kuin tieteelliseen tutkimukseen liittyvä tietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön eikä antamaasi suostumukseen.

12.2 Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö organisaatio sinuun liittyviä henkilötietoja. Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään ja kuinka niitä käsitellään. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista siltä osin kuin jäljennöksen antamisella ei ole haitallisia vaikutuksia muiden oikeuksiin ja vapauksiin tai jos organisaatiolla ei ole lakiin perustuvaa perustetta kieltäytyä tietojen luovuttamisesta.

12.3 Oikeus tietojen oikaisuun

Lähtökohtaisesti sinulla on oikeus epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisuun.

12.4 Oikeus tietojensa poistamiseen

Sinulla voi olla oikeus tietojen poistamiseen organisaation rekistereistä. Jos tietojen käsittely perustuu organisaation lakisääteisen tehtävän hoitamiseen tai tietojen säilyttämiselle on jokin muu lakiin perustuva velvoite, oikeuttasi tietojen poistamiseen on todennäköisesti rajoitettu.

12.5 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Rajoittamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerkiksi jos sinua koskevat henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä. Tässä tapauksessa voimme käsitellä henkilötietojasi vain suostumuksellasi, oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi, yleisen edun vuoksi tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

12.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla voi olla oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Vastustamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerksi jos käsittelyyn liittyy automaattista päätöksentekoa profiloinnin perusteella tai jos tietoja käytetään suoramarkkinointitarkoituksiin.

12.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa organisaation toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.