Tietosuojailmoitus: Toimivatko sote-keskukset

Tietoa tutkimukseen osallistuvalle

Tässä selosteessa kuvataan, miten henkilötietojasi käsitellään THL:n Toimivatko sote-keskukset – näkökulmana erilaiset toimintamallit, yhteistyöverkostot ja henkilöstön hyvinvointi -tutkimuksessa.

Tutkimuksessa kerätään tietoa kolmenlaisilla aineistoilla (kysely-, haastattelu- ja rekisteriaineisto). Olet voinut osallistua näistä tiedonkeruista yhteen tai useampaan.  

Lähtökohtaisesti tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Sinuun ei kohdistu mitään negatiivista seuraamusta, jos et osallistu tutkimukseen tai jos keskeytät osallistumisesi tutkimukseen. Jos kuitenkin keskeytät osallistumisesi tutkimukseen vasta sen jälkeen, kun aineistosta on jo poistettu tunnistetiedot, ei vastauksiasi ole mahdollista poistaa aineistosta. Tämän selosteen kohdassa 17 kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia sinulla on ja miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn.

1. Tutkimuksen rekisterinpitäjä

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, THL
PL 30
00271 Helsinki
puh. 029 524 6000

Yhteyshenkilöt tutkimusta koskevissa asioissa:

Nimi: Timo Sinervo
Osoite: Palvelujärjestelmän tutkimus -tiimi, PL 30, 00271 Helsinki
Puhelinnumero: 029 524 7231
Sähköpostiosoite: [email protected]

Nimi: Laura Hietapakka
Osoite: Palvelujärjestelmän tutkimus -tiimi, PL 30, 00271 Helsinki
Puhelinnumero: 029 524 7404
Sähköpostiosoite: [email protected]

2. Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hankkeessa tutkitaan sote-keskusten toimintatapoja, ammattilaisten yhteistyöverkostoja ja niiden yhteyttä henkilöstön hyvinvointiin ja hoidon tuloksiin. Tutkimuksessa kerätään ja analysoidaan kolmenlaisia aineistoja: kysely-, rekisteri- ja haastatteluaineistoja.

Kyselyaineisto

Tutkimukseen osallistuvat organisaatiot toimittavat työntekijöidensä sähköpostiosoitteet sähköisen kyselylomakkeen lähettämistä varten. Osoitteita käytetään ainoastaan kyselyn ja kyselymuistutusten lähettämiseen työntekijöille, niitä ei tallenneta eikä käytetä muuten tutkimuksessa.

Kyselyssä selvitetään käytännön asiakastyössä muodostuvia yhteistyöverkostoja ja näiden muodostamista varten hyödynnämme henkilötietoja (työntekijöiden nimet ja työnimikkeet). Näitä tarvitaan sen vuoksi, että lomakkeessa vastaajan tulee valita ja merkitä annetusta organisaation työntekijöiden nimilistasta kaikki työntekijät, joiden kanssa hän tekee yhteistyötä asiakkaan asioita hoitaessaan.

Ennen analyysien aloittamista nimet poistetaan kyselyaineistosta merkitsemällä henkilön nimen tilalle ammattinimike muodossa ”hoitaja A”, ”hoitaja B”, ”lääkäri A”, ”lääkäri B” jne. Jos jotakin ammattiryhmää on organisaatiossa edustamassa ainoastaan yksi henkilö, esimerkiksi yksi fysioterapeutti ja yksi psykologi, yhdistetään nämä henkilöt yhteisen nimikkeen alle muodossa ”erityistyöntekijä A, ”erityistyöntekijä B” jne.

Rekisteriaineisto

Rekisteriaineistoon (terveydenhuollon hoitoilmoitusrekisteri [terveys-Hilmo], sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisteri [sosiaali-Hilmo] ja perusterveydenhuollon avohoidon hoitoilmoitusrekisteri [Avohilmo]) liittyvässä osiossa käytetään aineistossa valmiina olevia asiakkaiden henkilötunnuksia ja ammattilaisten ja hoitopaikkojen tunnistetietoja niin sanotun asiakkaan hoidon/palvelujen ympärille muodostuvan yhteistyöverkoston selvittämiseksi.

Rekisteriaineisto pseudonymisoidaan ennen analyysien aloittamista siten, ettei se sisällä enää asiakkaiden/potilaiden henkilötunnuksia eikä ammattilaisten henkilökohtaisia tunnistetietoja (jälkimmäiset muutetaan aineistoon samanlaisiksi kuin kyselyssä eli esimerkiksi muotoon ”hoitaja A”, ”lääkäri A”).

Haastatteluaineisto

Haastatteluissa selvitetään työntekijöiden kokemuksia monipalveluasiakkaiden hoitomallista, palveluprosessista, työn organisoinnista ja yhteistyöstä. Haastattelujen sopimiseksi kysytään haastateltavan nimi ja haastateltavalta pyydetään sähköpostitse kirjallinen suostumus tutkimukseen osallistumisesta.

Haastattelut tallennetaan ja kirjoitetaan auki (litteraatit). Ääninauhat tuhotaan litteraattien valmistuttua ja suorat tunnistetiedot poistetaan litteraateista. Tutkimusaineisto raportoidaan riittävän yleisellä tasolla, että yksittäistä vastaajaa ei voi tunnistaa. Erityistä huomiota kiinnitetään sellaisiin ammattilaisiin, joita on yhdessä työpaikassa vain yksi tai hyvin vähän.

3. Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako

Tutkimuksen toteuttaja on Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, THL. Ei yhteistyöhankkeena tehtävä tutkimus.

4. Tutkimuksen vastuullinen johtaja tai siitä vastaava ryhmä 

Tutkimuksen suorittaa THL:n Palvelujärjestelmän tutkimus -tiimi.

Tutkimuksen vastuullinen johtaja
Nimi: Timo Sinervo
Osoite: Palvelujärjestelmän tutkimus -tiimi, PL 30, 00271 Helsinki
Puhelinnumero: 029 524 7231
Sähköpostiosoite: [email protected]

5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

THL:n tietosuojavastaavan sähköpostiosoite: tietosuoja(at)thl.fi

6. Tutkimuksen suorittajat

Tutkimuksen suorittavat THL:n Palvelujärjestelmän tutkimus -tiimin tutkijat. Rekisteriaineiston työstämisessä avustavat lisäksi tutkijat THL:n Terveystaloustiede ja palveluiden oikeudenmukaisuus -tiimistä.

7. Tutkimuksen nimi, luonne ja kestoaika

Tutkimuksen nimi: Toimivatko sote-keskukset – näkökulmana erilaiset toimintamallit, yhteistyöverkostot ja henkilöstön hyvinvointi

Kertatutkimus.

Tutkimuksen kestoaika (kuinka kauan henkilötietoja käsitellään):
Tietoja säilytetään 10 vuoden ajan tiedonkeruun päättymisestä. Tiedonkeruu alkaa tammikuussa 2022 ja päättyy vuoden 2022 loppuun mennessä. Tutkimusprojekti kestää vuoden 2023 loppuun asti.

8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn peruste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisesti seuraava:

Yleistä etua koskeva tieteellinen tai historiallinen tutkimus, tilastointi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö (tietosuojalain 4 §:n 3 kohta)

9. Arkaluonteiset henkilötiedot

Tutkimuksessa käsitellään seuraavia arkaluonteisia henkilötietoja:

Terveystiedot

Arkaluonteisten tietojen käsittely perustuu seuraavaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan tai tietosuojalain 6 §:n mukaiseen erityisehtoon:

Tieteellinen tai historiallinen tutkimustarkoitus tai tilastollinen tarkoitus

10. Mitä henkilötietoja tutkimusaineisto sisältää

Kyselyaineisto

Alkuperäinen kyselyaineisto sisältää henkilöiden nimet, työnimikkeet ja työpaikka/työyksikkö/tiimitiedon. Kyselyssä kysytään myös vastaajan hyvinvointiin ja työssä kuormittumiseen vaikuttavia tekijöitä, kuten stressin kokemusta ja uniongelmia. Lopullisessa tutkimuksessa käytettävä ja tallennettava kyselyaineisto ei sisällä suoria henkilötietoja, sillä suorat tunnistetiedot poistetaan aineistosta ennen analyysien aloittamista.

Rekisteriaineisto

Alkuperäinen rekisteriaineisto sisältää potilaiden/asiakkaiden henkilötunnukset ja heidän käynteihinsä liittyviä tietoja (muun muassa terveystietoja) sekä kunkin ammattilaisen yksilöivän henkilökohtaisen tunnistetiedon (rekisteröintinumero, JulkiTerhikki ja JulkiSuosikki) ja hoitoyksikön (sote-keskus) nimen. Lopullisessa tutkimuksessa käytettävä ja tallennettava rekisteriaineisto ei sisällä suoria henkilötietoja, sillä suorat tunnistetiedot poistetaan aineistosta ennen analyysien aloittamista.

Haastatteluaineisto

Haastattelutallenteet (ääninauhat) sisältävät henkilön äänen ja muita mahdollisia tunnistetietoja (kuten nimiä, alueita tai työyksikköjä), joita haastateltava puheessaan mainitsee. Haastattelutallenteet tuhotaan sen jälkeen, kun ne on saatu tekstimuotoon (litteraatit). Lisäksi haastateltavilta kysytään taustatietoja, kuten ammattiasema ja työhistoria. Lopullisessa tutkimuksessa käytettävä ja tallennettava haastatteluaineisto ei sisällä suoria henkilötietoja, sillä suorat tunnistetiedot poistetaan aineistosta ennen analyysien aloittamista. 

11. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään

Kyselytiedonkeruun toteuttamista varten tarvittavat henkilötiedot saadaan tutkimukseen osallistuvista organisaatioista (organisaation johdolta). 

Rekisteritutkimuksen sisältämät henkilötiedot ovat julkiseen rekisteriin kirjattuja (toimipaikkojen ja ammattilaisten kirjaamiseen perustuvia) tietoja. 

Haastatteluihin osallistuvilta kerätään kirjallinen suostumus osallistua tutkimukseen. Lisäksi henkilön taustatiedot kerätään suoraan haastateltavilta haastattelujen toteutuksen yhteydessä.

12. Tietojen siirto tai luovuttaminen tutkimusryhmän ulkopuolelle

Henkilötietoja sisältäviä kysely- ja rekisteriaineistoja ei luovuteta tutkimusryhmän ulkopuolelle. 

Haastatteluaineiston osalta saattaa olla tarve jakaa henkilötietoja sisältävä aineisto (haastattelujen äänitallenteet) kolmannelle osapuolelle, kuten litterointipalveluja tuottavalle EU-/ETA-alueella sijaitsevalle rekisterinpitäjän (THL:n) sopimusyritykselle. Mahdollinen haastatteluaineiston jakaminen suoritetaan tietoturvallisesti ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä noudattaen. Osapuolet huolehtivat yksilöiden oikeuksien ja yksityisyyden suojaamisesta kolmansien osapuolten kanssa tehtävien henkilötietojen käsittelyä koskevien sopimusten avulla.

Kaikista aineistoista (kysely-, rekisteri- ja haastatteluaineistot) luodaan yleisesti saatavilla olevaa tietoa (artikkeleita, tutkimusraportteja jne.) mutta näistä julkaisuista jätetään pois yksittäisen osallistujan henkilöllisyyden paljastavat tiedot.

13. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

14. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

15. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• käyttäjätunnus
• salasana 
• kulunvalvonta

Suorien tunnistetietojen käsittely:

Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa

16. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

Tutkimusaineisto arkistoidaan ilman tunnistetietoja.

Mihin aineisto arkistoidaan ja miten pitkäksi aikaa: THL:n tietoturvalliseen kansioon (cData) pysyvästi.

17. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden mahdollinen rajoittaminen

Tietosuojalainsäädäntö takaa tutkittavalle tiettyjä oikeuksia, joilla tutkittava voi varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli haluat käyttää oikeuttasi, toimi näiden ohjeiden mukaisesti: 
Tietosuoja (THL)

Vaihtoehtoisesti ota yhteyttä THL:n kirjaamoon kirjaamo(at)thl.fi tai kohdassa 1. mainittuun yhteyshenkilöön.

Jos THL pysty tunnistamaan sinua aineistosta, niin muun muassa oikeutta päästä tietoihin, oikaisuun ja poistoon ei sovelleta.

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla)

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi tutkimuksessa ja mitä henkilötietojasi tutkimuksessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

a) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
b) peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
c) vastustat käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
d) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
e) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeuksista poikkeaminen

Tässä kohdassa 17 Mitä oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen kuvatuista oikeuksista saatetaan poiketa tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisilla perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Mikäli haluat käyttää oikeuttasi, toimi näiden ohjeiden mukaisesti: 
Tietosuoja (THL)

Yhteydenotot

Mikäli sinulla on kysyttävää oikeuksista, ota yhteyttä THL:n kirjaamoon kirjaamo(at)thl.fi tai kohdassa 1. mainittuun yhteyshenkilöön.

Oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi

Sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi