Sosiaalihuollon ostopalvelutuottajien asiakastiedot liikkeelle - oppaasta tuki työlle

Julkaisuajankohta 18.9.2024 15.29
Uutinen

Hyvinvointialue vastaa sosiaalihuollon palveluissa syntyvien asiakastietojen tallentamisesta asiakasrekisteriinsä. Yksityiset palveluntuottajat voivat tuottaa palveluja hyvinvointialueiden lukuun, mutta asiakastiedot kuuluvat aina hyvinvointialueen rekisteriin. Perinteisesti tietoja oikeaan rekisteriin on toimitettu muun muassa paperitse ja turvasähköpostilla.

Asiakastietojärjestelmät pystyvät pian vaihtamaan asiakastietoja sulavasti hyvinvointialueiden ja ostopalvelutuottajien välillä. Väylänä toimii Sosiaalihuollon asiakastietovaranto ja rekisterinkäyttöoikeus. Hyvin suunnitellulla käyttöönottoprojektilla vältetään epäselvyydet ja saadaan asiakastieto liikkumaan asiakkaiden tarpeiden mukaan.

THL ja Kelan Kanta-palvelut kannustavat hyvinvointialueita käynnistämään ostopalvelutuottajien ohjaamisen suunnittelun mahdollisimman pian, sillä jo kokonaisuuden hahmottamiseen tarvitaan laajaa taustatyötä. Suunnittelun avuksi on julkaistu Opas sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimivaan yhteistyöhön, joka antaa yleiskuvan huomioitavista tekijöistä ja tehtävistä.

Parhaita vinkkejä ostopalvelutuottajien ohjaamiseen 

Ostopalvelutuottajien kirjaamien asiakastietojen liikkumista suunnittelee sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä hankkeen ostopalvelukokonaisuuden toiminnallinen projektipäällikkö Mari Kovanen Pirkanmaan hyvinvointialueella. 

"Kuvasimme projektisuunnitelmaan ostopalvelutuottajien linkittymisen asiakastietojärjestelmän käyttöönottoon yhdessä ostopalvelupäälliköiden kanssa. Tuottajien toiminta liittyy asiakastyöhön, mutta myös talouteen, kuten asiakasmaksuihin", Kovanen kertoo.

Kovasen 4 parasta vinkkiä onnistuneeseen projektisuunnitelmaan ovat:

  1. Varmista ostopalvelupäälliköiden osallistuminen. Heidän asiantuntemuksensa ja verkostonsa ovat tärkeitä. 
  2. Ota ostopalvelutuottajat mukaan heti alusta. Infotilaisuudet auttavat tuottajat alkuun.
  3. Sovita uudistus yhteen oman toiminnan käyttöönottojen kanssa, jotta vältetään väliaikaisratkaisut ja useamman järjestelmän samanaikaista käyttöä.
  4. Selvitä tuottajien tarpeet esimerkiksi kyselyllä ja haarukoi mahdolliset pilottikumppanit. Tunnista toimijat, jotka eivät kuulu kirjaamisvelvoitteen piiriin.

Palveluntuottajilla on vastuu henkilöstönsä ajantasaisesta osaamisesta

Kanta-palveluiden Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto on historiallinen askel sosiaalihuollossa sekä hyvinvointialueille että yksityisille palveluntuottajille.

"Rakenteinen kirjaaminen ja OmaKannan käyttö ovat jo ajattelun kannalta iso muutos. Yhteistä suunnittelua tarvitaan esimerkiksi käyttöoikeuksien määrittelyssä", Kovanen korostaa.

Tärkeintä on toiminnallinen muutos, kun ammattilaisten kirjaamiskäytännöt muuttuvat. Projektipäällikkö Kovanen kannustaa palveluntuottajia aloittamaan henkilöstön kouluttamisen jo nyt. "Esimerkiksi kansallisten toimijoiden verkkokoulujen avulla pääsee hyvin alkuun. Palveluntuottajilla on vastuu henkilöstönsä ajantasaisesta osaamisesta".

Opas sosiaalihuollon tiedonhallinnan yhteistyöhön on päivitetty

THL:n ja Kelan Kanta-palveluiden yhteiseen oppaaseen on lisätty hyvinvointialueilta kerättyjä hyviä yhteistyökäytäntöjä sekä päivitetty lainsäädännöstä johtuvia muutoksia. Opasta päivitetään myös palautteiden perusteella. 

Opas on tarkoitettu erityisesti sosiaalihuollon ja tiedonhallinnan johtajille ja kehittäjille, jotka suunnittelevat hyvinvointialueen yhdenmukaista tiedonhallintaa ja kirjaamista. Myös palveluntuottajien kannattaa ottaa opas käyttöön, sillä tiedonhallinnan yhteistyöhön voi valmistautua myös itsenäisesti.

Opas sosiaalihuollon tiedonhallinnan toimivaan yhteistyöhön: hyvinvointialueet ja palveluntuottajat kumppaneina (sähköinen julkaisu, yhteistyotilat.fi)

Tukea Kanta-palveluiden ja rakenteisen kirjaamisen käyttöönottoon

Käyttöönoton ohjaustunnit yksityisille sosiaalihuollon palvelunantajille tarjoavat mahdollisuuden esittää Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotossa askarruttavia kysymyksiä. Joka toinen viikko järjestettävien tilaisuuksien aikataulut löydät Kanta-palvelujen tapahtuma- ja koulutuskalenterista. 

Syksyllä järjestetään kolme Teams-tilaisuutta rakenteisen kirjaamisen käyttöönoton tueksi. Tilaisuuksista saa ajantasaisen koulutusmateriaalin käytettäväksi oman organisaation koulutuksessa.

Tulevat tapahtumat:

Lisätietoa:

sotetiedonhallinta(at)thl.fi

Aiheesta lisää:
Sote-palvelujen johtaminen Tiedonhallinta sosiaali- ja terveysalalla Tiedonhallinta sosiaali- ja terveysalalla kanta - Tiedonhallinta sosiaali- ja terveysalalla sostiedonhallinta - Tiedonhallinta sosiaali- ja terveysalalla