Asiakkaan anonymiteetin kunnioittaminen

Asiakkaan mahdollisuutta vastata anonyymisti tulee kunnioittaa. Monille asiakkaille on tärkeää, että he voivat vastata luottamuksellisesti ja siten, että häntä ei voida tunnistaa vastauksen antajaksi. Monilla asiakkailla on myös huolena, että annettu vastaus voi vaikuttaa hänen saamaansa palveluun.

Asiakkaan vastaaminen anonyymisti toteutuu varmimmin siten, että asiakas vastaa suoraan sähköiseen kyselyyn. Tällöin vastaus palautuu suoraan THL:ään.

Jos asiakkaiden käyttöön tulostetaan paperisia kyselyjä, vastaa toimintayksikkö niiden tallentamisesta sähköiseen kyselyyn. Tällöin myös hyvät toimintatavat paperisten vastausten palauttamisen ja tallentamisen suhteen on hyvä sopia henkilöstön kesken.

• Paperisiin kyselyihin ei tule kirjata asiakkaan henkilötietoja. Asiakkaalla tulee olla mahdollisuus palauttaa paperinen kysely siten, että siihen ei ole kirjattuna hänen henkilötietojaan. Suosittelemme varaamaan paperisille kyselyille palautuskirjekuoren.
• Sopikaa ja kirjatkaa asiakkaalle annettavaan kyselyn vastausohjeeseen se taho tai henkilö, jolle asiakas palauttaa paperisen kyselyn. Jos tätä ei ole määritelty, voi vastaus eksyä henkilöiden käsiin, joiden ei ole tarkoituksenmukaista nähdä asiakkaan vastauksia.
• Suosittelemme, että asiakkaiden paperisia vastauksia säilytetään lukollisessa kaapissa, kunnes ne on tallennettu sähköiseen kyselyyn. Tämän jälkeen suosittelemme paperivastausten tuhoamista (esim. silppuri tai tietosuojapaperien hävitys).