THL och FPA: Definitionen av åtkomsträttigheter viktig när socialvården ansluter sig till Kanta-tjänsterna
Tjänstetillhandahållare inom socialvården ska säkerställa att arbetstagarnas åtkomsträttigheter har definierats uppgiftsspecifikt innan de ansluter sig till Kanta. Detta gäller även privata aktörer som producerar köpta tjänster. Omsorgsfull planering förbättrar dataskyddet och stöder klientarbetet.
Ibruktagandet av Kanta-tjänsterna ger socialvården ett nytt, enhetligt sätt att registrera och utnyttja klientuppgifter. Detta förbättrar tillgången till information och stöder vårdpersonalens dagliga arbete. När tjänstetillhandahållarna förbereder sig för ibruktagandet ska de fästa särskild uppmärksamhet vid en noggrann definition av åtkomsträttigheterna – i synnerhet när socialservicen produceras som köpt tjänst.
I och med definitionen av åtkomsträttigheter kan anställda inom den offentliga och privata socialvården endast behandla sådana uppgifter i klientdatasystemet som hänför sig till deras arbetsuppgifter. När åtkomsträttigheterna har planerats i enlighet med den förordning som styr behandlingen av klientuppgifter inom social- och hälsovården, stöder de både genomförandet av dataskyddet och tjänstens smidighet. Organisationsledningen bär ansvar för att definiera de anställdas åtkomsträttigheter.
För köpta tjänster är det inte enbart avtalet som definierar rättigheterna – avgränsningarna görs i systemet
En tjänsteproducent som producerar köpta tjänster hämtar alltid sina klienters uppgifter från Kanta-tjänsterna i välfärdsområdets register. I sökningen får vårdpersonalen alltid uppgifter som motsvarar sökvillkoren. Om åtkomsträttigheterna inte har definierats i tjänsteproducentens klientdatasystem, kan sökresultaten också innehålla andra uppgifter än sådana som är nödvändiga för att producera tjänsten. Därför är det av största vikt att definiera åtkomsträttigheterna.
En privat tjänsteproducent definierar åtkomsträttigheterna till sitt eget klientdatasystem enligt vilka arbetsuppgifter de anställda har. Dessutom kan det avtal som ingåtts med välfärdsområdet påverka vilka uppgifter tjänsteproducenten kan behandla. Välfärdsområdet ansvarar för att ge sina tjänsteproducenter anvisningar om behandlingen av uppgifter och verksamhetssätten.
Avgränsningarna i systemen och de anställdas omdöme går hand i hand
Beroende på genomförandet kan klientdatasystemet antingen hindra användaren från att göra sökningar i serviceuppgifter som hen inte har rätt till eller dölja uppgifter utanför åtkomsträttigheterna, även om sökningen skulle returnera mer uppgifter. Systemen kan på så sätt stödja de yrkesutbildade personerna i att endast se de dokument som behövs för deras arbete.
Definitionen av åtkomsträttigheter är väsentlig för att uppnå en högklassig informationshantering inom socialvården. Den stärker både klienternas dataskydd och den yrkesutbildade personens rättsskydd när hen av misstag inte kan se för mycket information i systemet. En tjänstetillhandahållare ska säkerställa att det klientdatasystem som den använder uppfyller kraven enligt lagen om kunduppgifter och förordningen som reglerar behandlingen av uppgifter.
Checklista för tjänstetillhandahållare före anslutning
Alla tillhandahållare av offentliga och privata socialvårdstjänster som förbereder sig på anslutning till Kanta-tjänsterna bör säkerställa att
- de anställdas åtkomsträttigheter har definierats uppgiftsspecifikt
- de anställda i fråga om köpta tjänster endast har tillgång till de uppgifter som behövs för arbetsuppgiften
- klientdatasystemets begränsningar motsvarar rollerna
- personalen känner till den rätt till uppgifter som den egna arbetsuppgiften medför.
