Registratorskontor och arkiv

Till dokumenthanteringens ansvarsområde hör utvecklingen och ledningen av institutets dokumenthantering. Dokumenthanteringen upprätthåller en sådan plan för informationshanteringen som förutsätts i arkivlagen (831/1994) och utvecklar systemet för ärendehantering.

Registratorskontoret

Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet har var och en rätt att få information om myndighetens offentliga handlingar. Institutets registratorskontor svarar på frågor om registrerade dokument och begäran om dokument. Registratorskontoret upprätthåller också ett register över de ärenden som behandlas vid institutet, anknytande dokument och handläggningsskeden.

Kopior av det material som förvaras vid Institutet för hälsa och välfärd kan fås mot avgift.
Prislista

Officiella dokument sänds till institutets registratorskontor. När registratorskontoret har tagit emot ett dokument, innebär det att ärendet har anhängiggjorts. Dokumentet registreras vid registratorskontoret och överförs för beredning till den anställda som har hand om ärendet. Registreringen är viktig med tanke på rättsskyddet och uppföljningen av ärendets handläggning. Avsändaren eller sökanden meddelas när ärendet är slutfört.

För att få tillgång till handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter behövs forskningstillstånd eller ett annat tillstånd. Skriftliga tillståndsansökningar för social- och hälsovårdens uppgifter skickas till Findata och tillståndsansökningar för andra uppgifter till THL:s registratorskontor.
Forskningsanvändning och dataanvändningstillstånd
Tillståndsmyndigheten för social- och hälsovårdsdata Findata

Beskrivning av handlingars offentlighet

E-tjänster

Sådana ärenden som inte kräver en officiell underskrift kan skötas per e-post. Till exempel arbetsansökningar, utlåtanden och begäran om information kan sändas per e-post.

• Ange tydligt ditt namn, dina kontaktuppgifter och det ärende som meddelandet gäller.
• Skicka meddelandet till THL:s officiella e-postadress kirjaamo(at)thl.fi. Efter registreringen skickas meddelandet vidare till handläggaren.
• Du få en bekräftelse på att e-postsystemet har tagit emot ditt meddelande.

Kom ihåg att e-posttrafiken inte är krypterad. Om du vill skicka ett skyddat meddelande kan du använda säker e-post (turvaposti) eller registratorskontorets skyddade e-post som är krypterad med en offentlig nyckel. Den offentliga nyckeln hittas i Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata webbtjänst för sökning av certifikat. Sök på namnet Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (välj punkt VRK CA for Service Providers).
Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas certifikat katalogtjänst

Arkivet

I arkivet finns både THL:s och dess föregångares arkivmaterial. Där finns också den informationstjänst som gäller arkiven. Kopior av det material som förvaras vid Institutet för hälsa och välfärd kan fås mot avgift.
Prislista
Arkivmaterial

För att få tillgång till handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter behövs forskningstillstånd eller ett annat tillstånd. Skriftliga tillståndsansökningar för social- och hälsovårdens uppgifter skickas till Findata och tillståndsansökningar för andra uppgifter till THL:s registratorskontor.