THL ja Kela: Käyttöoikeuksien määrittely korostuu sosiaalihuollon liittyessä Kanta-palveluihin
Sosiaalihuollon palvelunantajien täytyy varmistaa, että työntekijöiden käyttöoikeudet on määritelty tehtäväkohtaisesti ennen liittymistä Kantaan. Tämä koskee myös ostopalveluita tuottavia yksityisiä toimijoita. Huolellinen suunnittelu parantaa tietosuojaa ja tukee asiakastyötä.
Kanta-palvelujen käyttöönotto tuo sosiaalihuoltoon uuden, yhdenmukaisen tavan tallentaa ja hyödyntää asiakastietoja. Se parantaa tiedon saatavuutta ja tukee ammattilaisten päivittäistä työtä. Käyttöönottoon valmistautuessa palvelunantajien täytyy kiinnittää erityistä huomiota käyttöoikeuksien tarkkaan määrittelyyn – varsinkin, kun sosiaalipalvelu tuotetaan ostopalveluna.
Käyttöoikeuksien määrittelyn myötä julkisen ja yksityisen sosiaalihuollon työntekijät pääsevät käsittelemään asiakastietojärjestelmässä ainoastaan sellaisia tietoja, jotka liittyvät heidän työtehtäviinsä. Kun käyttöoikeudet on suunniteltu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelyä ohjaavan asetuksen mukaisesti, ne tukevat sekä tietosuojan toteutumista että palvelun sujuvuutta. Työntekijöiden käyttöoikeuksien määrittely on organisaation johdon vastuulla.
Ostopalveluissa sopimus ei yksin määritä oikeuksia – rajaukset tehdään järjestelmään
Ostopalvelua tuottava palveluntuottaja hakee asiakkaidensa tiedot aina Kanta-palveluista hyvinvointialueen rekisteristä. Haussa ammattilainen saa aina hakuehtoja vastaavat tiedot. Jos käyttöoikeuksia ei ole määritelty palveluntuottajan asiakastietojärjestelmään, hakutulokset voivat sisältää myös muita kuin palvelun tuottamisen kannalta välttämättömiä tietoja. Siksi käyttöoikeuksien määrittely on ensiarvoisen tärkeää.
Yksityinen palveluntuottaja määrittelee käyttöoikeudet omaan asiakastietojärjestelmäänsä sen mukaan, mitä työtehtäviä hänen työntekijöilleen kuuluu. Lisäksi hyvinvointialueen kanssa tehty sopimus voi vaikuttaa siihen, mitä tietoja palveluntuottaja voi käsitellä. Hyvinvointialueen vastuulla on ohjeistaa palveluntuottajiaan tietojen käsittelystä ja toimintatavoista.
Järjestelmien rajaukset ja työntekijän harkinta kulkevat rinnakkain
Asiakastietojärjestelmä voi toteutuksesta riippuen joko estää käyttäjää tekemästä hakuja palvelutehtäviin, joihin hänellä ei ole käyttöoikeutta, tai piilottaa käyttöoikeuksien ulkopuoliset tiedot, vaikka haku palauttaisi enemmän tietoja. Järjestelmät voivat näin tukea ammattilaisia siinä, että he näkevät vain työnsä kannalta tarpeelliset asiakirjat.
Käyttöoikeuksien määrittely on olennainen osa sosiaalihuollon laadukasta tiedonhallintaa. Se vahvistaa sekä asiakkaiden tietosuojaa että ammattilaisen oikeusturvaa, kun hän ei vahingossa näe liikaa tietoja järjestelmästä. Palvelunantajan täytyy varmistaa, että sen käytössä oleva asiakastietojärjestelmä täyttää asiakastietolain ja tietojen käsittelyä sääntelevän asetuksen vaatimukset.
Tarkistuslista palvelunantajille ennen liittymistä
Kaikkien Kanta-liittymiseen valmistautuvien julkisen ja yksityisen sosiaalihuollon palvelunantajien kannattaa varmistaa, että
- työntekijöiden käyttöoikeudet on määritelty tehtäväkohtaisesti
- ostopalveluissa työntekijällä on pääsy vain palvelun tuottamisessa tarvittaviin tietoihin
- asiakastietojärjestelmän rajaukset vastaavat rooleja
- henkilöstö tuntee oman tehtävänsä mukaiset tiedonsaantioikeudet.
