Usein kysyttyä tietoaineistojen siirrosta

Sote-uudistuksen voimaanpanolaissa ja THL:n siirto-ohjeessa siirtäminen tarkoittaa pääsääntöisesti tietoaineistojen hallinnointivastuun siirtymistä. Siirto-ohjeessa tarkennetaan erikseen, kun puhutaan tietoaineistojen fyysisestä siirtämisestä.

Siirto-ohje itsessään ei ole velvoittava, mutta se pohjautuu pitkälti sote-uudistuksen voimaanpanolakiin, jossa määritellään mm. potilas- ja asiakasasiakirjojen siirtorajaukset hyvinvointialueille. Näistä säädöksistä ei voi poiketa. Sellaisten tietoaineistojen siirroista, joista laissa ei säädetä, organisaatiot voivat sopia tarkoituksenmukaisella tavalla hyvät tiedonhallinnan käytänteet huomioiden.

THL ja Kansallisarkisto ovat yhteistyössä tuottaneet Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuuden. Kokonaisuus on Kansallisarkiston verkkosivuilla ja sitä voi hyödyntää myös muiden kuin sosiaalihuollon analogisten arkistojen järjestämisessä.
Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus (Kansallisarkisto)

Eivät vaikuta. Tietyt potilasasiakirjat ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ovat siirtyneet sote-uudistuksen voimaanpanolain (616/2021) perusteella hyvinvointialueiden hallintaan 1.1.2023 alkaen, eikä näitä rajauksia ole myöhemmin muutettu. Vaikka lain perusteella siirtyneitä tietoaineistoja ei olisi fyysisesti siirretty hyvinvointialueille, ovat ne 1.1.2023 alkaen olleet hyvinvointialueen vastuulla. 1.1.2024 voimaan tullut asiakastietolaki määrittelee asiakirjoille uudet säilytysajat, mutta se ei enää takautuvasti vaikuta näihin siirtorajauksiin.

Sote-uudistuksen voimaanpanolain perusteella kaikki sote-uudistuksen yhteydessä purkautuneiden kuntayhtymien tietoaineistot ovat siirtyneet hyvinvointialueiden hallintaan.

Jos asiakirjan olisi saanut tuhota ennen asiakastietolain voimaantuloa, niin asiakirja voidaan edelleen tuhota. Jos asiakirja oli vielä säilytysvaiheessa asiakastietolain voimaantullessa, siirrytään noudattamaan asiakastietolaissa säädettyjä säilytysaikoja.