Ohjeet ja soveltaminen

Tiedon ja vaatimusten yhdenmukaistaminen sujuvoittaa toimintaa ja parantaa tiedonhallinnassa käytettävien ratkaisujen laatua. Yhdenmukaisuuden toteutuminen vaatii harkittuja ja perusteltuja määrittelyjä, ohjeita tai malleja sekä käytännön työn, tietorakenteiden ja tietojärjestelmäratkaisujen muuttamista ja uudistamista. 

Rakenteisia dokumentteja tai asiakirjoja käytetään toimintatiedon hallintaan, jolla tuetaan tietointensiivistä päätöksentekoa. Rakenteisen tiedon hyödyntäminen yhdenmukaistaa ja tehostaa viranomaistoimijoiden tietotuotantoa. Laaja yhteistyö esimerkiksi kansallisissa asiantuntijaryhmissä luo edellytyksiä tiedonhallinnan onnistumiselle.

Mitä rakenteinen tieto on? 

Kansalaisen ja palvelujärjestelmän arjen asiantuntijat muovaavat kerättäviä tietoja, jotta niiden analyysi ja jatkojalostaminen palvelisivat mahdollisimman hyvin kansalaisen, ammattilaisen ja organisaation tiedon tarpeita.

Tieto tarvittavassa muodossa

Dokumentti on ihmisen ymmärrettäväksi tarkoitettu looginen ja merkityksellisesti tallennettu tietokokonaisuus. Asiakirja on organisaation virallinen ja sen hallinnassa ja vastuulla oleva dokumentti.

Rakenteisen dokumentin tai asiakirjan tietokokonaisuudelle on ennalta määritelty tunnistettuja rakenneosia. Rakenteisuus soveltuu erityisen hyvin dokumenteille tai asiakirjoille, joita joudutaan myöhemmin käsittelemään automaattisesti. Kaikkia dokumentteja tai asiakirjoja ei kannata rakenteistaa. 

Vaatimusten ohjaaminen yhdenmukaisiksi 

Toiminnan kehittäminen ja tietojärjestelmiin kohdistuvien vaatimusten yhdenmukaistaminen edellyttävät toimintaohjeita, koulutusta ja toiminnan arviointia.

Tietojärjestelmiin ja tiedonhallinnan ratkaisuihin kohdistuvia olennaisia vaatimuksia yhdenmukaistetaan valtakunnallisesti. Yhdenmukaistaminen ja siihen liittyvät määräykset kohdistuvat ratkaisujen toiminnallisuuteen, yhteentoimivuuteen ja tietoturvallisuuteen. Sertifioinnin ja omavalvontasuunnitelmien avulla sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoita ohjataan riittäviin ja yhdenmukaisiin tietoturva- ja tietosuojakäytäntöihin.