Tietosuojailmoitus

Tietosuojailmoitus rekisteröidyn informoimiseksi

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) käsittelee henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. THL noudattaa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja huolehtii, että tietoturva on asianmukaisella tasolla. Tässä ilmoituksessa kerromme tarkemmin, kuinka henkilötietojasi käsitellään rikosasioiden ja eräiden riita-asioiden sovittelusta annetussa laissa (1015/2005, myöhemmin ”sovittelulaki”) tarkoitetun sovittelupalvelun tuottamista varten.

 


1. Rekisterinpitäjä ja tietojen käsittelijä

THL vastaa sovittelutoiminnan järjestämisestä sovittelulain mukaisesti ja on sovittelutoiminnan yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä.


Yhteystiedot:

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, THL
PL 30
00271 Helsinki
puh. 020 610 6000

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa on:
Kehittämispäällikkö Henrik Elonheimo

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
PL 30
00271 Helsinki
S-posti: [email protected]
Puh: 029 524 6025

THL:n tietosuojavastaavan yhteystiedot: [email protected].

Henkilötietojen käsittelijä on se alueellinen sovittelutoimisto, jossa asia on vireillä. Toimistojen yhteystiedot. 

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojasi käsitellään sovittelulaissa tarkoitetun sovittelupalvelun järjestämistä ja tuottamista varten, sekä myös sovittelutoimistojen muissa, sovitteluun liittyvissä  työmuodoissa tai hankkeissa. Sovittelua koskevien tietojen avulla julkaistaan myös sovittelutoimintaa koskevat tilastot. Tietoja voidaan käyttää myös sovittelutoiminnan tutkimiseen.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön. THL:n tehtävät on määritelty Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta annetussa laissa (668/2008, myöhemmin THL-laki). Sovittelutoiminnasta säädetään sovittelulaissa.

Sovittelutoiminnassa tapahtuva henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, myöhemmin ”tietosuoja-asetus”) 6 artiklan 1 kohdan e-alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 1 momentin 2 kohtaan (käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi) ja sovittelulakiin. 

Arkaluonteisten henkilötietojen sekä rikostuomioihin ja rikoksiin liittyvien henkilötietojen osalta käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g-alakohtaan (käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä), tietosuoja-asetuksen 10 artiklaan, tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 2 kohtaan (tietojen käsittelystä säädetään laissa tai se johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä) ja 7 §:n 1 momentin 2 kohtaan (tietoja käsitellään 6 §:n 1 momentin 2 kohdassa säädetyssä tarkoituksessa) sekä sovittelulakiin.

Lisäksi sovittelutoiminnassa käsiteltäviä henkilötietoja käytetään tilastointiin ja tieteelliseen tutkimukseen. Tältä osin käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi), tietosuojalain 4 §:n 1 momentin 3 kohtaan (tieteellinen tutkimus tai tilastointi) ja THL:n osalta THL-lakiin. Arkaluonteisten henkilötietojen sekä rikostuomioihin ja rikoksiin liittyvien henkilötietojen osalta käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g-alakohtaan (käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä), tietosuoja-asetuksen 10 artiklaan, tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 7 kohtaan (tieteellinen tutkimus tai tilastointi) ja 7 §:n 1 momentin 2 kohtaan (tietoja käsitellään 6 §:n 1 momentin 7 kohdassa säädetyssä tarkoituksessa) sekä THL:n osalta THL-lakiin.


4. Käsiteltävät henkilötiedot

Tiedot tai tietotyypit, jotka sovittelun asiakkaista sekä sovittelijoista ja sovittelutoimistojen henkilökunnasta kerätään ja tallennetaan tietojärjestelmään:
 
Asiakkaan tiedot: hetu, etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, kieli, tieto turvakiellosta, puhelinnumero, sähköposti, osoite, lisätiedot (avoin). Alaikäisen osalta myös huoltajien/edunvalvojan tiedot. Osapuolten rooli (asianomistaja, epäilty, molemmat, osaisena asiassa).

Asiakas yhdistetään aloitteeseen, josta kirjataan esitutkintanumero, syyttäjän asianumero, asianimikkeen luonne (rikos tai riita), rikoksen luokitus, tyyppi ja nimike, mahdollinen lähisuhde osapuolten välillä, asianimikkeen alkamis- ja päättymispäivä, tapahtumakunta.

Sovitteluprosessin etenemiseen liittyvät tiedot:

Tapahtumakirjaukset: ei sopimusta, jatko- ja tukipalveluihin ohjaaminen, keskeyttäminen, päätöksen teko, sopimus ja sen seuranta, sovitteluraportti, tapaaminen, yhteydenpito asiakkaaseen, vapaaehtoisiin ja viranomaisiin, yhteistapaamisen muut läsnäolijat, avoin kenttä. Jatko- ja tukipalveluihin ohjatessa kirjataan myös mihin ohjattu (oikeusaputoimisto, talous- ja velkaneuvonta, rikosuhripäivystys, päihdepalvelut, mielenterveyspalvelut, väkivaltapalvelut/ turvakoti, väkivaltapalvelut/avopalvelut, sosiaalipalvelut/lastensuojelu, sosiaalipalvelut/aikuispalvelut, sosiaalipalvelut/vanhuspalvelut, lasten ja nuorten palvelut).

Päätökset: Sovitteluprosessia koskeva päätös: päätöspäivämäärä, asianimike, asianosaisen nimi, päätöslaji (myönteinen, kielteinen, keskeytys), vapaamuotoinen päätösteksti, päätöksen allekirjoittajan tiedot, päätöksen jakelu. Alaikäisen osapuolen huoltajan osalta voidaan tehdä päätös osallistumisesta: päätöspäivämäärä, asianimike, asianosaisen nimi, päätöksen peruste, vapaamuotoinen päätösteksti, päätöksen allekirjoittaja, päätöksen jakelu.

Aloitteen lopputulokseen ja mahdollisen sopimuksen seurantaan liittyvät tiedot:

Sopimuksen tiedot: Asianimikkeet, osapuolet, onko sopimusta tehty, allekirjoituspäivämäärä, sopimuksen sisältö (avoin kenttä).

Hyvitykset ja seuranta: Rahallinen (sovittu summa ja toteutunut summa), työkorvaus (sovittu summa ja toteutunut summa), anteeksipyyntö, käyttäytymissopimus, omaisuuden palauttaminen, ei vaatimuksia/vaatimuksista luopuminen, sisältääkö sopimus seurantaa, seurannan tiedot (avoin), seurannan päättymispäivä, sopimuksen täyttymisen tiedot (on täyttynyt/on täyttynyt osittain/ei ole täyttynyt).

Aloitetta koskevat liitteet: sopimuskopio ja sovittelijan raportti. (Jokaisen sovittelutoimiston alueella sovittelijaraportti sisältää hiukan erilaisia tietoja; pääasiassa siihen dokumentoidaan sovittelijan tekemät toimenpiteet sovitteluprosessin edistämiseksi.)
Lisäksi tietojärjestelmä sisältää tietoja sovittelutoimistojen henkilökunnasta ja vapaaehtoissovittelijoista:

Sovittelijat: nimi, hetu, osoite, puhelinnumero, sähköposti, tilinumero, koulutus, ammatti, onko käytössä auto, aloitusvuosi sovittelijana, erityisosaaminen sovittelijana, sovittelupaikkakunnat, sovittelukielet, äidinkieli, minä ajankohtana käytettävissä sovittelijana.
Henkilökunta: nimi, rooli, toimipiste, titteli, sähköposti, puhelin, työsuhteen alkamis- ja päättymispäivät.

5. Mistä lähteistä henkilötiedot on kerätty?

Käsiteltävät tiedot saadaan asiakkailta sekä vapaaehtoissovittelijalta ja sovittelutoimiston työntekijältä itseltään. Lisäksi tietoja saadaan asian sovittelutoimistoon lähettäneeltä viranomaiselta ja Digi- ja väestötietovirastolta.

6. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen 

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti sovittelutoimistojen tai THL:n ulkopuolelle. Mikäli rekisterissä olevia asiakastietoja käytetään tutkimukseen, edellytetään sitä varten THL:n puoltoa ja kysessä olevien sovittelutoimistojen lupaa.

7. Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon perustuen mm. henkilöiden profilointiin.

9. Henkilötietojen säilyttäminen

Sovittelun yhteydessä käsiteltävien tietojen arkistoinnista vastaa THL. Henkilötietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994) ja THL:n tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. THL säilyttää voimassa olevan lainsäädännön ja Kansallisarkiston päätösten perusteella tässä ilmoituksessa tarkoitettuja henkilötietoja toistaiseksi.

10. Mitä oikeuksia sinulla on?

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle tiettyjä oikeuksia, joilla voit varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä siihen sovittelutoimistoon, jossa asiasi on vireillä. Voit myös ottaa yhteyttä THL:n kirjaamoon ([email protected]).

Tietyissä tapauksissa oikeuksiasi voidaan rajoittaa esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen vuoksi tai jos käsittely tapahtuu tieteellistä tutkimusta, tilastointia tai arkistointia varten. Jos oikeuksiasi on rajoitettu, rekisterinpitäjä toteuttaa lainsäädännön edellyttämät asianmukaiset ja tarpeelliset suojatoimenpiteet.

10.1. Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Lähtökohtaisesti muuhun kuin tieteelliseen tutkimukseen liittyvä tietojen käsittely perustuu kuitenkin lainsäädäntöön eikä antamaasi suostumukseen. Myös tieteellisen tutkimukseen liittyvä käsittely voi perustua muuhun kuin antamaasi suostumukseen.

10.2. Oikeus tarkastaa itseä koskevat tiedot

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään ja kuinka niitä käsitellään. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista siltä osin kuin jäljennöksen antamisella ei ole haitallisia vaikutuksia muiden oikeuksiin ja vapauksiin tai jos THL:llä ei ole lakiin perustuvaa perustetta kieltäytyä tietojen luovuttamisesta.
Oikeutta henkilötietojen tarkastamiseen voidaan rajoittaa tieteellisessä tai historiallisessa tutkimustarkoituksessa tai tilastointitarkoituksessa silloin, kun tarkastusoikeus todennäköisesti estää tai vaikeuttaa tutkimuksen ja tilastoinnin toteuttamisen.

10.3. Oikeus tietojen oikaisuun

Lähtökohtaisesti sinulla on oikeus epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisuun.

10.4. Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla voi olla oikeus tietojen poistamiseen. Jos tietojen käsittely perustuu THL:n lakisääteisen tehtävän hoitamiseen tai tietojen säilyttämiselle on jokin muu lakiin perustuva velvoite, oikeuttasi tietojen poistamiseen voi olla rajoitettu.

10.5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Rajoittamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerkiksi jos sinua koskevat henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä. Tässä tapauksessa voimme käsitellä henkilötietojasi vain suostumuksellasi, oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi, yleisen edun vuoksi tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

10.6. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla voi olla oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa.

10.7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa THL:n ja sovittelutoimistojen suorittaman henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto 

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

Päivitetty: