Dokumentering i barnskyddet
Anteckningar, det vill säga dokumentation, är ett viktigt verktyg i barnskyddsarbetet. Dokumentation innebär att uppgifter skrivs in och sparas i handlingar för senare användning. Det kan också innebära att man sparar en bild eller ett ljud. Även bild- och ljudupptagningar är handlingar i barnskyddsarbetet. Barnskyddslagen förpliktar de anställda att göra anteckningar och styr vad som antecknas.
Det språk som används i anteckningarna får inte kränka klienten. De ord som används måste vara begripliga. Om man använder många förkortningar eller ett svårt fackspråk i handlingarna kan innehållet förbli oklart.
Socialarbetarens skyldigheter
- Ge information om ett dokument som begärts.
- Fatta ett negativt beslut om socialarbetaren anser att uppgifterna i dokumentet inte kan lämnas ut till dig.
- Berätta att ett negativt beslut som fattats av en socialarbetare kan överklagas.
Varför är det viktigt att dokumentera?
Syftet med anteckningarna är att ge den anställda handledning i alla arbetsskeden och i beslutsfattandet enligt barnskyddslagen. Noggranna anteckningar är viktiga för att trygga dina och din familjs rättigheter. Ditt bästa ska alltid beaktas. Genom barnskyddets åtgärder påverkas tillgodoseendet av dina rättigheter.
Eftersom barnskyddsarbetet utgår från att trygga barnets bästa och rättigheter, ska alla åtgärder som anknyter till barnskyddsarbetet dokumenteras noggrant och korrekt i barnskyddshandlingarna. Handlingarna beskriver till exempel dina och din familjs stödbehov samt hurdant stöd ni bedöms behöva.
Vad är en handling?
En handling är ett dokument eller en upptagning som kan ha ett betydande juridiskt värde.
En klienthandling är en handling som innehåller uppgifter om en personklient.
Med barnskyddshandling avses en handling som har upprättats av en barnskyddsmyndighet eller en yrkesutbildad person som är anställd hos den. Det kan också vara fråga om en handling som har lämnats in till en myndighet, till exempel en klients ansökan om barnskyddstjänster.
Uppgifterna i handlingarna ska ge en korrekt bild av situationen samt tydligt beskriva målen och besluten. När man tillsammans antecknar uppgifter om dig i handlingarna stärks din och din familjs delaktighet. Syftet med dokumentationen är att berätta hur din och din familjs delaktighet förverkligas i samarbete med socialarbetaren och andra yrkesutbildade personer som stöder dig och din familj och hur du själv kan uttrycka din åsikt.
Vilka uppgifter finns i handlingarna?
Handlingar inom barnskyddet innehåller personuppgifter om barnet. Personalen inom barnskyddet ska i de klienthandlingar som gäller ett barn eller en ung person anteckna alla sådana uppgifter som påverkar ordnandet av de barnskyddsåtgärder som barnet eller den unga behöver. Det innebär också uppgifter som är nödvändiga för planeringen, genomförandet och uppföljningen av åtgärderna. Uppgifterna kan till exempel beskriva barnets egenskaper och aktivitet.
I klientregistret införs uppgifter om att klientrelationen inletts, fortsatt och avslutats, sammandrag av utredningen av barnskyddsbehovet, anteckningar om det sociala arbetet, klientplaner, rapporter om hörande, ansökningshandlingar till förvaltningsdomstolen, barnskyddsbeslut samt andra uppgifter om klienterna, till exempel handlingar som upprättas inom vården utom hemmet.
Dokumentationen ska inledas genast när ett barnskyddsärende inleds, det vill säga från och med den tidpunkt då en anställd inom barnskyddet har fått kännedom om ett barn som eventuellt är i behov av barnskydd. Anteckningar görs tills barnskyddet upphör.
En uppdaterad och omsorgsfull dokumentation är viktig med tanke på tillsynen över barnskyddet. Genom att undersöka dokumentationen kan de myndigheter som övervakar barnskyddet vid behov utreda om det har förekommit brister i barnskyddets verksamhet eller om det har gjorts lagstridiga fel.
Läs mer: Tillsyn över barnskyddsmyndigheterna
Tack vare anteckningarna kan du också själv bedöma huruvida barnskyddets verksamhet är ändamålsenlig och korrekt. Till exempel om ett beslut som gäller dig verkar oklart eller felaktigt kan du söka ändring i beslutet, om du har fyllt 12 år. Du kan vara aktiv och övervaka barnskyddet oberoende av din ålder.
Du har rätt att få uppgifter om dig själv
Handlingar som gäller dig själv och dina ärenden är en viktig informationskälla för dig. Med hjälp av uppgifterna i handlingarna kan du bilda dig en korrekt uppfattning om din situation och ta ställning till saker och ting. Du ska garanteras rätt att få information om ett barnskyddsärende som gäller dig själv på ett sätt som är lämpligt med tanke på din ålder, tillväxt och utveckling. Du har också rätt att kontrollera vilken bild anteckningarna ger av dig och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras!
Man kan återgå till anteckningar som gjorts under en klientrelation inom barnskyddet ännu flera år efter att klientrelationen inom barnskyddet har upphört. Därför är det viktigt vilka ord som har använts i anteckningarna och hur orsakssambanden har byggts upp.
Personer som varit klienter hos barnskyddet som barn har velat läsa anteckningar om sig själva senare som vuxna. Tack vare anteckningarna kan de ha fått en förklaring på saker som det inte tidigare har hittats ord för och de har förstått många saker om sin barndom på ett nytt eller bättre sätt.
Kan din rätt att få uppgifter begränsas?
Lagen ger myndigheten möjlighet att begränsa din rätt att få information. Den vanligaste orsaken till begränsningen är i praktiken att utlämnandet av uppgifter strider mot ditt bästa. Information som strider mot ditt bästa är till exempel uppgifter som hotar att äventyra en människorelation som är viktig för dig, din säkerhet eller din hälsa. Enligt barnskyddslagen får man i samband med utredande av åsikt och hörande inte till dig inte lämna sådana uppgifter som äventyrar din utveckling eller strider mot någon annan synnerligen viktig enskild fördel för dig.
På dessa sidor kan du läsa mer om dokumentation:
- ”Haluan, että minusta kirjataan hyviä asioita” : lapsen osallisuuden lisääminen Turun kaupungin lastenkotien päivittäiskirjaamisessa (på finska, ”Jag vill att det ska antecknas bra saker om mig” – ökad delaktighet för barnet i den dagliga dokumentationen i Åbo stads barnhem)
- Meidän oma valvontasuunnitelma – Opas nuorten osallisuutta tukevaan omavalvontatyöhön lastenkodeissa (på finska, Vår egen kontrollplan – handbok för egenkontroll som stöder ungdomarnas delaktighet i barnhem)
- Kehittämishanke Kansa-koulu, Kirjaaminen ja tiedonhallinta (på finska, Utvecklingsprojektet Kansa-koulu, dokumentation och informationshantering)
- Kirjaamisen etiikka ja asiakaslähtöisyys (på finska, Dokumentation – etik och klientorientering)
