Dataskyddsmeddelande

Institutet för hälsa och välfärd (THL) behandlar personuppgifter för att kunna sköta sina lagstadgade uppgifter. Vid behandling av personuppgifter följer THL gällande dataskyddslagstiftning och ser till att informationssäkerheten är på en ändamålsenlig nivå. I detta meddelande redogör vi närmare för hur dina personuppgifter behandlas för att producera den medlingstjänst som avses i lagen om medling vid brott och i vissa tvister (1015/2005, nedan "medlingslagen").

1.Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde

THL ansvarar för att ordna medlingsverksamhet i enlighet med medlingslagen och är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i samband med denna verksamhet.

Kontaktuppgifter:

Institutet för hälsa och välfärd (THL)
PB 30
00271 Helsingfors
tfn 020 610 6000

Kontaktperson i ärenden som gäller behandling av personuppgifter:
Utvecklingschef Henrik Elonheimo
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
PB 30
00271 Helsingfors
E-post: [email protected]
tfn 029 524 6025

Kontaktuppgifter för THL:s dataskyddsombud: [email protected]

Personuppgiftsbiträdet är den regionala medlingsbyrå där ärendet är anhängigt. Byråernas kontaktuppgifter finns på adressen: https://thl.fi/sv/web/thlfi-sv/tjanster/statens-specialtjanster-inom-social-och-halsovarden/medling/medlingsbyraernas-kontaktuppgifter

2.Syftet med behandlingen av personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas för att ordna och producera den medlingstjänst som avses i medlingslagen. Uppgifterna om medlingen används också när statistik över medlingsverksamheten publiceras. Uppgifterna kan också användas för att undersöka medlingsverksamheten.

3.Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på gällande lagstiftning. THL:s uppgifter har fastställts i lagen om Institutet för hälsa och välfärd (668/2008, nedan THL-lagen). Bestämmelser om medlingsverksamhet finns i medlingslagen.

Behandlingen av personuppgifter i medlingsverksamheten grundar sig på artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679, nedan "dataskyddsförordningen") (behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning), 4 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018, behandlingen behövs och är proportionell i en myndighets verksamhet för utförande av en uppgift av allmänt intresse) och medlingslagen. 

I fråga om känsliga personuppgifter samt personuppgifter som hänför sig till fällande domar i brottmål och brott grundar sig behandlingen på artikel 9.2 g i dataskyddsförordningen (behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse), artikel 10 i dataskyddsförordningen, 6 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen (behandlingen av uppgifter regleras i lag eller föranleds av en uppgift som direkt har ålagts den personuppgiftsansvarige i lag) och 7 § 1 mom. 2 punkten (uppgifterna behandlas för syften som anges i 6 § 1 mom. 2 punkten) samt medlingslagen.

Dessutom används de personuppgifter som behandlas i medlingsverksamheten för statistikföring och vetenskaplig forskning. Till denna del grundar sig behandlingen på artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse), 4 § 1 mom. 3 punkten i dataskyddslagen (vetenskaplig forskning eller statistikföring) och på THL-lagen i fråga om THL. I fråga om känsliga personuppgifter samt personuppgifter som gäller fällande domar i brottmål och brott grundar sig behandlingen på artikel 9.2 g i dataskyddsförordningen (behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse), artikel 10 i dataskyddsförordningen, 6 § 1 mom. 7 punkten i dataskyddslagen (vetenskaplig forskning eller statistikföring) och 7 § 1 mom. 2 punkten (uppgifterna behandlas i det syfte som anges i 6 § 1 mom. 7 punkten) samt på THL-lagen i fråga om THL.

4.Personuppgifter som behandlas

Uppgifter eller uppgiftstyper som samlas in och sparas i datasystemet om medlingens klienter samt medlare och medlingsbyråernas personal:
 
Uppgifter om klienten: Personbeteckning, förnamn, efternamn, födelsetid, kön, språk, uppgift om spärrmarkering, telefonnummer, e-post, adress, tilläggsuppgifter (öppna). När det gäller en minderårig även uppgifter om vårdnadshavarna/intressebevakaren. Parternas roll (målsägande, misstänkt, båda, delaktig i ärendet).

Kunden kopplas till ett initiativ där man antecknar förundersökningsnummer, åklagarens ärendenummer, ärendets karaktär (brott eller tvist), brottets klassificering, typ och beteckning, eventuell nära relation mellan parterna, datum då ärendet inleds och avslutas, händelsekommun.

Uppgifter om hur medlingsprocessen framskrider:

Registrering av händelser: Inget avtal, hänvisning till fortsatta tjänster och stödtjänster, avbrytande, beslutsfattande, avtal och uppföljning av det, medlingsrapport, möte, kontakt med klienten, frivilliga och myndigheter, övriga närvarande vid det gemensamma mötet, öppet fält. Vid hänvisning till fortsatta tjänster och stödtjänster antecknas också vart personen hänvisats (rättshjälpsbyrån, ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning, brottsofferjouren, missbrukartjänster, mentalvårdstjänster, våldsförebyggande tjänster/skyddshem, våldsförebyggande tjänster/öppenvård, socialservice/barnskydd, socialservice/vuxenservice, socialservice/äldreomsorg, tjänster för barn och unga).

Beslut: Beslut som gäller medlingsprocessen: Beslutsdatum, ärendebeteckning, partens namn, beslutsslag (positivt, negativt, avbrott), fritt formulerad beslutstext, uppgifter om den som undertecknat beslutet, distribution av beslutet. I fråga om en minderårig parts vårdnadshavare kan beslut om deltagande fattas: Beslutsdatum, ärendebeteckning, partens namn, grund för beslutet, fritt formulerad beslutstext, beslutets undertecknare, distribution av beslutet.

Uppgifter om initiativets slutresultat och uppföljningen av ett eventuellt avtal:

Avtalets uppgifter: Ärendebeteckningar, parter, om avtal har ingåtts, datum för undertecknande, avtalets innehåll (öppet fält).

Gottgörelser och uppföljning: Ekonomisk (avtalad summa och realiserad summa), arbetsersättning (avtalad summa och realiserad summa), ursäkt, avtal om uppförande, återlämnande av egendom, inga krav/frångående av krav, huruvida avtalet innefattar uppföljning, uppgifter om uppföljningen (öppen), datum när uppföljningen upphör, uppgifter om huruvida avtalet uppfyllts (har uppfyllts/har delvis uppfyllts/har inte uppfyllts).

Bilagor till initiativet: Avtalskopia och medlarens rapport. (På varje medlingsbyrås område innehåller medlarens rapport lite olika uppgifter; i huvudsak dokumenteras medlarens åtgärder för att främja medlingsprocessen.)
Dessutom innehåller datasystemet uppgifter om medlingsbyråernas personal och frivilliga medlare:

Medlare: Namn, personbeteckning, adress, telefonnummer, e-post, kontonummer, utbildning, yrke, huruvida personen har tillgång till bil, år då personen började som medlare, specialkompetens som medlare, medlingsorter, medlingsspråk, modersmål, vid vilken tidpunkt personen kan användas som medlare.

Personal: Namn, roll, verksamhetsställe, titel, e-post, telefon, datum då anställningen inletts och avslutas.

5.Från vilka källor kommer personuppgifterna?

De uppgifter som behandlas fås från klienterna samt frivilliga medlare och medlingsbyråns anställda. Dessutom fås uppgifter från den myndighet som skickat ärendet till medlingsbyrån och från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

6.Överföring eller utlämnande av personuppgifter 

Uppgifterna lämnas inte regelmässigt ut till medlingsbyråer eller aktörer utanför THL. Om klientuppgifterna i registret används för forskning krävs THL:s förordande och tillstånd av medlingsbyråerna i fråga.

7.Överföring och utlämnande av uppgifter till områden utanför EU eller EES

Personuppgifter överförs inte till områden utanför EU eller EES.

8.Profilering och automatiskt beslutsfattande

Personuppgifterna används inte på basis av automatiskt beslutsfattande för bland annat profilering av personer.

9.Lagring av personuppgifter

THL ansvarar för arkiveringen av de uppgifter som behandlas i samband med medlingen. Personuppgifternas lagringstider fastställs enligt arkivlagen (831/1994) och THL:s datahanteringsplan. THL sparar de personuppgifter som avses i detta meddelande tills vidare med stöd av gällande lagstiftning och Riksarkivets beslut.

10.Vilka rättigheter har du?

Dataskyddslagstiftningen garanterar dig vissa rättigheter, genom vilka du kan säkerställa att den grundläggande rättigheten till integritetsskydd uppfylls. Om du vill utnyttja dina rättigheter ska du kontakta den medlingsbyrå där ditt ärende är anhängigt. Du kan också kontakta THL:s registratorskontor ([email protected]).

I vissa fall kan dina rättigheter begränsas till exempel på grund av en lagstadgad skyldighet eller om behandlingen sker för vetenskaplig forskning, statistikföring eller arkivering. Om dina rättigheter har begränsats, vidtar den personuppgiftsansvariga de ändamålsenliga och nödvändiga skyddsåtgärder som krävs enligt lag.

10.1.Rätt att återta samtycke

Om vi behandlar dina personuppgifter på basen av det samtycke du gett, har du rätt att återta ditt samtycke. I princip grundar sig dock behandlingen av uppgifter som hänför sig till annat än vetenskaplig forskning på lagstiftningen och inte på ditt samtycke. Även behandling i anslutning till vetenskaplig forskning kan grunda sig på annat än ditt samtycke.

10.2.Rätt att granska egna personuppgifter

Du har rätt att få veta vilka av dina personuppgifter som behandlas och hur de behandlas. Du har också rätt att få en kopia på dina personuppgifter till den del överlåtandet av en kopia inte påverkar andras rättigheter och friheter på ett ogynnsamt sätt eller såvida THL inte har en lagstadgad grund att neka utlämnandet av uppgifter.

Rätten att granska personuppgifter kan begränsas för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller för statistikföring när rätten sannolikt hindrar eller försvårar genomförandet av forskning och statistikföring.

10.3.Rätt att korrigera uppgifter

Utgångspunkten är att du har rätt att få bristfälliga eller felaktiga uppgifter korrigerade.

10.4.Rätt att radera uppgifter

Du har eventuellt rätt att få uppgifter raderade. Om behandlingen av uppgifter grundar sig på THL:s lagstadgade skötsel av uppdraget eller om det föreligger någon annan lagbaserad skyldighet till lagringen av uppgifter, kan din rätt till att radera uppgifter vara begränsad.

10.5.Rätt att begränsa behandlingen

Du har eventuellt rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter i fall som stadgats i lagen. Rätt att begränsa behandlingen kan komma på fråga till exempel om du anser att dina personuppgifter är felaktiga, att de behandlas på ett sätt som strider mot lagen eller om du motsatt dig behandlingen av dina uppgifter. I detta fall kan vi behandla dina personuppgifter endast med ditt samtycke om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk, i allmänt intresse eller för att skydda en annan persons rättigheter.

10.6.Rätt att invända mot behandlingen av personuppgifter

Du har eventuellt rätt att invända mot behandlingen av personuppgifter i fall som stadgats i lagen.

10.7.Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet

Du har rätt att be Dataombudsmannen bedöma lagenligheten i den behandling av personuppgifter som THL och medlingsbyråerna utför.

Kontaktuppgifter:

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Växel: 029 566 6700
Registratorskontoret: 029 566 6768
E-post (registratorskontoret): [email protected]

Uppdaterad: