Organisaatiomuutoksessa huomioitavaa
Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantaja vastaa asiakas- ja potilastietojen rekisterinpitäjänä niiden käsittelyn lainmukaisuudesta. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajan organisaatiomuutokset vaikuttavat Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuuteen sekä asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn.
Mahdollisia organisaatiomuutoksia
- Y-tunnuksen vaihtuminen
- Yhtiöittäminen, yritysostot tai -myynnit ja yhteenliittymiset (kuten itsenäisesti toimivien liiketoiminnallisten kokonaisuuksien osto tai myynti) sekä
- Toiminnan lopettaminen
Organisaatiorakenteen muutokset vaikuttavat
- Asiakas- ja potilastietojen rekisterinpitäjyyteen ja arkistointiin
- Toimintamalleihin
- Kanta-palvelujen sopimuksiin ja sitoumuksiin
- Reseptin uusimispyyntöihin
- Teknisiin yhteyksiin ja asiakas- ja potilastietojärjestelmiin
- Sosiaali- ja terveydenhuollon lupatietoihin
- Tilastointiin ja tietojen toimittamiseen
- Varmenteisiin
Organisaation vastuut
Organisaatiorakenteen muuttuessa palvelun järjestäjä vastaa muutoksen vaikutuksien tunnistamisesta ja määrittelystä esim. OID-koodeihin, palveluyksiköihin ja niiden rakenteeseen, Kanta-palveluiden käyttöön, rekisterinpitäjyyteen ja omavalvontaan.
Organisaatio vastaa myös muutoksen ja sen vaikutusten tiedottamisesta ammattilaisille ja asiakkaille. Organisaation tulee varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien toimivuus ja sisäisten rekisterien oikeellisuus yhdessä järjestelmätoimittajansa kanssa.
Tukea organisaatioille muutostilanteessa
Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajien tueksi THL ja Kela ovat tehneet ohjeistuksen, jonka avulla organisaatiot voivat varmistaa Kanta-palveluiden yhteyksien jatkuvuuden myös organisaation muutostilanteissa. Ohjeistus on suunnattu muutostilanteissa oleville julkisille ja yksityisille palvelunantajille, mutta ohjeistusta voivat hyödyntää myös muut muutosten valmisteluissa mukana olevat toimijat.
Muutostilanteiden valmistelu
Muutosvalmistelujen kokonaisuuden hahmottamiseksi ohjeistukseen kannattaa tutustua kokonaisuudessaan, mutta muutoin ohjeistuksen sisältöä pystyy hyödyntämään tarvittavilta osin. Kunkin vaiheen kohdalta avautuu päätehtävät ja niistä edelleen tarkemmat ohjeet.
