Ruoka-aputoiminnan taloussuunnittelu
Ruoka-aputoiminnan valtionavustusta voi käyttää toiminnasta aiheutuviin välttämättömiin kuluihin ja hankintoihin.
Mitä kustannuksia voidaan hyväksyä?
Valtionavustukseen oikeuttavia hyväksyttäviä kustannuksia ovat ruoka-avun järjestämisen kannalta välttämättömät kulut:
- sellaiset vuokrat ja sähkö- ja polttoainekustannukset, jotka liittyvät kuljetukseen, varastointiin ja jakeluun
- ruoan valmistuskustannukset
- materiaalien, tarvikkeiden ja muiden vastaavien tuotteiden välittömät hankintakustannukset
- kylmäkuljetuskalusteiden sekä jakeluautojen leasing- ja käyttökustannukset
- alueellisten logistiikkakeskusten käyttökustannukset
- määritellyn tavoitteen toteuttamiseksi välttämättömät muut kuin 1–5 kohdassa tarkoitetut kustannukset.
Hankinnat
Avustettava toiminta voi sisältää myös hankintoja.
Avustettavaan toimintaan liittyviä pieniä tai pienehköjä hankintoja ruoka-aputoiminnassa voivat olla esimerkiksi jääkaapit, pakastimet ja kylmävitriinit. Kuitenkin erityistilanteissa myös isommat hankinnat ovat mahdollisia valtionapuviranomaisen päätöksellä, kun ne arvioidaan kohdan 6 mukaiseksi välttämättömäksi muuksi kustannukseksi. Isommat hankinnat edellyttävät, että hankinnan tarkoituksenmukaisuus on hyväksytty valtioapuviranomaisen toimesta ennen hankinnan toteuttamista.
Muut välttämättömät kustannukset
Välttämättömiä muita kustannuksia voivat olla perusteluissa tapauksissa valtionapuviranomaisen päätöksellä myös ruoka-avun käytännön toteuttamiseen liittyvät henkilöstökustannukset, kuten pienimuotoiset ruuan jakeluun osallistuvien henkilöiden tai kylmäkuljetusauton kuljettajan palkkakustannukset.
Lisäksi leasing, eli käyttöomaisuuden pitkäaikainen vuokraus, on mahdollista avustettavan toiminnan puitteissa.
Mitä kustannuksia ei hyväksytä?
Avustusta ei saa käyttää
- ruuan ostamiseen
- uskonnolliseen tai poliittiseen toimintaan
- koulutus- tai kehittämistoimintaan.
Kirjanpito
Valtionavustuksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että avustuksen käyttöä voidaan luotettavasti seurata.
Kirjanpidon tilit ja tositteiden vientiselitteet tulee nimetä huolellisesti siten, että ne ovat riittävän informatiivisia oikeiden ja riittävien tietojen antamiseksi avustuksen käytöstä.
Kirjanpito on järjestettävä siten, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys on vaikeuksitta todennettavissa osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon, tilinpäätökseen ja viranomaisille tehtäviin ilmoituksiin.
