Ikäteknologian käytön kansallinen toimintamalli (KATI-malli)

Ikäteknologian käytön kansallinen toimintamalli (KATI-malli) kuvaa, millaisia toimia kotona asumista tukevan teknologian käyttöönottoon ja hyödyntämiseen hyvinvointialueilla tarvitaan. Lisäksi malli esittää, kuinka teknologiaa hyödynnetään kotihoidon asiakkuuden eri vaiheissa ja kuinka iäkkäitä tuetaan kotona asumista tukevan teknologian käytössä jo ennen kotihoidon asiakkuutta.

Hyvinvointialueiden johto, teknologiakoordinaatiosta vastaavat ja kotihoidon yksiköt voivat hyödyntää mallia ottaessaan teknologisia ratkaisuja käyttöön iäkkäiden palveluissa.

Klikkaa kuva suuremmaksi (png 75 kt)

KATI-mallin osat

• Osa 1: Teknologian hyödyntämiseen liittyvät tehtävät hyvinvointialueella 
• Osa 2: Teknologian hyödyntäminen kotihoidon palvelupolulla 
• Toimintamalleja KATI-mallin soveltamiseen

Osa 1: Teknologian hyödyntämiseen liittyvät tehtävät hyvinvointialueella 

KATI-malli kokoaa yhteen osa-alueet ja tehtävät, joita kotona asumista tukevat teknologian hyödyntämiseen hyvinvointialueella liittyy. Kullekin osa-alueelle täytyy määritellä tarkennetut toimenpiteet ja toimijat. 

Teknologiakoordinaatio

Teknologian hyödyntäminen hyvinvointialueella vaatii kokonaisprosessin suunnittelua ja hallintaa. Kokonaisuutta voi hoitaa esimerkiksi hyvinvointialueen teknologiakoordinaatio- tai projektitiimi yhdessä muiden toimijoiden kanssa.

Ennen teknologian hankintaa kartoitetaan asiakkaiden ja henkilöstön tarpeet, määritellään vaatimukset teknologialle, varmistetaan budjetti ja päätetään hankintatapa. Voimassa olevat sopimukset huomioidaan. Hankinnan esikarsintavaiheessa hyödynnetään Digi-HTA-arviointia. Teknologiasta tehdään tietosuojavaikutusten arviointi (DPIA). Laitteen valinnan jälkeen tehdään hankinnat ja sopimukset. 

Teknologian käyttösuunnitelmaan kuvataan omistaja, aikataulu, toimijat, sidosryhmät ja käyttöönottoon liittyvät tehtävät. Käyttöönotossa sovitaan henkilöstön tuesta ja laitteiden ylläpidosta sekä laaditaan asiakastiedotteet ja suostumuslomakkeet. Teknologian käyttöä seurataan ja analysoidaan ja asiakaskokemuksista kerätään tietoa. Mahdollisista muutostarpeista viestitään ikäpalvelujen ja tietohallintopalvelujen johdolle.

Palvelun päättyessä varmistetaan, että siitä saatua tietoa voidaan käyttää uuden palvelun tai toimintatavan suunnittelussa.

Kotihoidon teknologiajohtaminen

Kotihoidon johtajat vastaavat kotihoidon ja kotona asumisen teknologiapalvelujen johtamisesta. 

Teknologian käyttöönottoon valmistautuessa henkilöstön perehdyttämiseen ja koulutukseen varataan resurssit ja työaika. Henkilöstölle järjestetään käyttötuki ja yksiköihin luodaan jatkuvan perehdytyksen käytänteet, jotta perehdytystä on tarjolla, vaikka työntekijät vaihtuvat. Asiakkaiden kysymyksiä ja ongelmatilanteita varten järjestetään palvelu.

Johto seuraa toimintaympäristön muutosta ja uusien teknologioiden markkinoita, varmistaa teknologian käytön laadun ja laajentaa käyttöä tarvittaessa. Henkilöstö on sitoutettava uuteen toimintatapaan, jossa teknologiaa hyödynnetään osana palvelua. Kotihoidon johdon ja esihenkilöiden tärkeä tehtävä on järjestää ammattilaisille osallistumismahdollisuuksia teknologian käyttöönottoon, mikä osaltaan tukee teknologiamyönteistä ilmapiiriä. 

Arviointitiedon hyödyntäminen 

Teknologian tuottamaa tietoa on koottava ja hyödynnettävä hyvinvointialueen, kotihoidon ja asiakkaiden näkökulmista. Hyötyjen seuraamiseen tarvitaan selkeä järjestelmä. Projektista vastaavat sopivat arvioinnin toimista ja rooleista. 

Ennen käyttöönottoa määritellään, millaisilla kriteereillä, mittareilla ja indikaattoreilla teknologiaa ja sen hyötyjä arvioidaan. Aluksi selvitetään, millaista dataa teknologiasta saa. Arvioitavia asioita voivat olla kustannukset, käytettävyys, käyttöaste, asiakasmäärät, häiriöt sekä asiakas- ja henkilöstökokemukset, kuten asiakkaan turvallisuuden tunne. Teknologiasta tehdään hyötypotentiaaliarviointi. Asiakkailta ja henkilöstöltä saatavan palautteen keruutapa, arviointitiedon säilyttäminen ja käyttäminen suunnitellaan. Sopimuksiin voi määritellä, millaisia tietoja teknologiasta tulee saada ja miten järjestelmän toimittaja kerää ja toimittaa tietoa. 

Teknologian käyttöä seurataan strategisesti ja päivittäistoimintana. Tietoa hyödynnetään tilannekuvan muodostamisessa ja tiedolla johtamisessa. Käytön onnistumisessa arvioidaan teknologian hyötyjä, lopetuksen syitä, kokemuksia ja vertailutietoa.

Arkkitehtuuri

Käyttöön otettava teknologia ja sen hyödyntämisen toimintamallit integroidaan palveluihin arkkitehtuurikuvausten avulla. Arkkitehtuurikuvauksista vastaavat hyvinvointialueen projekti- ja arkkitehtuuriryhmä, jotka tekevät yhteistyötä teknologiatoimittajan kanssa.

Käyttöönoton valmisteluvaiheessa selvitetään kotihoidon toimintaympäristön ja laitteen toiminnalliset ja tekniset vaatimukset, tiedonsiirrot, tietomallit, ohjelmistorajapinnat, integraation laajuus eri järjestelmiin sekä uuteen laitteistoon liittyvät erityistarpeet. Teknologian liittäminen alueen järjestelmiin ja laitteisiin suunnitellaan ja laitekohtainen arkkitehtuuri ja tiedon siirtyminen kuvataan.

Käyttöönotossa uusi laite tai järjestelmä integroidaan alueen tietojärjestelmäkokonaisuuteen. Tietosuojavaikutusten arvioinnissa esiin nousevat asiat käsitellään arkkitehtuuriryhmässä ja tietohallinnon kanssa. Uusista teknologioista tiedotetaan tietohallinnolle.

Käytön aikana järjestelmän toimintaa seurataan, arvioidaan ja analysoidaan sekä tehdään tarvittavat muutokset. Projektin lopuksi tai vuosittain tehdään vaikuttavuus- ja suorituskykyanalyysit, kerätään käyttökokemuksia ja vertaillaan tuloksia vastaaviin yksiköihin.

Teknologia palvelun osaksi

Ennen käyttöönottoa suunnitellaan, millaisella toimintamallilla teknologia otetaan käyttöön. Toimintamallin avulla varmistetaan, että teknologia toimii sujuvasti osana organisaation teknologisia kokonaisratkaisuja, infrastruktuuria, palvelujärjestelmää ja arkityötä ja että kaikki tietävät, kuinka toimitaan. Tehtävät, vastuut ja roolit määritellään. Olemassa olevia toimintamalleja muokataan tarpeen mukaan. 

Teknologian käytön aikana kerätään kokemuksia mallin toimivuudesta ja muokataan sitä tarpeen mukaan. Kun käyttö päättyy, arvioidaan, miten toimintamallia voidaan myöhemmin hyödyntää uusien laitteiden ja palvelujen käyttöönotossa.

Tietosuoja ja tietoturva

Teknologiakoordinaatiosta vastaava määrittelee, ketkä hoitavat tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä toimia. 

Ennen teknologian käyttöönottoa päätetään, mitä tietoa teknologia kerää, miten tieto tallennetaan, kuka sitä saa käyttää ja jakaa sekä miten asiakas voi vaikuttaa tietojensa käyttöön. Teknologian ylläpito suunnitellaan ja käyttöoikeudet jaetaan.

Käytön aikana huolehditaan huollosta ja ylläpidosta ja hallinnoidaan käyttöoikeuksia. Palvelun päättyessä tunnisteet, käyttäjätunnukset ja salasanat poistetaan. 

Laitteiden hallinta ja tuki 

Ennen teknologian käyttöönottoa suunnitellaan laitteiden hallinta- ja varastointiprosessi ja käytön tukipalvelut ja niiden luonne. Laitteet liitetään laiterekisteriin. Jos sellaista ei ole, se perustetaan. Rekisterin avulla kotihoito ja johtajat näkevät käytettävissä ja käytössä olevat teknologiat. 

Omavalvonnasta vastaavalle lähetetään teknologian toimintavarmuuden toimenpideohje. Laitteet tilataan ja jaetaan. Käytön aikana laitteet huolletaan sopimuksen tai tarpeen mukaan. Laitteet, joita ei käytetä, varastoidaan tai jaetaan seuraaville käyttäjille. Käytön päättyessä laite poistetaan rekisteristä ja kierrätetään.

Koulutus ja perehdytys

Henkilöstön on tärkeää tuntea käyttämänsä teknologia ja sen hyödyt, jotta he voivat opastaa asiakkaita ja heidän läheisiään sekä käyttää teknologiasta saatavaa tietoa työssään. Henkilöstön koulutusta ja perehdytystä voi järjestää teknologiakoordinaatioyksikkö, kotihoidon yksikkö tai teknologiatoimittaja.

Ennen uuden teknologian käyttöönottoa henkilöstölle järjestetään esittely-, kokeilu- ja tutustumistilaisuuksia sekä käyttöönottokoulutusta. Käyttäjien perusteknologiataidot ja ydin- ja pääkäyttäjien ohjaustaidot varmistetaan perehdytyksellä tai koulutuksella. Perehdytykseen ja asiakkaiden opastamiseen laaditaan ohjeistus.   

Henkilöstölle järjestetään mahdollisuus saada kollegiaalista tukea sekä esihenkilön tukea, neuvontaa ja ohjausta. Teknologian käytön lopetukseen järjestetään opastus.

Viestintä ja sidosryhmätyö

Viestintä tukee henkilöstön ja asiakkaiden sitoutumista teknologian hyödyntämiseen. Viestinnällä varmistetaan, että alueen asukkaat ja henkilöstö saavat tietoa käytössä olevista teknologioista ja niiden mahdollisuuksista. Kokonaisuuden koordinoinnin yhteydessä sovitaan viestinnän vastuista ja toteutuksesta.

Ennen uuden teknologian käyttöönottoa suunnitellaan siihen liittyvä viestintä ja laaditaan viestintämateriaalit. Uusien laitteiden ja palvelujen käyttöönotosta ja niiden perehdytystilaisuuksista tiedotetaan esimerkiksi henkilöstölle ja asiakkaille.

Kun teknologia on käytössä, teknologiakoordinaatiosta vastaavat varmistavat sisäisen viestinnän ja tilannetiedon kulun johdon, koordinaatioyksikön, kotihoidon, asiakasohjauksen, asiakkaiden, heidän läheistensä ja ammattilaisten välillä. Viestinnän ja sidosryhmätyön avulla jaetaan kokemuksia ja lisätään tietoisuutta teknologian käyttöönotosta ja käytön tuloksista.

Osa 2: Teknologian hyödyntäminen kotihoidon palvelupolulla

KATI-mallin toinen osa kuvaa, kuinka teknologian hyödyntäminen liitetään kotihoidon asiakkaan palvelupolkuun ja kuinka iäkkäitä tuetaan teknologian itsenäisessä käytössä jo ennen kotihoidon asiakkuutta.

Tuki teknologian omatoimiseen käyttöön

Ennen kotihoidon asiakkuutta iäkkäiden ihmisten toimintakyvyn omatoimimista ylläpitoa tuetaan tarjoamalla tietoa teknologian mahdollisuuksista ja tukea teknologian hyödyntämiseen. Keskeisiä teknologioita ovat sähköiset itsehoitopalvelut, oirearviot, riskitestit ja hyvinvointia ja osallistumista tukevat sovellukset ja palvelut. Tietoa tarjotaan esimerkiksi verkkopalveluissa, terveyskeskuksissa ja työterveyshuollossa.

Neuvontapalvelut

Neuvontapalveluissa annetaan iäkkäille ja heidän läheisilleen palveluneuvonnan lisäksi tietoa ja apua teknologian ja sähköisten asiointipalvelujen käyttöön tai ohjausta kolmannen sektorin vastaaviin palveluihin.

Palvelutarpeen arviointi

Palvelutarpeen arvioinnissa kartoitetaan muiden asioiden ohella, millaista teknologiaa millaista teknologiaa asiakas voisi hyödyntää ja millainen kyvykkyys hänellä on sen käyttöön. Samalla on hyvä selvittää omaishoitajan tai muiden läheisten teknologiavalmiudet.

Asiakassuunnitelma

Asiakassuunnitelmaan kirjataan kuvaus asiakkaan käyttöön tulevasta teknologiasta ja siihen liittyvistä tarpeista, kuten käyttöopastuksesta.

Hallinnolliset päätökset

Asiakkaalle myönnettävistä palveluista ja niihin liittyvistä maksuista tehdään hallinnolliset päätökset, mukaan lukien kotona käytettävien laitteiden kustannusten omavastuu. Asiakkaan taloudellinen tilanne ja vaihtoehdot (teknologia)kustannusten kattamiseen selvitetään. Lisäksi selvitetään asiakkaan vastuut laitteen käyttämisessä.

Palvelujen tuottaminen

Palvelujen tuottamiseen kuuluu laitteiden ja ohjelmistojen toimitus asiakkaalle, käytön opastus, suostumusten hankinta sekä avustaminen käytössä, huollossa ja vikatilanteiden hoitamisessa. Laitelogistiikan ja ylläpidon vastuut kirjataan. Laitteita ja sovelluksia hallinnoidaan sote-alueen tai kansallisen laitehallintajärjestelmän kautta.

Palvelutarpeen uudelleenarviointi

Palvelutarpeen uudelleenarvioinnin yhteydessä varmistetaan, että teknologia on tehokkaassa käytössä. Jos teknologia ei sovellu asiakkaalle, se palautetaan ja mahdollisesti korvataan muulla ratkaisulla. Jos asiakas tarvitsee lisäohjausta teknologian käyttöön, sovitaan sen toteuttamisesta.

Käytön päättäminen

Teknologian käytön päättyessä laitteet palautetaan omistavalle organisaatiolle, jolloin ne voidaan osoittaa seuraaville käyttäjille.

Toimintamalleja KATI-mallin soveltamiseen

KATI-ohjelman alueellisten hankkeiden kuvaamat toimintamallit auttavat hyvinvointialueiden johtoa, teknologiakoordinaatiota ja kotihoidon toimijoita teknologian käyttöönotossa ja käytössä.
Toimintamalleja KATI-mallin soveltamiseen (Innokylä)

KATI-mallin soveltamisessa auttaa myös KATI-viitearkkitehtuuri, joka kokoaa yhteen toimintaan vaikuttavia prosesseja, toimijoita ja tietovarantoja.
Kotona asumista tukevat teknologiat ikäihmisille: KATI-viitearkkitehtuuri