Att observera vid organisationsförändringar

Tillhandahållaren av social- och hälsovårdstjänster ansvarar i egenskap av registeransvarig för klient- och patientuppgifter för att uppgifterna behandlas i enlighet med lag. När en tillhandahållare av social- och hälsovårdstjänster gör ändringar i organisationen påverkar det förbindelserna till Kanta-tjänsterna samt behandlingen av klient- och patientuppgifter. 

Eventuella organisationsförändringar

• Byte av FO-nummer
• Bolagisering, företagsköp eller -försäljningar samt fusioner (exempelvis köp eller försäljning av självständigt fungerande affärshelheter) samt 
• Avslutande av verksamheten

Förändringar i organisationsstrukturen påverkar

• Registeransvarigheten för och arkiveringen av klient- och patientuppgifter 
• Verksamhetsmodellerna 
• Avtalen om Kanta-tjänsterna och de ingångna förbindelserna angående dessa 
• Begäran om receptförnyelse 
• De tekniska förbindelserna och klient- och patientdatasystemen
• Tillståndsuppgifterna inom social- och hälsovården

Organisationens ansvar

Vid förändringar i organisationsstrukturen ansvarar tjänstetillhandahållaren för att identifiera och specificera hur förändringen påverkar t.ex. OID-koderna, serviceenheterna och deras uppbyggnad, användningen av Kanta-tjänster, registeransvarigheten och egenkontrollen. 
Organisationen ansvarar också för att informera social- och hälsovårdspersonalen och kunderna om förändringen och dess effekter. Organisationen ska tillsammans med sin systemleverantör säkerställa att förbindelserna till Kanta-tjänsterna fungerar och att de interna registren är riktiga.

Stöd till organisationerna i förändringssituationer 

Som stöd för tillhandahållare av social- och hälsovårdstjänster har THL gjort upp en anvisning med vars hjälp organisationerna kan säkerställa att förbindelserna till Kanta-tjänsterna fortsätter också vid förändringssituationer i organisationen. Anvisningen riktar sig till offentliga och privata servicetillhandahållare som befinner sig i en förändringssituation, men kan också utnyttjas av andra aktörer som deltar i förberedelserna inför förändringarna.

Förberedelser inför förändringssituationer 

För att få en helhetsbild av förberedelserna inför en förändring är det bra att bekanta sig med anvisningen i sin helhet, men annars går det bra att utnyttja de delar av innehållet som behövs i det enskilda fallet. För varje fas öppnas först huvuduppgifterna och under dem närmare anvisningar.