Suosituksen valmistelu TOIMIA-verkostossa

TOIMIA-verkostossa valmistellaan suosituksia toimintakyvyn arvioinnista erilaisiin käyttötarkoituksiin. Suositusta laatiessaan kukin asiantuntijaryhmä toimii tiiviissä yhteistyössä TOIMIAn toimituksen kanssa, mutta edistää samalla itsenäisesti suosituksen valmistumista.  

Suosituksen laadintaprosessi  vaihtelee hieman valmisteltavan suosituksen aiheesta riippuen. Pääpiirteissään prosessi etenee näin:

1. Asiantuntijaryhmä valitsee suosituksen aiheen sekä nimeää ne henkilöt, jotka osallistuvat intensiivisemmin suosituksen laatimiseen. Suositusta laativaan ydinryhmään voi kuulua myös asiantuntijaryhmän ulkopuolisia henkilöitä. Ydinryhmän jäseniltä kerätään sidonnaisuustiedot.
2. Ydinryhmä ryhtyy suunnittelemaan suosituksen tarkempaa sisältöä. He määrittelevät laadintaprosessin tarkemman kulun, kuten tarvittavien työpajojen määrän, ajoituksen ja sisällön sekä myös suosituksen kirjoitustyön vastuunjaon.
3. Tarpeen mukaan järjestetään 1-3 työpajaa. Työpajojen pituus ja laajuus vaihtelevat, riippuen kulloinkin valmisteltavasta suosituksesta sekä suositusta laativan ydinryhmän tarpeista. Työpajat tarjoavat hyvän mahdollisuuden laajan asiantuntijaryhmän osaamisen ja näkemysten hyödyntämiseen. Työpajoissa voidaan käsitellä esimerkiksi suosituksen aiheen valintaa ja rajausta, mittarivalintoja tai muita esiin nousevia kysymyksiä.
4. Työpajat järjestetään ydinryhmän ja TOIMIAn toimituksen yhteistyönä. Ydinryhmän vastuulla on suunnitella työpajojen tavoitteet, sisältö, aikataulutus ja sujuva toteutuminen. Toimitus auttaa ydinryhmää kokousjärjestelyissä, tilavarauksissa sekä esimerkiksi ilmoittautumisjärjestelyissä.
5. Suosituksen kirjoitustyö alkaa mahdollisimman varhain aiheen rajauksen varmistuttua ja jatkuu läpi prosessin.
   • Suosituksen alkuun laaditaan 1-4 sivun pituinen tiivistelmä, josta suosituksen sisältö on omaksuttavissa napakassa muodossa. 
   • Tiivistelmästä tulee käydä ilmi suosituksen tavoitteet, käyttöönoton hyödyt kohderyhmille sekä suosituksen rajaus ja sisältö pääpiirteissään. 
   • Tiivistelmässä suositaan taulukoita, visualisointeja ja tiekarttoja pitkien ja selittävien tekstien sijaan.
6. TOIMIAn ohjausryhmä hyväksyy suosituksen lähetettäväksi lausuntokierrokselle.
7. Ydinryhmä muokkaa suositusta lausuntokierrokselta saatujen kommenttien perusteella. Viimeistelty suositus esitellään ja hyväksytetään asiantuntijaryhmällä. Sekä ohjausryhmältä että suosituksen hyväksyneeltä asiantuntijaryhmältä kerätään sidonnaisuustiedot.
8. TOIMIAn ohjausryhmä hyväksyy valmiin suosituksen julkaistavaksi.
9. Valmis suositus julkaistaan TOIMIA-tietokannassa sekä Julkarissa. TOIMIAn toimitus viestii suosituksesta eri kanavien kautta ja yhteistyössä suosituksen valmisteluun osallistuneiden asiantuntijoiden kanssa (ks. luku Viestintä).