Tietosuojailmoitus

Turvakotipalvelua ohjaa Laki valtion varoista maksettavasta korvauksesta turvakotipalvelun tuottajalle (30.12.2014/1354). Turvakotipalvelu on sosiaalipalvelua, jota tuottavat Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) valitsemat yksityiset ja julkiset organisaatiot (myöhemmin Palveluntuottajat). 

Turvakotitoiminnan yleinen johto ja ohjaus kuuluvat sosiaali- ja terveysministeriölle (STM). Turvakotitoiminnan ohjaus, arviointi, kehittäminen ja valtakunnallinen yhteensovittaminen kuuluvat THL:lle. Turvakotitoimintaa valvovat Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto sekä aluehallintovirastot toimialueellaan. Turvakotitoiminnan valvontaan sovelletaan hyvinvointialueen tuottaman turvakotitoiminnan osalta sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain (612/2021) 6 lukua ja muun julkisen palveluntuottajan tuottaman turvakotitoiminnan osalta mainitun lain 46 ja 48 §:ää sekä yksityisten sosiaalipalvelujen tuottajan osalta yksityisistä sosiaalipalveluista annettua lakia. (8.7.2022/551)

THL käsittelee henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. THL ja palveluntuottajat noudattavat henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja huolehtivat, että tietoturva on asianmukaisella tasolla. Tässä tietosuojailmoituksessa kerromme, kuinka henkilötietojasi käsitellään turvakotipalvelujen tuottamisessa ja järjestämisessä.

1. Rekisterin nimi

Turvakotipalveluiden asiakasrekisteri

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Turvakotipalvelua tuottavat Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) valitsemat Palveluntuottajat. Palveluntuottaja toimii henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä, joka käsittelee THL:n henkilötietoja THL:n puolesta ja lukuun. Palveluntuottajat vastaavat tietojen luovuttamisesta sekä virheellisesti kirjattujen tietojen korjaamisesta.

Tietosuojailmoitus on asiakkaiden nähtävillä turvakodeissa. 

Palveluntuottajien yhteystiedot

3. Rekisterinpitäjä

THL toimii henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä.

Yhteystietomme ovat:

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, THL
PL 30
00271 Helsinki
puh. 020 610 6000

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa on:

Suvi Nipuli
Kehittämispäällikkö
S-posti: [email protected]
Puh: 029 524 7205
Osoite: PL 30, 00271 HKI

THL:n tietosuojavastaava on Jarkko Reittu. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja(a)thl.fi tai puhelimitse 029 524 7474.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Laissa valtion varoista maksettavasta korvauksesta turvakotipalvelun tuottajalle (30.12.2014/1354) tarkoitetun turvakotipalvelun tuottaminen. Käsiteltävät henkilötiedot ovat salassa pidettäviä sosiaalihuollon asiakastietoja.
Asiakastietoja käytetään asiakastyön suunnittelussa ja sen toteuttamisessa. Lisäksi asiakastietojärjestelmään tallennettavia tietoja hyödynnetään toiminnan tilastoinnissa, tutkimuksessa, arvioinnissa, valvonnassa, johtamisessa ja kehittämisessä sekä mahdollisiin lausuntopyyntöihin vastaamisessa. 

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu aina voimassa olevaan lainsäädäntöön. THL:n turvakotipalveluihin liittyvät tehtävät on määritelty laissa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (31.10.2008/668) sekä Laissa valtion varoista maksettavasta korvauksesta turvakotipalvelun tuottajalle (30.12.2014/1354). 

Tämän ilmoituksen mukaisen tarkoituksen lainmukainen käsittelyperuste on: Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta).

Perusteena henkilötietojen käsittelylle on turvakotipalvelun toteuttaminen ja asiakastyöskentelyyn liittyvä asiakassuhde sekä toimintaa ohjaava lainsäädäntö.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Tiedot ja tietotyypit, jotka rekisteröidystä kerätään ja tallennetaan:

• Asiakkaan perus- ja taustatiedot: nimi/nimimerkki, sukupuoli, henkilötunnus, syntymäaika, äidinkieli, kotikunta, koulutus, siviilisääty, edunvalvontatiedot, työvoimaan kuuluminen, yhteystiedot, yhteystietoja koskeva turvakielto, puhelinnumero, tiedot asiakkaan laillisesta edustajasta tai muusta yhteyshenkilöstä, perhesuhteet ja asumisjärjestelyt, turvakotiin ohjannut taho sekä aikaisemmat turvakotikäynnit.
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot: asiointikieli, tulkin käyttö, asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja neuvottelut, asiakkuuskontaktit, yhteistyötahot, terveyttä ja turvallisuutta koskevat lisätiedot, asiakkuuden kesto ja päättymisen peruste.
• Palvelun toteuttamiseen liittyvät asiakastiedot: asiakkaan tilanne ja tuen tarpeet perusteluineen, väkivaltaan liittyvät tiedot, asiakkaan tilanteesta tehdyt viranomaisilmoitukset, palvelun tarve ja toteuttamissuunnitelma sekä sen seuranta ja arviointi, työskentelyn sisältö, kuvaus keinoista ja palveluista.
• Viranomaisten pyytämät asiakirjat: lausunnot ja yhteenvedot sekä niihin liittyvät pyynnöt.
• Rekisterin tarkastuspyynnöt.

Rekisterin tietoja ylläpidetään sähköisessä asiakastietojärjestelmässä siihen saakka, kunnes ne siirretään Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Kanta-palvelut). Tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee käsittelemään vain siihen oikeutettu työntekijä. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmän käytöstä tallentuu lokitiedot. Tietoturvallisuudesta on sovittu THL:n ja Palveluntuottajan välisillä Ehdoilla henkilötietojen käsittelystä ja turvallisuusliitteellä. 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin talletettavat tiedot kertyvät palveluntuottajan päivittäisessä asiakastyössä. Henkilötiedot saadaan asiakkaalta itseltään sekä Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä VTJkyselyn kautta. Tietoja voidaan täydentää muilta tahoilta saaduilla tiedoilla asiakkaan suostumuksesta. Lapsiasiakkaan osalta tietoja saadaan lapsen itsensä lisäksi hänen huoltajaltaan tai vanhemmaltaan.

8. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen 

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa ehdoissa on sovittu noudatettavista turvallisuusjärjestelyistä ja henkilötietoja koskevasta käsittelystä THL:n ja Palveluntuottajan välillä.

Asiakasrekisterissä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Asiakasrekisterin tietoja käsitellään rekisterinpitäjän toimesta vain turvakotipalvelun tuottamiseen ja järjestämiseen liittyvissä tehtävissä ja vain lain sallimassa laajuudessa. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Tietoja voidaan luovuttaa myös asiakkaan suostumuksella.

9. Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa rekisteröidylle itselleen EU/ETA alueen ulkopuolelle.

10. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.

11. Henkilötietojen säilyttäminen

Tietoja säilytetään palveluntuottajan asiakastietojärjestelmässä siihen saakka, kunnes turvakoti on siirtänyt tiedot Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Kanta-arkisto) tai kunnes sopimus palveluntuottamisesta THL:n kanssa on päättynyt. Turvakotipalveluntuottaja toimittaa sosiaalihuollon asiakastiedot THL:lle viimeistään sopimuksen päättymisen yhteydessä niiltä osin, kun sosiaalihuollon asiakastietoja ei ole saatu siirrettyä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

12. Tietojen tarkastusoikeus

Asiakkaalla ja asiakkaaksi merkityn lapsen huoltajalla on oikeus saada tietää, mitä häntä tai hänen lasta koskevia tietoja on tallennettu Turvakotipalveluiden asiakasrekisteriin. Henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti.
Tietojen tarkastuspyyntö toimitetaan Palveluntuottajalle. Pyydetyt tiedot annetaan ilman aiheetonta viivytystä ja pyydettäessä kirjallisina. Henkilöllä on oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista siltä osin kuin jäljennöksen antamisella ei ole haitallisia vaikutuksia muiden oikeuksiin ja vapauksiin tai jos Palveluntuottajalla ei ole lakiin perustuvaa perustetta kieltäytyä tietojen luovuttamisesta. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusoikeus. Asiakas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. 

13. Oikeus tietojen oikaisuun tai poistamiseen

Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto, oikaisee Palveluntuottaja sen ilman aiheetonta viivytystä ja omasta aloitteestaan tai asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä. Muutokset tehdään lähtökohtaisesti siten, että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteen mahdollista tarvittaessa nähdä.

Mikäli asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, asiakkaalla on oikeus saada kirjallinen todistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusoikeus. Asiakas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 

14. Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Tietyissä laissa säädetyissä tapauksissa asiakkaalla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Rajoittamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerkiksi jos henkilötietojen ilmoitetaan olevan virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai asiakas on vastustanut tietojen käsittelyä (niissä tapauksissa, joissa tietojen käsittely perustuu suostumukseen). Tässä tapauksessa henkilötietoja voi käsitellä vain asiakkaan suostumuksella, oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi, yleisen edun vuoksi tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

15. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti aina lainsäädäntöön, jolloin asiakkaalla ei yleensä ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Vastustamisoikeus voi tulla lainsäädännön perusteella kyseeseen esimerkiksi jos tietoja käytettäisiin suoramarkkinointitarkoituksiin. THL ja Palveluntuottajat eivät käytä tietoja tällaisiin tarkoituksiin.

16. Rekisteröidyn informointi ja yhteydenotot

Palveluntuottajat vastaavat asiakkaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta ja asiakkaan informoinnista. Tietosuojailmoitus on asiakkaille nähtävillä työyksikön tiloissa sekä internetissä.

Tietosuojailmoitusta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti nimetyille yhteyshenkilöille. Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

17. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

18. Tietosuojaselosteen muutokset

Tietosuojailmoitusta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.