Dataskyddsmeddelande

Dataskyddsmeddelande för att informera den registrerade

Skyddshemstjänsterna styrs av Lagen om ersättning som betalas av statens medel till producenter av skyddshemstjänster (30.12.2014/1354). Skyddshemstjänster är socialservice som produceras av privata och offentliga organisationer (nedan kallade Serviceproducenter) som utsetts av Institutet för hälsa och välfärd (THL).

Social- och hälsovårdsministeriet svarar för den allmänna ledningen och styrningen av skyddshemsverksamheten. THL styr, utvärderar, utvecklar och samordnar skyddshemsverksamheten på nationell nivå. Skyddshemsverksamheten övervakas av Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården samt av regionförvaltningsverken inom sitt verksamhetsområde. På tillsynen över skyddshemsverksamheten tillämpas i fråga om skyddshemsverksamhet som produceras av ett välfärdsområde 6 kap. i lagen om ordnande av social- och hälsovård (612/2021) och i fråga om skyddshemsverksamhet som produceras av en annan offentlig tjänsteproducent 46 och 48 § i den lagen samt i fråga om privata producenter av socialtjänster lagen om privat socialservice. (8.7.2022/551)

THL behandlar personuppgifter för att sköta sina lagstadgade uppgifter. Vid behandling av personuppgifter följer THL och serviceproducenterna gällande dataskyddslagstiftning och ser till att informationssäkerheten är på en ändamålsenlig nivå. I detta dataskyddsmeddelande berättar vi hur dina personuppgifter behandlas i produktionen och ordnandet av skyddshemstjänster.

1. Registrets namn

Klientregister för skyddshemstjänsterna

2. Kontaktperson i frågor gällande registret

Skyddshemstjänsterna produceras av de Serviceproducenter som utsetts av Institutet för hälsa och välfärd (THL). Serviceproducenten fungerar som det personuppgiftsbiträde som avses i lagstiftningen om behandling av personuppgifter och dataskydd, och som behandlar THL:s personuppgifter på THL:s vägnar. Serviceproducenterna svarar för utlämningen av uppgifter samt för korrigering av felaktigt registrerade uppgifter.

Dataskyddsmeddelandet finns till klienternas påseende i skyddshemmen. 

Alla Serviceproducenter och kontaktuppgifter till dem finns på THL:s webbplats på adressen www.nollalinja.fi/skyddshem

3. Personuppgiftsansvarig

THL fungerar som den personuppgiftsansvariga som avses i lagstiftningen om behandling av personuppgifter och dataskydd.

Våra kontaktuppgifter:

Institutet för hälsa och välfärd, THL
PB 30
00271 Helsingfors
tfn 020 610 6000

Kontaktperson i ärenden som gäller behandling av personuppgifter:

Suvi Nipuli
Utvecklingschef
E-post: fö[email protected]
Tfn: 029 524 7205
Adress: PB 30, 00271 Helsingfors

THL:s dataskyddsombud är Jarkko Reittu. Han kontaktas via e-post till adressen tietosuoja(a)thl.fi eller per telefon på nummer 029 524 7474.

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att producera sådana skyddshemstjänster som avses i Lagen om ersättning som betalas av statens medel till producenter av skyddshemstjänster (30.12.2014/1354). Personuppgifterna som behandlas är sekretessbelagda klientuppgifter inom socialvården.

Klientuppgifterna används i planeringen och genomförandet av klientarbetet. Uppgifter som sparas i klientdatasystemet utnyttjas dessutom för statistikföring, undersökning, utvärdering, övervakning, ledning och utveckling av verksamheten samt för att besvara eventuella begäran om utlåtande. 

5. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter grundar sig alltid på gällande lagstiftning. THL:s uppgifter föreskrivs i lagen om Institutet för hälsa och välfärd (31.10.2008/668).

Den lagenliga behandlingsgrunden för syftet enligt denna beskrivning är: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse (artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen).

Grunden för behandlingen av uppgifter är genomförandet av skyddshemstjänsterna och klientrelationen i anslutning till klientarbetet samt lagstiftningen som styr verksamheten.

6. Personuppgifter som behandlas

Uppgifter och typ av information som samlas in och sparas om den registrerade:

• Klientens basuppgifter och bakgrundsinformation: namn/signatur, kön, personbeteckning, födelsedatum, modersmål, hemkommun, utbildning, civilstånd, uppgifter om intressebevakning, arbetskraftstillhörighet, kontaktuppgifter, spärrmarkering som gäller kontaktuppgifterna, telefonnummer, uppgifter om klientens lagliga företrädare eller annan kontaktperson, familjeförhållanden och boendearrangemang, part som hänvisat till skyddshemmet samt tidigare skyddshemsbesök.
• Uppgifter som gäller klientrelationen: kontaktspråk, användningen av tolk, anteckningar och konsultationer gällande klientarbetet, klientrelationskontakter, samarbetsparter, tilläggsuppgifter om hälsa och säkerhet, klientrelationens längd och grund till att klientrelationen avslutas.
• Klientuppgifter som gäller genomförandet av servicen: klientens situation och stödbehov med motiveringar, uppgifter om våld, myndighetsanmälningar som gjorts om klientens situation, servicebehov och genomförandeplan samt uppföljning och utvärdering av servicen, arbetets innehåll, beskrivning av metoder och tjänster.
• Handlingar som begärs av myndigheter: utlåtanden och sammanfattningar samt begäran i anslutning till dem.
• Begäran om granskning av registret.

Registeruppgifterna sparas i ett elektroniskt klientdatasystem tills de överförs till Klientdataarkivet för socialvården (Kanta-tjänsterna). De sparade uppgifterna är skyddade på ett informationssäkert sätt så att endast behöriga arbetstagare kan komma åt att behandla uppgifterna. För att använda systemet krävs ett personligt användarnamn och lösenord. När systemet används sparas logguppgifter. Informationssäkerheten har avtalats om med Villkoren om behandling av personuppgifter och säkerhetsbilagan mellan THL och Serviceproducenten.  

7. Regelmässiga informationskällor

Uppgifterna som sparas i registret uppkommer i Serviceproducentens dagliga klientarbete. Personuppgifterna fås från klienten själv samt från befolkningsdatasystemet vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata via BDSförfrågan. Uppgifterna kan kompletteras med uppgifter från andra parter med klientens samtycke. I fråga om klienter som är barn lämnas uppgifter förutom av barnet själv även av barnets vårdnadshavare eller föräldrar.

8. Överföring eller utlämnande av personuppgifter 

I villkoren för behandling av personuppgifter har THL och Serviceproducenten kommit överens om de säkerhetsarrangemang som ska iakttas och om behandlingen av personuppgifter.

Uppgifterna i klientregistret är sekretessbelagda. Sekretessbelagda uppgifter relaterade till servicen får endast behandlas i arbetsuppgifter som ingår i produktionen och ordnandet av skyddshemstjänster och endast i den omfattning som lagen tillåter. Uppgifterna lämnas inte ut om den som begär uppgifter saknar lagstadgad rätt att få uppgifter. Uppgifterna kan också lämnas ut med klientens samtycke.

9. Överföring och utlämnande av uppgifter till områden utanför EU eller EES

Personuppgifter överförs inte regelmässigt till områden utanför EU eller EES. Uppgifterna kan dock lämnas ut till den registrerade utanför EU/EES-området.

10. Profilering och automatiskt beslutsfattande

Profilering och automatiskt beslutsfattande görs inte.

11. Lagring av personuppgifter

Uppgifterna lagras i Serviceproducentens klientdatasystem tills skyddshemmet har överfört uppgifterna till Klientdataarkivet för socialvården (Kanta-arkivet) eller tills att avtalet om serviceproduktion med THL upphör.

Producenten av skyddshemstjänster överlämnar klientuppgifter inom socialvården till THL senast när avtalet upphör till de delar som klientuppgifterna inom socialvården inte har kunnat överföras till Kanta-arkivet.

12. Rätt att granska uppgifter

Klienten och vårdnadshavaren till ett barn som registrerats som klient har rätt att få veta vilka uppgifter om henne eller honom eller om barnet som har sparats i Klientregistret för skyddshemstjänsterna. En person kan lämna in en begäran gällande granskningsrätten personligen eller skriftligen.

Begäran om att granska uppgifter lämnas till Serviceproducenten. De begärda uppgifterna lämnas ut utan obefogat dröjsmål och på begäran skriftligt. En person har rätt att få en kopia på sina personuppgifter till den del överlåtandet av en kopia inte påverkar andras rättigheter och friheter på ett ogynnsamt sätt eller såvida Serviceproducenten inte har en lagstadgad grund att neka utlämnandet av uppgifter. Om granskningsrätten nekas får klienten ett skriftligt intyg där orsakerna till nekandet och rätten att överklaga framgår. Klienten kan föra ärendet till dataombudsmannen för behandling. I princip är det avgiftsfritt att utöva granskningsrätten. 

13. Rätt att korrigera eller radera uppgifter

Om felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade uppgifter upptäcks i registret korrigerar Serviceproducenten dem utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på klientens skriftliga begäran. Ändringar görs i regel så att information om genomförda korrigeringar syns i registret: vem som utfört dem och vilket datum och så att de ursprungliga uppgifterna kan granskas i efterhand vid behov.

Om klientens krav på att uppgifter ska korrigeras eller raderas inte godkänns har klienten rätt att få ett skriftligt intyg där orsakerna till nekandet och rätten att överklaga framgår. Klienten kan föra ärendet till dataombudsmannen för behandling. 

14. Rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter

I vissa fall som stadgats i lagen kan klienten ha rätt att begränsa behandlingen av sina personuppgifter. Begränsningsrätten kan komma på fråga till exempel om personuppgifterna uppges vara felaktiga, om de behandlas på ett sätt som strider mot lagen eller om klienten har invänt mot behandlingen av uppgifter (i fall där behandlingen av uppgifter grundar sig på samtycke). I sådana fall kan personuppgifterna endast behandlas med klientens samtycke om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk, i allmänt intresse eller för att skydda en annan persons rättigheter.

15. Rätt att invända mot behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter grundar sig i regel alltid på lagstiftning och då har klienten i allmänhet inte rätt att invända mot behandlingen av personuppgifter. Invändningsrätten kan bli aktuell med stöd av lagstiftningen till exempel om uppgifterna används för direktmarknadsföring. THL och Serviceproducenten använder inte uppgifter för sådana syften.

16. Information till den registrerade och kontakter

Serviceproducenterna ansvarar för behandlingen av sina klienters uppgifter, uppgifternas riktighet och informationen till klienterna. Dataskyddsmeddelandet finns till klienternas påseende i arbetsenhetens lokaler och på internet.

Kontakter och begäran som gäller dataskyddameddelandet ska ske skriftligt till namngivna kontaktpersoner. Den registrerade ska vara beredd att identifiera sig med ett identitetsbevis försett med fotografi.

17. Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet

Klienten har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten om klienten anser att hans eller hennes personuppgifter inte har behandlats enligt tillämplig dataskyddspraxis.

Kontaktinformation:
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Telefonväxel: 029 566 6700
Registratorskontor: 029 566 6768
E-post: tietosuoja(at)om.fi

18. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Dataskyddsbeskrivningen uppdateras vid behov till exempel om det sker ändringar i lagstiftningen.