Roolit ja tehtävät

Rakenteisen kirjaamisen käyttöönotto on suuri toiminnallinen muutos, joka edellyttää monen toimijan yhteistyötä. 

Organisaatio mahdollistaa uusien käytäntöjen oppimisen

Kirjaamisosaaminen ja sen kehittäminen ovat sosiaalihuollon ammattilaisen itsensä sekä sote-organisaation vastuulla. Työnantaja luo edellytykset sille, että työntekijällä ja työyhteisöillä on mahdollisuus kehittää kirjaamiseen liittyvää ammattitaitoa varaamalla riittävästi työaikaa uuden opettelemiselle ja osaamisen jakamiselle. Luomalla avoimen ilmapiirin ja rakenteet asioiden käsittelylle uuden oppiminen helpottuu ja muutos pysyy hallinnassa. Lähijohdon sitoutuminen rakenteisen kirjaamisen käyttöönottoon on tärkeää muutoksen sujuvuudelle. 

Järjestelmätoimittaja kouluttaa asiakastietojärjestelmän käytössä

Järjestelmätoimittajat toteuttavat tiedonhallintaa koskevien määräysten ja vaatimusten mukaiset toiminnallisuudet asiakastietojärjestelmiinsä. Asiakastietojärjestelmät toimivat eri tavoilla, vaikka asiakastiedot tallennetaan Kanta-palveluihin valtakunnallisesti yhtenäisten rakenteiden mukaisesti.

Tietojärjestelmätoimittajat ja esimerkiksi sovellustuki kouluttavat käyttämään järjestelmää sekä auttavat järjestelmän käyttöön liittyvissä pulmatilanteissa.

Sosiaalihuollon organisaation on varmistettava hyvissä ajoin, että rakenteisen kirjaamiseen vaatimukset on toteutettu käytössä olevaan asiakastietojärjestelmään.

Kirjaamisen asiantuntijat ovat oman organisaationsa avainhenkilöitä

Kirjaamisosaamista on kasvatettu organisaatioissa monin tavoin vuosien saatossa ja tämä osaamispääoma kannattaa nyt ottaa käyttöön. Kirjaaminen on merkittävä osa asiakastyötä, ja kirjaamisosaamisen johtaminen on tärkeää. Organisaation kannattaa tukeutua kirjaamisen asiantuntijoiden osaamiseen, kun omaksutaan uusia kirjaamiskäytäntöjä. Kirjaamisen asiantuntijat tuntevat sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansalliset periaatteet, organisaation palvelujärjestelmän ja niihin liittyvät ohjeistukset sekä asiakastietojärjestelmät.  

Työntekijä opiskelee, ottaa haltuun ja jakaa osaamistaan

Jokaisella on vastuu oman ammattitaitonsa ylläpitämisestä ja kehittämisestä. Myös osaamisen jakaminen on jokaisen työyhteisön jäsenen tehtävä. Rakenteisten asiakirjojen käyttöä oppii parhaiten arjen perustyössä askel kerrallaan kunhan edellytykset uuden oppimiselle ovat kunnossa.

Rakenteinen kirjaaminen edellyttää monenlaista osaamista

Kirjaamisen perusperiaatteet säilyvät, mutta rakenteinen kirjaaminen tuo mukanaan uusia huomioitavia asioita kirjaamistyöhön. 

On tärkeää, että ammattilainen

• noudattaa kirjaamisen keskeisiä ohjaavia periaatteita kuten lakia ja eettisiä ohjeita.
• tuntee työssään tarvitsemansa asiakirjarakenteet.
• osaa hyödyntää rakenteisia asiakirjoja tarkoituksenmukaisesti.
• tuntee asiakirjoissa käytetyt yhteiset käsitteet ja määritelmät.
• osaa käyttää asiakastietojärjestelmää sekä ymmärtää Kanta-palvelujen toiminnallisuuksia.

Kirjaamisen olosuhteet syntyvät yhteistyössä

Jokainen kirjaamista toteuttava tai kehittävä taho vaikuttaa kirjaamisen olosuhteisiin, ja onnistunut kirjaaminen on monen asian summa. "Kirjaamisen olosuhteet rakennetaan yhteistyössä" -infograafi haastaa pohtimaan omia vaikuttamismahdollisuuksia. Infograafi toimii hyvin esimerkiksi keskustelun avaajana.
Kirjaamisen olosuhteet rakennetaan yhteistyössä: infograafi (julkari.fi)