Roller och uppgifter

Införandet av strukturerad dokumentation är en stor verksamhetsförändring som kräver samarbete mellan många aktörer.  

Organisationen möjliggör inlärningen av ny praxis 

Yrkesutbildade personer inom socialvården ansvarar själva för dokumentationskompetensen och utvecklingen av den tillsammans med social- och hälsovårdsorganisationen. Arbetsgivaren skapar förutsättningar för att arbetstagaren och arbetsgemenskaperna har möjlighet att utveckla yrkesskickligheten i anslutning till dokumentationen genom att reservera tillräckligt med arbetstid för att lära sig nya saker och dela kunskap. Genom att skapa en öppen atmosfär samt strukturer för ärendehantering underlättas inlärningen av nya saker och man kan hålla jämna steg med förändringen. För att förändringen ska löpa smidigt är det viktigt att den närmaste ledningen engagerar sig för införandet av den strukturerade dokumentationen.  

Systemleverantören utbildar i användningen av klientdatasystemet 

Systemleverantörerna implementerar funktionerna i sina klientdatasystem i enlighet med föreskrifterna och kraven för informationshantering. Klientdatasystemen fungerar på olika sätt även om klientuppgifterna lagras i Kanta-tjänsterna i enlighet med de nationellt enhetliga strukturerna. Datasystemleverantörerna, samt till exempel applikationsstödet, ger utbildning i användningen av systemet och hjälper vid problemsituationer i anslutning till systemet. 

Socialvårdsorganisationen ska i god tid säkerställa att kraven på strukturerad dokumentation har uppfyllts i det klientdatasystem som används. 

Experter på dokumentation är nyckelpersoner i sin egen organisation 

Under åren har dokumentationskompetensen i organisationerna främjats på många olika sätt. Detta kompetenskapital bör nu tas tillvara. Dokumentationen är en viktig del av klientarbetet, och det är viktigt att kunna förvalta dokumentationskompetensen. Det lönar sig för organisationen att stödja sig kompetensen hos experter på dokumentation när man tillägnar sig ny dokumentationspraxis. Dokumentationsexperterna är förtrogna med de nationella principerna för informationshanteringen inom socialvården, organisationens servicesystem med tillhörande anvisningar samt klientdatasystemen.   

Personalen lär sig, behärskar och delar med sig av sin kompetens 

Var och en ansvarar för att upprätthålla och utveckla sin yrkeskunskap. Att dela med sig av sin kompetens hör också till uppgifterna för varje medlem av arbetsgemenskapen. Det bästa sättet att lära sig att använda de strukturerade handlingarna är att lära sig steg för steg i dagliga arbetet, bara det finns goda förutsättningar för att lära sig detta. 

Strukturerad dokumentation förutsätter mångsidig kompetens 

De grundläggande principerna för dokumentationen bibehålls, men den strukturerade dokumentationen för med sig nya aspekter som bör beaktas i dokumentationsarbetet.  

Det är viktigt att personalen 

• följer de centrala styrande principerna för dokumentationen, såsom lagen och etiska anvisningar. 
• känner till de handlingsstrukturer som behövs i arbetet. 
• kan använda strukturerade handlingar på ett ändamålsenligt sätt. 
• är förtrogen med de gemensamma begrepp och definitioner som används i handlingarna. 
• kan använda klientdatasystemet och förstår funktionerna i Kanta-tjänsterna. 

Förutsättningarna för dokumentationen skapas i ett samarbete 

Varje person som utför eller utvecklar dokumentationen påverkar förutsättningarna för dokumentationen. En framgångsrik dokumentation är summan av många faktorer.  

Infografen ”Förutsättningarna för dokumentationen byggs upp i ett samarbete” uppmuntrar var och en att fundera på sina egna möjligheter att påverka. Infografen fungerar till exempel bra som diskussionsunderlag.