Upphandlingens skeden och upphandlingsförfarandet

Sidans innehåll

Beredning av upphandling

För att kunna genomföra service för personer med funktionsnedsättning krävs god kunskap om servicens innehåll och kunnande om konkurrensutsättning av social- och hälsovårdstjänster. En fungerande praxis är att upphandlingen sker med en liten kärngrupp på till exempel 3–4 medlemmar. Det är viktigt att gruppen har tillräcklig beslutanderätt. Av erfarenhet lönar det sig att undvika alltför stora arbetsgrupper, efter ansvaret splittras upp och det kan vara svårt att nå samförstånd. 

Det är viktigt att man reserverar tillräckligt med tid och resurser. Att genomföra upphandlingen tar cirka ett halvt år från planeringsskede till ingående av avtal, om projektet är ordentligt tidsplanerat och resursfördelat.

I det förberedande skedet av upphandlingen fattar man beslut om vilket upphandlingsförfarande som ska användas, och utarbetar de dokument som behövs (anbudsbegäran, servicebeskrivning, urvals- och jämförelsegrunder, avtalsutkast osv.). I förberedelserna beslutar man om längden på det blivande avtalet och om övriga villkor samt bedömer det uppskattade värdet på upphandlingen. 

Upphandlingens skeden

1. Anbudsbegärans förberedelseskede

  • utarbetande av tidsplan för upphandlingen och tilldelning av resurser
  • utarbetande av utkast till anbudsbegäran och övriga centrala dokument
  • marknadskartläggning
  • förverkligande av serviceanvändarnas delaktighet
  • färdigställande av anbudsbegäran

2. Meddelande om upphandling i annonseringskanalen Hilma och offentliggörande av anbudsbegäran

  • frågor av anbudsgivare och svar på dessa
  • eventuell precisering av anbudsbegäran, vid behov redigeringsanmälan

3. Mottagande och behandling av anbud

  • öppning av anbud
  • granskning av anbudens lämplighet och överensstämmelse med anbudsbegäran
  • anbudsjämförelse
  • val av vinnare

4. Upphandlingsbeslut och delgivande

5. Väntetid och ingående av avtal

Förfarande vid upphandling

I upphandlingar av handikappservice och i övriga upphandlingar av social- och hälsovårdstjänster har den upphandlande enheten en bred prövningsrätt i valet av upphandlingsförfarande. I konkurrensutsättningen ska upphandlingslagens 12 kapitel följas, samt däri nämnda övriga bestämmelser i upphandlingslagen. Dessutom ska man också följa de allmänna principerna för upphandlingar. 

Bestämmelser i Upphandlingslagen (1397/2016) (Finlex) som ska tillämpas på konkurrensutsättningen av upphandlade social- och hälsovårdstjänster:

  • Kapitel 12 Social- och hälsovårdstjänster samt andra särskilda tjänsteupphandlingar
  • Kapitel 1 Syfte, principer och definitioner
  • Kapitel 2 Tillämpningsområden och avgränsning av det
  • Kapitel 3 Gemensam upphandling och reservering av upphandling
  • Kapitel 4 Tröskelvärden och beräkning av det uppskattade värdet av en upphandling
  • § 40 och 41 Direktupphandling, direktupphandling vid kompletterande beställning
  • Kapitel 7 Skyldighet att annonsera om upphandling och annonseringsförfarandet 
  • § 62 Elektroniskt informationsutbyte i anslutning till upphandlingsförfarandet (om detta sker)
  • § 80 och 81 Obligatoriska och av prövning beroende grunder för uteslutning 
  • § 82–86 Anbudssökandes och anbudsgivares avhjälpande åtgärder och krav gällande deras lämplighet (frivilligt)
  • Kapitel Upphandlingsbeslut och upphandlingskontrakt
  • Kapitel 15 Tillsyn över upphandlingar
  • Kapitel 16 Rättsmedel
  • Kapitel 17 Särskilda bestämmelser

Den upphandlande enheten är inte bunden till EU-förfarande i enlighet med upphandlingslagen, utan kan utforma sitt eget, klientorienterade upphandlingsförfarande eller förenkla det förfarande som finns i lagen som EU-förfarande. Anbudsinfordran kan också ordnas enligt den gamla upphandlingslagen, med öppet eller selektivt förfarande. I sådana fall följer förfarandet bestämmelserna i den gamla lagen.

Den upphandlande enheten kan också utnyttja det ramavtal som finns beskrivet i EU-förfarandena, till exempel genom att klienten gör det slutliga valet mellan serviceproducenterna. Infordran kan också genomföras med omvänt anbudsförfarande, så kallad fransk entreprenad, med ett fast pris där valet av serviceproducent baserar sig på jämförelser i kvalitetsfaktorer. För att kunna genomföra en fransk entreprenad krävs det att den upphandlande enheten har en god uppfattning om prisnivån och hurdan kvalitet man kan förvänta sig på en viss prisnivå.

Syftet med bestämmelser om upphandling av social- och hälsovårdstjänster är att göra upphandlingsförfarandet mera flexibelt för sådana upphandlingar som har en stor betydelse för klienten. Klientens ställning och andra aspekter som är viktiga i synnerhet inom social- och hälsovårdstjänster ska i enlighet med 108 § i upphandlingslagen beaktas i alla skeden av upphandlingen, även i utarbetandet av och valet av förfarande.
Upphandlingslagen 108 §

Den upphandlande enheten ska beskriva det upphandlingsförfarande som används i meddelandet om upphandling eller i anbudsbegäran. I praktiken tas beskrivningen med i anbudsbegäran. Beskrivningen ska göras på ett sådant sätt att producenterna på basis av beskrivningen kan förutse karaktären och loppet hos det upphandlingsförfarande som används och känner till sin egen roll i förfarandet. Av beskrivningen ska det framgå hur upphandlingsförfarandet framskrider som helhet. I beskrivningen är det bra att nämna till exempel om förfarandet innehåller en begränsning av antalet anbudsgivare eller förhandlingsomgångar, i vilket skede anbudsgivaren förväntas leverera dokument eller anbud till den upphandlande enheten, och hurdana krav det rent allmänt finns på förfarandet.

I sådana upphandling som avses i bilaga E tillämpas inte minimianbudstid för EU-förfarande. Den upphandlande enheten måste dock reservera rimligt med tid åt anbudsgivarna. Längden på en rimlig anbudstid beror på upphandlingsobjektet, de utredningar som anbudet kräver och motsvarande faktorer. En mycket kort anbudstid rekommenderas inte. Anbudstiden bör till väsentliga delar inte förläggas till semestertider.

Exempel på upphandlingsförfarande

Nedan finns några exempel på upphandlingsförfarande för handikappservice och övriga upphandlingar av social- och hälsovårdstjänster i enlighet med bilaga E i upphandlingslagen. Beskrivningar baserar sig till stor del på utgångspunkter från upphandlingslagens förarbete, men det bör observeras att det inte finns någon rättspraxis i ämnet än. Ramvillkoren för förfarandet kan med andra ord bli mer specifika i och med att tillämpningen av lagen framskrider.

Förfarande som innehåller förhandlingar

Den upphandlande enheten kan bearbeta det förhandlade förfarande som beskrivs som EU-förfarande i upphandlingslagen till ett förfarande som innehåller en eller flera mera liberala förhandlingsomgångar. Gången för ett förfarande som innehåller förhandlingar kan till exempel vara följande:

  • meddelande om upphandling, inbjudan till förhandling och offentliggörande av preliminär anbudsbegäran
  • anbudsgivarnas ansökan om att delta
  • val av deltagare i förhandlingarna utgående från fastställda urvalskriterier
  • förhandlingsomgångar
  • slutlig anbudsbegäran
  • val av serviceproducent eller serviceproducenter

Förfarande som innehåller förhandlingar kan vara ändamålsenligt i synnerhet i sådana fall då det är svårt att beskriva upphandlingsobjektet, servicens innehåll, klientens ställning eller motsvarande aspekter på ett entydigt sätt, eller om upphandlingen innehåller en del som är typisk för utvecklingspartnerskap. Förfarande som innehåller förhandlingar kan vara lämpligt till exempel vid upphandling av en synnerligen krävande och individuell service för boende eller dagtida verksamhet.

Leverantörsregister

Den upphandlande enheten kan i tillämpliga delar utnyttja det leverantörsregister som beskrivs i försörjningslagen. Ett leverantörsregister skapas vid anbudsförfaranden och innehåller villkor för att godkännas i registret, varaktigheten för arrangemanget och de innehållsmässiga kraven på servicen. Deltagarna kan anmäla sig i registret enligt olika klassificeringen i enlighet med anbudsbegäran (till exempel specialkompetenser, klientgrupper som serviceproducenten är specialiserade på, servicetyper, olika metoder för genomförande, placering o. dyl.). De klassificeringar som krävs ska vara icke-diskriminerande.

Enligt försörjningslagen ska nya serviceproducenter kunna ansöka om att bli godkända i registret när som helst. Leverantörer som uppfyller de registreringsvillkor som den upphandlande enheten har ställt skall godkännas för registret. Till denna del ligger förfarandet nära servicesedelsystemet.

Klientspecifik service ur leverantörsregistret

Upphandlingslagen ser ut att möjliggöra valet av en klientspecifik service ur leverantörsregistret på det sättet att de konkurrensutsätts genom anpassning av förenklat anbudsförfarande bland de som finns angivna i registret. Detta skull till exempel ske så att en klientspecifik anbudsbegäran skickas till de serviceproducenter som uppfyller klassificeringen för klientens behov, det vill säga har den kompetens som klienten behöver. Klienten kunde då själv göra det slutliga valet mellan de lämpliga serviceproducenterna. Genom att anpassa försörjningslagen kunde man också ordna val av klientspecifik service med förfarande som innehåller förhandlingar.

Leverantörsregistrets giltighetstid

Den upphandlande enheten måste ange hur länge systemet används i annonsen om användning av leverantörsregister Enligt försörjningslagen kan man ändra villkoren i leverantörsregistret utan att registret tas ur bruk, så länge som man anmäler ändringen med ett nytt meddelande om upphandling. En liknande möjlighet till att göra ändringar i avtal har antagits för det dynamiska upphandlingsförfarandet i upphandlingslagen, som i tillämpliga delar kan följas. 

Det leverantörsregister som avses i upphandlingslagen  kan vara gemensamt för flera upphandlande enheter, så länge som det har meddelats om detta från början. Då systemet upphör att vara giltigt görs en annons i efterhand.

Fördelen med leverantörsregistret

Fördelen med leverantörsregistret jämfört med ett traditionellt ramavtal är möjligheten att ta in nya serviceproducenter under giltighetstiden och möjligheten att ändra villkoren för förfarandet. Indelningen av serviceproducenterna i klasser främjar valet av en klientspecifik service. Indelningen i klasser skulle främja valet av en serviceproducent som är i enlighet med klientens behov och vilja även i kombination med ett traditionell ramavtal. Upphandlingslagen ser inte heller ut att vara något hinder för att man i ett ramavtal skulle kunna göra det möjligt för nya serviceproducenter att ansluta sig under ramavtalets giltighetstid, så länge som denna möjlighet finns beskriven redan i meddelandet om upphandling och i anbudsbegäran. Ett leverantörsregister är lämpligt för att ersätta ett ramavtal för till exempel traditionell boendeservice eller annan långtida service.

Tillämpning av ett dynamiskt upphandlingsförfarande

Den upphandlande enheten kan utnyttja en kombination av elektroniska metoder och det leverantörsregister som beskrivits ovan, varvid förfarandet kan beskrivas som en tillämpning av det dynamiska upphandlingsförfarande som i upphandlingslagen beskrivs om EU-förfarande.

Med ett dynamiskt inköpssystem avses ett helt elektroniskt upphandlingsförfarande som under hela varaktigheten är öppet för varje leverantör som uppfyller kriterierna. Den upphandlande enheten kan dela upp det dynamiska inköpssystemet i klasser som är objektivt definierade på basis av upphandlingens egenskaper. Även villkoren för ett dynamiskt förfarande kan genom ett nytt meddelande om upphandling ändras under dess giltighetstid. 

Fördelar med dynamiskt upphandlingsförfarande

Tillämpning av bestämmelser för dynamiskt förfarande och kombination med ett traditionellt ramavtal möjliggör ett helt elektroniskt förfarande och klientens eget val. En fördel med förfarandet är att nya serviceproducenter har tillgång till förfarandet under giltighetstiden, och förfarandet stänger alltså inte marknaden. En annan fördel är att det är möjligt att ändra avtalet genom att följa bestämmelserna. Det dynamiska inköpssystemet närmar sig systemet med servicesedlar. Förfaranden som liknar det dynamiska förfarandet är lämpligt istället för ramavtal till exempel vid upphandling av boendeservice eller en tjänst för personlig assistans.

Förfarande i två skeden som liknar selektivt förfarande, det vill säga gallring av anbudsgivare

Den upphandlande enheten kan utnyttja ett förfarande i två skeden som påminner om ett selektivt förfarande, som beskrivits som EU-förfarande. Detta lönar sig i synnerhet då man söker en eller flera serviceproducenter som ska leverera en krävande och komplexa. Ett förfarande i två skeden lämpar sig speciellt för situationer där man söker en serviceproducent till en viss boendeenhet eller en serviceproducent som ska ansvara för en liten, särskilt krävande klientgrupps service.

I förfarandets första skede gallras ett antal serviceproducenter ut ur mängden (enligt EU-bestämmelser minst fem) till nästa skede. Gallringen sker med hjälp av fastslagna lämplighetskriterier. Den egentliga jämförelsen av anbud sker bara mellan de serviceproducenter som valts ut.

Fördelar med ett förfarande i två skeden

En fördel med förfarandet är att det gör det möjligt att använda mera komplexa och noggranna grunder för att jämföra kvalitet. Det går också att använda ett råd av klienter och arbetstagare som jämförelsegrund, varvid serviceproducenterna deltar i ett demotillfälle. Detta gör det möjligt att träffa representanter för serviceproducenten.

Ramavtal

Ett ramavtal är inte ett upphandlingsförfarande i sig, utan en avtalstyp som vanligtvis används vid upphandlingar. Ett ramavtal grundas genom att man använder ett av upphandlingsförfarandena i upphandlingslagen.

Ett ramavtal avser ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande enheter och en eller flera serviceproducenter i syfte att fastställa villkoren för upphandlingskontrakt som ingås under en viss tidsperiod, såsom priser.

Den upphandlande enheten väljer vilka serviceproducenter som tas med i ramavtalet genom att konkurrensutsätta enligt de bestämmelser om social- och hälsovårdstjänster som finns i bilaga E.

De valda serviceproducenterna ingår ett ramavtal som kan omfatta flera tiotal olika serviceproducenter. Service för varje klient väljs bland serviceproducenterna i ramavtalet, antingen direkt genom beställning eller med hjälp av en förenklad konkurrensutsättning (minikonkurrensutsättning). I ramavtal ska urvalsgrunderna och sättet som den klientspecifika servicen väljs ut på slås fast.

I enlighet med 42 § i upphandlingslagen kan ett ramavtal i regel gälla högst fyra år. Upphandlingslagens 42 § tillämpas dock inte på upphandlingar av sådana social- och hälsovårdstjänster som avses i bilaga E. På basis av förarbetet till upphandlingslagen är det vid upphandling av handikappservice möjligt att den upphandlande enheten av motiverad orsak i anslutning till föremålet för upphandlingen kan bestämma att ramavtalet är giltigt längre än fyra år.

Beskrivning av föremålet för upphandlingen 

Vid upphandling av handikappservice beskrivs föremålet för upphandlingen i servicebeskrivningen. En välgjord servicebeskrivning är grunden för att kunna uppnå en önskad kvalitetsnivå och genomföra övervakning. Om kvaliteten och dess delfaktorer inte har beskrivits tydligt nog kan de inte heller övervakas och man kan inte framför tydliga krav på genomförandet av kvaliteten till serviceproducenten.

I servicebeskrivningen beskrivs servicens innehåll, syfte och mål samt den klientgrupp som servicen är ämnad för. I servicebeskrivningen beskrivs också serviceproducentens uppgifter och skyldigheter samt gränssnitt till beställarens uppgifter. På motsvarande sätt är det viktigt att utforma gränssnitten mot tjänster som genomföra övriga klienters service, så att man får en fungerande servicehelhet.

I servicebeskrivningen hänvisas till den centrala lagstiftningen som ska följas, men det är inte nödvändigt att upprepa den. Däremot är servicebeskrivningens centrala uppgift att på ett konkret sätt föra fram hur den önskade servicenivå som lagen kräver förverkligas i klientens vardag. Man ska då sträva efter att konkretisera och kategorisera till exempel hur klientens självbestämmanderätt förverkligas och hur klienten får service i enlighet med samtliga behov. Om det är möjligt att åtminstone till någon del mäta genomförandet kan beskrivningen inkludera mätare som utnyttjas i utvecklingen och uppföljningen av servicen. Om samarbete med anhöriga och närstående är viktigt ska dess kvalitet och mängd beskrivas.

Man kan bestämma att serviceproducenten är skyldig att utarbeta mera noggranna planer över hur servicen ska inriktas på nytt, till exempel i en situation där rehabiliteringsmålen för den klientspecifika servicen inte uppfylls. Servicebeskrivningen kan innehålla en avdelning som innehåller utvecklingspartnerskapet mellan serviceproducenten och beställaren. I sådana fall måste man fundera på utvecklingsservicens prissättningsgrunder. Vanligtvis tas lokaler, personal och andra villkor som gäller ordnande av service med i servicebeskrivningen.

Att fastställa kvalitet i upphandling av tjänster för personer med funktionsnedsättning – minimikrav

Kvalitetsgrunden för upphandling av handikappservice är klart beskrivna minimikrav på en lämplig nivå. Minimikraven är obligatoriska krav som varje anbud och anbudsgivare måste uppfylla. De skapar alltså grunden för den goda kvalitetsnivå som alltid ska uppfyllas i varje tjänst. Dessutom hör det alltid ett noggrant uppgjort avtalsutkast till anbudsbegäran för en krävande upphandling av service, Med hjälp av servicebeskrivningen och avtalet slår man fast den önskade kvalitetsnivån och de metoder genom vilka man uppmuntrar genomförandet och reagerar på avvikelser.

Minimikraven för service gäller i allmänhet

  • personalens kompetens, utbildning, erfarenhet och mängd 
  • de lokaler som används för servicen och deras egenskaper
  • servicens innehåll och genomförande
  • klientens ställning 
  • klientens självbestämmanderätt 
  • samarbetet mellan serviceproducenten och den upphandlande enheten

Om den upphandlande enheten endast använder minimikrav för att fastställa kvaliteten avgörs valet av vinnare på basis av priset. Ett avgörande som baserar sig på pris innebär inte nödvändigtvis en dålig kvalitet, utan kvaliteten som helhet avgörs av nivån på minimikraven. Minimikraven ska utformas tillräckligt bindande och noggrant. Om den upphandlande enheten endast använder det billigaste priset som grund för den totalekonomiska fördelaktigheten ska grunderna för detta framkomma i upphandlingsdokumenten, upphandlingsbeslutet eller i en skild berättelse som gäller upphandlingsförfarandet. 

Att fastställa kvalitet i upphandling av tjänster för personer med funktionsnedsättning – jämförelsegrunder

Utöver minimikraven kan man också påverka kvaliteten på servicen genom att fastställa jämförelsegrunder för kvaliteten.   Alla anbud måste uppfylla de minimikrav som angetts, men den kvalitet som anbudsgivarna är villiga att erbjuda som överstiger dessa krav bedöms med hjälp av fastställda jämförelsegrunder.

Hur uppgörs jämförelsegrunderna?

I bedömningen av förhållandet mellan pris och kvalitet ska de jämförelsegrunder som används hänvisa till föremålet för upphandlingen. Jämförelsegrunderna ska med andra ord vara inriktade på sådana faktorer som objektivt sett har betydelse för kvaliteten för just den service som det är fråga om. Grunderna ska vara klara och entydiga så att möjliggör en objektiv bedömning och inte ger den upphandlande enheten obegränsad valfrihet. Grunderna måste vara icke-diskriminerande och garantera möjligheten till verklig konkurrens.

I upphandlingar där man förväntas få många anbud fungerar sådana jämförelsegrunder bäst som är tydligt poängsatta och som anbudsgivaren kan svara ja eller nej på. Genomförandet och motiverandet av anbudsjämförelsen går då att göra inom rimlig tid, i synnerhet om det går att genomföra jämförelsen med hjälp av ett elektroniskt upphandlingssystem. Sådana grunder kan utformas att hänvisa till exempel till personalens fortbildning eller erfarenheter eller annan tydlig ökad kvalitet inom verksamheten.

Om man förväntar sig få ett litet antal anbud eller om man använder selektivt förfarande där endast ett litet antal kandidater går vidare är det också möjligt att använda sig av verbala jämförelsegrunder, vars genomförande mäts till exempel med en plan som anbudsgivaren gjort eller med en beskrivning av den aspekt som ska jämföras. I sådana fall ska motiveringen för jämförelsen i upphandlingsbeslutet göras verbalt på så sätt att alla poängskillnader motiveras med faktorer som framkommer i jämförelsegrunderna. Som jämförelsegrunder används ofta olika beskrivningar, vars innehåller sedan bedöms enligt en skala som är uppgjord på förhand. Den dåliga sidan av denna praxis är att man inte kan mäta verkliga skillnader i servicen särskilt bra på detta sätt, utan snarare främst anbudsgivaren förmåga att kunna beskriva saker verbalt. Den goda sidan med beskrivningar är dock att det eventuellt är lättare att övervaka genomförandet av servicen på basis av dem.

Jämförelsegrunderna anges i anbudsförfrågan

Den upphandlande enheten ska meddela att den använder totalekonomisk fördelaktighet som kriterium samt eventuella jämförelsegrunder i meddelandet om upphandling eller i anbudsförfrågan. I allmänhet tas grunderna med i anbudsförfrågan.

I anbudsförfrågan ska jämförelsegrundernas inbördes viktning specificeras. Viktningen av de olika kriterierna kan också anges i form av ett lämpligt variationsintervall. Vikten för jämförelsegrundernas nedre kriterier behöver inte framkomma. Därtill kan den upphandlande enheten fastställa jämförelsegrunderna temavis på så sätt att den på en mera allmän nivå beskriver vad som kommer att jämföras.

Om det av motiverade skäl inte går att slå fast jämförelsegrundernas inbördes viktning ska de anges i viktighetsordning. Den upphandlande enheten får dock inte mitt i ett anbudsförfarande eller mitt i ett jämförelseskede lägga till, ta bort eller ändra jämförelsegrunder, delfaktorer eller viktningar som slagits fast på förhand.

Man kan inte slå fast ett krav som både ett minimikrav och ett jämförelsebart krav, men man kan slå fast en jämförelsegrund så att den mäter sådan kvalitet som överskrider ett minimikrav. Jämförelsegrunderna måste hänvisa till sådana faktorer som på ett eller annat sätt går att konstatera.

Ett exempel på jämförelsegrunder (ska specificeras i anbudsbegäran)
 

Minimikrav: en viss, bestämd utbildningsnivå för personalen
Jämförelsegrund som ger extra poäng: personalens fortbildningar x, y och z som överskrider minimikraven.

Minimikrav: handledd rekreationsverksamhet för klienterna 2 ggr i veckan à 2 timmar
Jämförelsegrund som ger extra poäng: Innehåll och kvalitet på rekreationsverksamheten som överskrider minimikraven och som definieras närmare i anbudsbegäran.  

Genomförandet av den extra kvalitet som anbudsgivaren erbjuder i själva servicen ska garanteras genom att inkludera villkor som förpliktigar till detta i det upphandlingsavtal som ingås eller i bilagorna till detta.Figur: Sammanställning av skillnaderna mellan minimikrav och jämförelsegrunder

Samarbete under avtalet och övervakning av avtalet

Då man har ingått ett avtal om upphandling av handikappservice är det viktigt för uppfyllandet av det och för förverkligandet av den överenskomna kvaliteten att avtalet övervakas.

Om man inte övervakar serviceavtal har det ofta negativa konsekvenser. I brist på övervakning går det inte att konstatera att den överenskomna nivån på kvaliteten uppfylls. En del av serviceproducenterna levererar service enligt avtalet, men en del kan börja slarva. Den upphandlande enheten betalar då för onödig service, och i värsta fall får inte klienterna den service som de behöver. Upphandlande enheter som inte övervakar sina egna avtal kan i fortsättningen få anbud vars innehåll och prissättning inte motsvarar kraven i anbudsbegäran.  Detta kan uppträda i form av underprissatta anbud och leda till att den upphandlande enheten blir tvungen att välja leverantörer som medvetet utnyttjar situationen. I sådana fall kan serviceproducenter som tar servicebeskrivningen på allvar slås ut från marknaden.

Klienterna ska kunna ge feedback

De första månaderna av ett avtal är de viktigaste när det kommer till övervakning. Under de första månaderna lönar det sig för den upphandlande enheten att vara som mest aktiv och garantera att produktionen av service överensstämmer med avtalet. Detta sker i samarbete med serviceproducenten och med uppföljningsåtgärder. En fungerande metod för att upptäcka avvikelser och brister är att be om feedback på servicen av klienter och deras närstående. Det är dock viktigt att se till att klienten har möjlighet att ge feedback på ett oberoende och konfidentiellt sätt. Det rekommenderas att den upphandlande enheten årligen gör mer ingående auditeringar till exempel över en viss procent av serviceproducenterna.

Reklamationer är viktiga

Om servicen avviker från den överenskomna kvalitetsnivån måste man ingripa i avvikelserna. Det lönar sig att göra en tydlig anteckning över avvikelser i kvaliteten och hur man rättar till dem, som undertecknas av bägge parter. Utöver detta ska det göras en skriftlig, bevislig reklamation över avtalsbrott, det vill säga en reklamation. Det är viktigt att man gör reklamationer, eftersom den upphandlande enheter förlorar sin rätt att åberopa fel om reklamationen inte görs eller om den dröjer. Om inte annat nämnts i upphandlingsavtalet ska reklamationen göras genast och senast inom rimlig tid från att felet uppdagats eller det borde ha uppdagats. Ifrågavarande rimliga tid är kort, i allmänhet några veckor.

Källa

Lehti, Susanna (2018) Upphandling av service för personer med funktionsnedsättning som tar klienterna i beaktande: Synpunkter på tillämpningen av upphandlingslagstiftningen. (på finska men sammandrag på svenska) (på finska Asiakkaat huomioiva vammaispalvelujen hankinta: Näkökulmia hankintalainsäädännön soveltamiseen) Handledning 8/2018. Helsingfors: THL, Institutet för hälsa och välfärd.

Uppdaterad: