Stöd för strukturerad dokumentation

Flera olika aktörer erbjuder stöd för strukturerad dokumentation. Varje aktör har en egen roll och uppgift när det gäller att förankra strukturerad dokumentation. På denna sida beskrivs det stöd och ansvar som olika aktörer har vid tillägnandet av strukturerad dokumentation.

Stegvis mot strukturerad dokumentation

Vid strukturerad dokumentation av klientuppgifter används en överenskommen och enhetlig informationsstruktur. Dokumentationen av socialvårdens klientuppgifter grundar sig på de klienthandlingar som fastställts av Institutet för hälsa och välfärd (THL). THL publicerar de nationella handlingsstrukturerna i tjänsten Sosmeta. 

THL fastställer också handlingarnas struktur och de uppgifter som ska antecknas i dem. Användningen av strukturerade handlingar är förpliktande senast när klientuppgifter enligt lagen om kunduppgifter ska lagras i Kanta-tjänstens Klientdataarkiv för socialvården. 

Först dokumenteras strukturerat basservicen inom socialvården, det vill säga serviceuppgifter för barnfamiljer, personer i arbetsför ålder och äldre. Den offentliga socialvården och tillhandahållare av tjänster för dess räkning ska börja spara dessa handlingar i Klientdataarkivet för socialvården senast den 1 september 2024.

Ändringar i informationshanteringen påverkar till exempel dokumentationen av klientuppgifter och informationssystemens funktion. I organisationer inom socialvården förutsätter verkställandet god förståelse för centrala förändringar, skyldigheter och för tidtabeller inom informationshanteringen.

Hur stöder THL?

THL stöder organisationer inom socialvården i övergången till strukturerad dokumentation och i att tillägna sig det nya verksamhetssättet genom att 

• ordna evenemang
• svara sammanfattningsvis på kundfrågor under frågetimmarna
• producera anvisningar och annat material

Du får information om stödevenemangen genom att följa denna webbplats, THL:s evenemangskalender och sociala medier samt genom att beställa nyhetsbrevet Informationshantering för interoperabla social- och hälsovårdstjänster (på finska). Det är viktigt att dela information om evenemang och annat stöd i den egna organisationen och i samarbetet med intressentgrupper.

THL stöder tillsammans med FPA och Kansa-koulu-projektet

Organisationen får stöd för att ta i bruk och använda Kanta-tjänsterna vid FPA:s utbildningar om verksamhetssätt, vid stödmöten och från olika slags stödmaterial. Kansa-koulu-projekt handleder dokumenteringsexperter och chefer samt producerar material som organisationerna kan utnyttja.

Mer information:

FPA:s utbildningar till socialvården (Kanta.fi)

Kansa-koulu-projektets stöd till organisationer (Vasso.fi)

Systemleverantören utbildar i användningen av klientdatasystemet

Systemleverantörerna genomför funktionerna i sina egna klientdatasystem i enlighet med föreskrifterna och kraven som gäller informationshantering. Klientdatasystemen fungerar på olika sätt även om klientuppgifterna lagras i Kanta-tjänsterna i enlighet med de riksomfattande enhetliga strukturerna. Datasystemleverantörerna utbildar i användningen av sitt eget system och hjälper i problemsituationer i anslutning till användningen.

Socialvårdsorganisationen ska i god tid säkerställa att kraven på strukturerad dokumentation har uppfyllts i det klientdatasystem som används.

Dokumenteringsexperter är nyckelpersoner i sina egna organisationer

De dokumenteringsexperter som Kansa-koulu-projektet utbildar är nyckelpersoner i sina egna organisationer när det gäller tillägna sig strukturerad dokumentation. Dokumenteringsexperterna känner till de nationella principerna för informationshantering inom socialvården, organisationens servicesystem och tillhörande anvisningar samt klientdatasystemen. Det lönar sig för organisationen att stödja sig på dokumenteringsexperternas kompetens när man tillägnar sig ny dokumentationspraxis.

Arbetsgivaren möjliggör inlärningen av ny praxis

Yrkesutbildade personer inom socialvården ansvarar själva för dokumentationskompetensen och utvecklingen av den tillsammans med organisationen. Arbetsgivaren skapar förutsättningar för att arbetstagaren och arbetsgemenskaperna har möjlighet att utveckla yrkesskickligheten i anslutning till dokumenteringen genom att reservera tillräckligt med arbetstid för inlärning samt genom att skapa en öppen atmosfär för att behandla ärenden och dela kompetens.

Den anställda studerar, tar till sig och delar med sig av sin kompetens

Varje yrkesutbildad person ansvarar för att upprätthålla och utveckla sin yrkeskunskap. Att dela med sig av sin kompetens hör också till uppgifterna för varje medlem av arbetsgemenskapen. I det vardagliga och grundläggande arbetet lär man sig bäst att använda strukturerad dokumentation ett steg i taget.

Stegmärken för tillägnande av strukturerad dokumentation

För att komma igång krävs förberedelser och samordning av olika saker. Inom organisationen lönar det sig att utse en kärngrupp som kör igång förändringen. Det krävs diskussion och övning i arbetsgemenskapen för att tillägna sig strukturerad dokumentation.

Tillägnande av strukturerad dokumentation kräver att vårdpersonalen anammar nya färdigheter.

Kontaktinformation

sotetiedonhallinta(at)thl.fi