Rakenteisen kirjaamisen tuki

Rakenteisen kirjaamisen tukea tarjoavat useat eri toimijat. Jokaisella toimijalla on oma roolinsa ja tehtävänsä rakenteisen kirjaamisen juurruttamisessa. Tällä sivulla kuvataan eri toimijoiden antamaa tukea ja vastuita rakenteisen kirjaamisen haltuunotossa. 

Vaiheittain kohti rakenteista kirjaamista

Rakenteisessa asiakastiedon kirjaamisessa käytetään sovittua ja yhtenäistä tiedon rakennetta. Sosiaalihuollon asiakastiedon kirjaaminen perustuu Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen määrittelemiin  asiakasasiakirjoihin. THL julkaisee kansalliset asiakirjarakenteet Sosmeta-palvelussa. 

THL määrää myös asiakirjojen rakenteet ja niihin merkittävät tiedot. Rakenteisten asiakirjojen käyttö on velvoittavaa viimeistään silloin, kun asikastietolain mukaan asiakastiedot tulee tallentaa Kanta-palvelun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. 

Ensimmäisenä rakenteisesti kirjataan sosiaalihuollon peruspalveluita eli lapsiperheiden, työikäisten ja iäkkäiden palvelutehtäviä. Julkisen sosiaalihuollon ja sen lukuun toimivien palvelunantajien tulee aloittaa näiden asiakirjojen tallentaminen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon viimeistään 1.9.2024.

Tiedonhallinnan muutokset vaikuttavat esimerkiksi asiakastiedon kirjaamiseen ja tietojärjestelmien toimintaan. Sosiaalihuollon organisaatioissa toimeenpano edellyttää hyvää ymmärrystä tiedonhallinnan keskeisistä muutoksista, velvoitteista ja aikatauluista.

Miten THL tukee?

THL tukee sosiaalihuollon organisaatioita rakenteiseen kirjaamiseen siirtymisessä ja uuden toimintavan haltuunottamisessa 

• järjestämällä tilaisuuksia
• vastaamalla Näitä kysyttiin- tunneilla kootusti asiakaskysymyksiin
• tuottamalla ohjeistuksia ja muuta materiaalia

Tukitilaisuuksista saa tietoa seuraamalla tätä verkkosivua, THL:n tapahtumakalenteria ja somea sekä tilaamalla uutiskirjeen Tiedonhallintaa yhteentoimivaan soteen. Tilaisuuksista ja muusta tuesta on tärkeää jakaa tietoa omassa organisaatiossa ja sidosryhmäyhteistyössä. Rakenteisen kirjaamisen tukimateriaalit ovat vapaasti hyödynnettävissä organisaatioissa ei-kaupallisissa tarkoituksissa. Koulutusmateriaali on tuotettu ajankohtaiseksi julkaisuajankohtanaan. 

THL tukee yhdessä Kelan ja Kansa-koulu-hankkeen kanssa

Organisaatio saa tukea Kanta-palvelujen käyttöönotossa ja käytössä Kelan toimintatapakoulutuksissa, tukitilaisuuksissa ja erilaisista tukimateriaaleista. Kansa-koulu-hanke valmentaa kirjaamisasiantuntijoita ja esihenkilöitä sekä tuottaa materiaalia organisaatioiden hyödynnettäväksi.

Lisätietoa:

Kelan järjestämät koulutukset sosiaalihuollolle (Kanta.fi) 
Kansa-koulu-hankeen tuki organisaatioille (Vasso.fi)

Järjestelmätoimittaja kouluttaa asiakastietojärjestelmän käytössä

Järjestelmätoimittajat toteuttavat tiedonhallintaa koskevien määräysten ja vaatimusten mukaiset toiminnallisuudet omiin asiakastietojärjestelmiinsä. Asiakastietojärjestelmät toimivat eri tavoilla, vaikka asiakastiedot tallennetaan Kanta-palveluihin valtakunnallisesti yhtenäisten rakenteiden mukaisesti. Tietojärjestelmätoimittajat kouluttavat oman järjestelmänsä käytössä ja auttavat käyttöön liittyvissä pulmatilanteissa.

Sosiaalihuollon organisaation on varmistuttava hyvissä ajoin, että rakenteisen kirjaamiseen vaatimukset on toteutettu käytössä olevaan asiakastietojärjestelmään.

Kirjaamisasiantuntijat ovat oman organisaationsa avainhenkilöitä

Kansa-koulu-hankkeen valmentamat kirjaamisasiantuntijat ovat oman organisaationsa avainhenkilöitä rakenteisen kirjaamisen haltuunottamisessa. Kirjaamisasiantuntijat tuntevat sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansalliset periaatteet, organisaation palvelujärjestelmän ja niihin liittyvät ohjeistukset sekä asiakastietojärjestelmät. Organisaation kannattaa tukeutua kirjaamisasiantuntijoiden osaamiseen, kun omaksutaan uusia kirjaamiskäytäntöjä.

Työnantaja mahdollistaa uusien käytäntöjen oppimisen

Kirjaamisosaaminen ja sen kehittäminen ovat sosiaalihuollon ammattilaisen itsensä sekä organisaation vastuulla. Työnantaja luo edellytykset sille, että työntekijällä ja työyhteisöillä on mahdollisuus kehittää kirjaamiseen liittyvää ammattitaitoa varaamalla riittävästi työaikaa opettelemiselle sekä luomalla avoimen ilmapiirin asioiden käsittelylle ja osaamisen jakamiselle.

Työntekijä opiskelee, ottaa haltuun ja jakaa osaamista

Jokaisella ammattihenkilöllä on vastuu oman ammattitaitonsa ylläpitämisestä ja kehittämisestä. Myös osaamisen jakaminen on jokaisen työyhteisön jäsenen tehtävä. Rakenteisten asiakirjojen käyttöä oppii parhaiten arjen perustyössä yksi askel kerrallaan. 

Askelmerkkejä rakenteisen kirjaamisen haltuunottoon

Alkuun pääseminen vaatii valmistautumista ja eri asioiden koordinaatiota. Organisaatiossa kannattaa nimetä ydinjoukko käynnistämään muutosta. Rakenteisen kirjaaminen omaksuminen vaatii työyhteisössä keskustelua ja harjoittelua.

Rakenteisen kirjaamisen haltuunotto vaatii ammattilaiselta uusien taitojen omaksumista. 

Yhteystiedot:

sotetiedonhallinta(at)thl.fi