Ledning av förhandsbedömningen
Kommunens eller landskapets ledning ansvarar för att det genomförs förhandsbedömningar av konsekvenserna av beslut. Ledningen
- drar upp riktlinjer
- tilldelar resurser
- följer upp och utvecklar genomförandet.
Den som bereder beslutet och innehållsexperterna gör bedömningen tillsammans. De kan ta hjälp av beslutsfattare och dem som påverkas av beslutet.
Läs mer om genomförandet av förhandsbedömningen
Kommunen bör dra upp riktlinjer för hur förhandsbedömningen ska användas
Varje kommun ska dra upp riktlinjer för när en förhandsbedömning av konsekvenserna ska användas. Riktlinjerna besvarar följande frågor:
- Ska förhandsbedömningen göras för alla beslut?
- När görs förhandsbedömningen automatiskt?
- När görs förhandsbedömningen enligt prövning?
- Hur omfattande är förhandsbedömningarna?
Riktlinjerna hjälper till att förutse och planera arbetsmängden. Därför bör de vara tillräckligt konkreta. Det är till exempel bra att definiera vem som ansvarar för processen och vem som deltar i den.
Förhandsbedömningen utvecklas genom försök
Praxis för förhandsbedömningen av konsekvenser utvecklas genom försök. När man har gjort några förhandsbedömningar bör man uppdatera riktlinjerna och anvisningarna utifrån erfarenheterna.
Det är också bra att komma ihåg att förhandsbedömningsprocessen varierar beroende på ärendet. Den är inte likadan eller lika omfattande i alla situationer.
Förhandsbedömningen kan inledas till exempel så här:
- Beslut om försök med förhandsbedömning fattas
Beslut fattas till exempel om att ett visst antal förhandsbedömningar ska göras under en viss tidsperiod. Samtidigt fastställs i vilka frågor förhandsbedömningen ska göras. Man kan också utse en stödperson för förhandsbedömningen (till exempel en välfärdskoordinator) som stödjer beredarna i det praktiska genomförandet. - Förhandsbedömningar genomförs
Beredaren genomför förhandsbedömningen tillsammans med innehållsexperterna. Bedömningen bifogas föredragningstexten och används som hjälp vid föredragningen. - Beslut fattas om fortsatt utveckling av processen
Efter försöksperioden sammanställs erfarenheterna av förhandsbedömningarna. Utifrån erfarenheterna beslutar man hur förhandsbedömningsprocessen ska utvecklas och hur den ska etableras.
Förankring av förhandsbedömningen
Förhandsbedömningen av konsekvenser förankras bäst när man hittar ett förfarande som liknar den egna förvaltningen och som är enhetligt för alla beredare.
Anvisningar som lämpar sig för verksamhetskulturen ska utarbetas för förhandsbedömningen. Å andra sidan är det bra att också lämna utrymme för tillämpningen. Det är också viktigt att beredarna får tillräckligt med stöd och utbildning i att göra förhandsbedömningar.
Förhandsbedömningen underlättas med tiden och med erfarenheterna när kompetensen ökar. Processen kan finslipas och riktlinjerna uppdateras längs vägen. Informationsunderlaget utvidgas i och med varje förhandsbedömning och den insamlade informationen kan utnyttjas i fortsättningen.
Förhandsbedömningen är en kontinuerlig inlärningsprocess och det lönar sig att börja med den någonstans.
När förhandsbedömningen förankras i praxis är det bra att komma ihåg följande:
- Grunden för förhandsbedömningen är kommunfullmäktiges eller ledningsgruppens beslut om förhandsbedömningen.
- Varje verksamhetsområde ska ha en person som ansvarar för förhandsbedömningen (till exempel direktören för verksamhetsområdet).
- En stödperson på kommunnivå, till exempel välfärdskoordinatorn, kan hjälpa till i förhandsbedömningsprocessen.
- Beredarna ska ges anvisningar och utbildning i förhandsbedömning.
- Man kommer överens om hur de färdiga förhandsbedömningarna ska sammanställas och presenteras.
- Man kommer överens om vem som bedömer och följer upp genomförandet av förhandsbedömningen (till exempel ansvariga personer och revisionsnämnden).
