Specifikationer av klientuppgifter

Klienthandlingarna innehåller uppgifter om socialvårdsklienten, klientens livssituation och den service som klienten får. Utifrån dessa uppgifter kan socialservice och sociala förmåner planeras, följas och övervakas.

Tidigare har organisationerna inom socialvården kunnat specificera strukturerna och innehållet i de klienthandlingar inom den socialservice som de erbjuder, och därför har informationen inte varit nationellt enhetlig. Dessutom har klientuppgifter dokumenterats som fri text, varvid det har varit svårt att snabbt hämta och utnyttja uppgifterna.

THL utfärdade 2021 en nationell föreskrift om strukturen för klienthandlingar inom socialvården och om uppgifter som ska antecknas i klienthandlingarna. Föreskriften grundar sig på lagen om klienthandlingar inom socialvården. I föreskriften finns en förteckning över övergångsperioder efter vilka tillhandahållare av socialvårdstjänster ska övergå till att använda strukturerade handlingar enligt THL:s specifikationer.

Användningen av strukturerade handlingar gynnar socialvårdens klienter och arbetstagare samt organisationens ledning och beslutsfattare.

Strukturerade klienthandlingar: 

• underlättar dokumentation
• underlättar användningen av klientuppgifter 
• förbättrar tillgången till aktuella uppgifter
• förbättrar informationsutbytet, kvaliteten, jämförbarheten och användbarheten
• möjliggör smidig insamling av statistik- och registeruppgifter 

Var finns klienthandlingsstrukturerna?

Klienthandlingsstrukturerna har publicerats i tjänsten Sosmeta.

Sosmeta-tjänsten

Sosmeta är en publikationskanal för handlingsstrukturer. Där kan man inte upprätta klienthandlingar.

Leverantörerna av informationssystemen implementerar handlingsstrukturerna från Sosmeta i sina egna klientdatasystem och ansvarar för hur strukturerna visas för de yrkesutbildade personer som upprättar handlingarna. 

Vad består klienthandlingsstrukturerna av?

Handlingsstrukturen består av datafält. I varje datafält visas datafältets namn eller rubrik och uppgifternas visningsform samt information om huruvida datafältet är obligatoriskt eller repetitivt.

Som presentationsform för uppgiften kan man använda till exempel tid, siffror, koppling, fri text eller kod. Om datafältets presentationsform är en kod, används antingen den interna klassifikationen eller den klassifikation som publicerats på den nationella kodservern för social- och hälsovården.

Den nationella kodservern för social- och hälsovården

Dessutom innehåller många datafält anvisningar för genomförande avsedda för informationssystemleverantörer samt förklaringar och exempel avsedda för yrkesutbildade personer som antecknar klientuppgifter. Syftet med genomförandeanvisningen är att ge anvisningar om hur datafältet i fråga ska implementeras i informationssystemet.

Förklaringarna innehåller dokumentationsanvisningar eller beskrivningar av datafältets användningsändamål. Exemplen är konkreta exempel på vad som kan eller är avsett att antecknas i datafältet i fråga. Förklaringar och exempel visas i informationssystemet för dem som antecknar klientuppgifter.

Fältet i handlingsstrukturen kan också bestå av en datakomponent. Med hjälp av datakomponenter kan informationshelheter som upprepas i handlingar visas på ett enhetligt sätt mellan handlingarna. Datakomponenter används inte utanför handlingsstrukturerna. 

För den yrkesutbildade person som antecknar klientuppgifter har det ingen betydelse om en datakomponent eller ett handlingsspecifikt fält används. Strukturerna ska implementeras i informationssystemet så att de bildar enhetliga handlingshelheter.

Handlingsstrukturerna beskrivs närmare i handboken om Kanta-tjänsterna.

Tolkning av klienthandlingsstrukturer (Handbok om Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 10.2)

För varje klient skapas en klientrelationshandling och en ärendehandling

När en persons socialvårdsärende inleds skapas en klientrelationshandling för personen, i vilken basuppgifter om klienten antecknas. Dessa är till exempel

• kontaktuppgifter,
• riskuppgifter,
• uppgifter om den arbetstagare som ansvarar för tjänsterna samt 
• uppgifter om de personer som har anknytning till klienten och vars uppgifter är väsentliga med tanke på ordnandet av socialvården. 

Med hjälp av klientrelationshandlingen behöver inte alla basuppgifter om klienten antecknas i andra handlingar, vilket gör det lättare att underhålla uppgifterna.

Klientrelationshandling (i Sosmeta-tjänsten)

I samband med att ärendet inleds skapas också en ärendehandling, till vilken handlingar som hör det aktuella till ärendet kopplas. Kopplingen sker via ärendekoden. Ärendekoden är obligatorisk metadata för alla handlingar med undantag av klientrelationshandlingen. 

Med hjälp av ärendekoden kan man följa varje enskilt behandlingsskede i ärendet och vilka klientuppgifter som uppkommer under behandlingen av ärendet. Eftersom ärendet endast motsvarar ett visst stödbehov hos klienten kan det höra till endast en serviceuppgift.

I samma ärende kan däremot flera socialtjänster beviljas. Då kopplas separata beslutshandlingar om beviljande av olika socialtjänster till samma ärende. Även handlingar som uppkommer vid genomförandet av tjänsten kopplas till samma ärende, där det aktuella servicebeslutet finns.

Ärendehandling (i Sosmeta-tjänsten)

Ärendehantering inom socialvården (Handbok om Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 8)

Handlingsstrukturerna måste lämpa sig för många olika situationer

Handlingsstrukturerna är till sitt innehåll av allmän karaktär så att de lämpar sig för olika socialtjänster och klientsituationer. Klienthandlingarna grupperas i handlingstyper, till exempel ansökningar, planer och beslut. Egna handlingstyper har fastställts för varje serviceuppgift.

Dessutom finns det för alla serviceuppgifter både gemensamma och socialservicespecifika handlingar. Handlingar som är gemensamma för alla serviceuppgifter är till exempel "Anteckning om klientens vardag" och "Socialvårdens utlåtande".

Socialservicespecifika handlingar används inom sådana tjänster, vars informationsbehov är särskilda och avviker från de uppgifter som antecknas i serviceuppgiftsspecifika handlingar. Sådana handlingar är till exempel "Plan för stöd för närståendevård" och "Bedömning av behovet av social kreditgivning".