Asiakastietojen määrittelyt
Asiakasasiakirjat sisältävät sosiaalihuollon asiakkaaseen, hänen elämäntilanteeseensa ja palveluunsa liittyviä tietoja, joiden perusteella sosiaalipalveluja ja -etuuksia voidaan suunnitella, toteuttaa, seurata ja valvoa.
Aiemmin sosiaalihuollon organisaatiot ovat voineet määritellä tarjoamiensa sosiaalipalvelujen asiakasasiakirjojen rakenteet ja sisällöt, minkä vuoksi tieto ei ole ollut kansallisesti yhtenäistä. Lisäksi asiakastietoa on kirjattu vapaana tekstinä, jolloin tiedon nopea hakeminen ja hyödynnettävyys on ollut hankalaa.
THL on antanut vuonna 2021 asiakasasiakirjalakiin perustuvan kansallisen määräyksen sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteista ja asiakirjoihin merkittävistä tiedoista. Määräyksessä on lueteltu siirtymäajat, joiden jälkeen sosiaalihuollon palvelunantajien on siirryttävä käyttämään THL:n määrittelyjen mukaisia rakenteisia asiakirjoja.
Rakenteisten asiakirjojen käyttö hyödyttää sosiaalihuollon asiakkaita ja työntekijöitä sekä organisaation johtoa ja päättäjiä.
Rakenteisen asiakasasiakirjojen avulla
- Kirjaaminen helpottuu
- Asiakastietojen käyttö helpottuu
- Tiedot ovat ajantasaisemmin saatavilla
- Tiedonkulku, laatu, vertailukelpoisuus ja hyödynnettävyys paranevat
- Tilasto- ja rekisteritiedonkeruut helpottuvat
Mistä asiakasasiakirjarakenteet löytyvät?
Asiakasasiakirjarakenteet on julkaistu Sosmeta-palvelussa.
Sosmeta on asiakirjarakenteiden julkaisukanava. Siellä ei voi laatia asiakasasiakirjoja.
Tietojärjestelmätoimittajat vievät ja toteuttavat asiakirjarakenteet Sosmetasta omiin asiakastietojärjestelmiinsä ja vastaavat siitä, miltä rakenteet näyttävät asiakirjaa laativille ammattihenkilöille.
Mistä asiakasasikirjarakenteet muodostuvat?
Asiakirjarakenne koostuu tietokentistä. Jokaisessa tietokentässä näytetään tietokentän nimi tai otsikko ja tiedon esitysmuoto sekä tieto siitä, onko tietokenttä pakollinen tai toistuva.
Tiedon esitysmuotona voidaan käyttää esimerkiksi aikaa, numeroita, kytkintä, vapaata tekstiä tai koodia. Jos tietokentän esitysmuotona on koodi, käytetään joko sisäistä luokitusta tai Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisella koodistopalvelimella julkaistua luokitusta.
Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen koodistopalvelin
Lisäksi monissa tietokentissä on tietojärjestelmätoimittajille tarkoitetut toteutusohjeet sekä asiakastietoa kirjaaville ammattihenkilöille tarkoitetut selitteet ja esimerkit. Toteutusohjeen tarkoituksena on ohjeistaa, kuinka kyseinen tietokenttä on tarkoitus toteuttaa tietojärjestelmään. Selitteet sisältävät kirjaamisohjeita tai kuvauksia tietokentän käyttötarkoituksesta. Esimerkit ovat konkreettisia esimerkkejä siitä, mitä kyseiseen tietokenttään voi tai on tarkoitus kirjoittaa. Selitteet ja esimerkit näkyvät tietojärjestelmässä asiakastietojen kirjaajille.
Asiakirjarakenteen kenttä voi muodostua myös tietokomponentista. Tietokomponenttien avulla asiakirjoilla toistuvia tietokokonaisuuksia voidaan esittää asiakirjojen välillä yhtenäisesti. Tietokomponentteja ei käytetä asiakirjarakenteiden ulkopuolella.
Asiakastietoja kirjaavalle ammattilaiselle ei ole merkityksellistä, onko käytössä tietokomponentti vai asiakirjakohtainen kenttä. Rakenteet tulee toteuttaa tietojärjestelmään niin, että niistä muodostuu eheitä asiakirjakokonaisuuksia.
Asiakirjarakenteita on kuvattu tarkemmin Kanta-palvelujen käsikirjassa.
Asiakasasiakirjarakenteiden tulkinta (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille)
Jokaiselle asiakkaalle luodaan asiakkuusasiakirja ja asia-asiakirja
Kun henkilön sosiaalihuollon asia tulee vireille, luodaan hänelle asiakkuusasiakirja, johon kirjataan perustiedot asiakkaasta. Näitä ovat esimerkiksi
- yhteystiedot,
- riskitiedot,
- palveluista vastaavan työntekijän tiedot sekä
- tiedot niistä asiakkaaseen liittyvistä henkilöistä, joiden tiedot ovat oleellisia sosiaalihuollon järjestämisen kannalta.
Asiakkuusasiakirjan avulla kaikkia asiakkaan perustietoja ei tarvitse kirjata muihin asiakirjoihin, jolloin tietojen ylläpitäminen on helpompaa.
Asiakkuusasiakirja (Sosmeta-palvelussa)
Asian vireilletulon yhteydessä luodaan myös asia-asiakirja, johon liitetään kyseiseen asiaan liittyvät asiakirjat. Liittäminen tapahtuu asiatunnuksen kautta. Asiatunnus on pakollinen metatieto kaikille asiakirjoille lukuun ottamatta asiakkuusasiakirjaa.
Asiatunnuksen käytön avulla pystytään seuraamaan jokaisen erillisen asian käsittelyvaiheita ja sitä, mitä asiakastietoja syntyy asian käsittelyn aikana. Koska asia vastaa vain tiettyyn asiakkaan tuen tarpeeseen, voi se kuulua vain yhteen palvelutehtävään.
Samassa asiassa voidaan sen sijaan myöntää useampia sosiaalipalveluja. Tällöin eri sosiaalipalvelujen myöntämisestä tehdyt erilliset päätösasiakirjat liitetään samaan asiaan. Myös palvelun toteuttamisessa syntyvät asiakirjat liitetään samaan asiaan, jossa sitä koskeva palvelupäätös on.
Asia-asiakirja (Sosmeta-palvelussa)
Asianhallinta sosiaalihuollossa (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille)
Asiakirjarakenteiden täytyy soveltua monenlaisiin tilanteisiin
Asiakirjarakenteet ovat sisällöltään yleisluonteisia, jotta ne soveltuvat erilaisiin sosiaalipalveluihin ja asiakastilanteisiin. Asiakasasiakirjat ryhmitellään asiakirjatyyppeihin, joita ovat esimerkiksi hakemukset, suunnitelmat ja päätökset. Jokaiselle palvelutehtävälle on määritelty omat asiakirjatyyppinsä.
Lisäksi on olemassa kaikille palvelutehtäville yhteisiä sekä sosiaalipalvelukohtaisia asiakirjoja. Kaikille palvelutehtäville yhteisiä asiakirjoja ovat esimerkiksi "Merkintä asiakkaan arjesta" ja "Sosiaalihuollon lausunto".
Sosiaalipalvelukohtaisia asiakirjoja käytetään sellaisissa palveluissa, joiden tietotarpeet ovat erityisiä ja poikkeavat palvelutehtäväkohtaisille asiakirjoille kirjattavista tiedoista. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi "Omaishoidon tuen suunnitelma" ja "Sosiaalisen luototuksen tarpeen arvio".
