Ärendehantering

Behandling av ett nytt ärende inom socialvården inleds, om personen gör en ansökan för att få socialservice. Ett ärende som gäller stödbehov kan också inledas genom en anmälan eller kontakt till socialvården. Även ett muntligt framfört stödbehov antecknas i handlingen för inledande.

Information om stödbehov innebär att ett socialvårdsärende öppnas. Ärendets uppgifter antecknas i ärendehandlingen, som är ett verktyg för ärendehanteringen. Den innehåller ett ärendenummer, med vars hjälp alla handlingar som därefter upprättas i ärendet kopplas till samma handling för inledande. Behandlingen av ärendet framskrider stegvis och när behandlingen av ärendet avslutas stängs ärendet.

Ärendet kan ses som en pappersbunt som innehåller alla handlingar som gäller det aktuella ärendet.

Skeden i behandlingen av ett ärende

Den inledande behandlingen av ärendet är det första skedet i behandlingen av ärendet. När ärendet inleds antecknas detta i ärendehandlingen och klientens behov av brådskande stöd bedöms. För klienten ordnas genast de tjänster som han eller hon brådskande behöver och därefter återgår man till de övriga skedena i behandlingen av ärendet.

I processerna för bedömning av servicebehovet och planering av klientrelationen kartläggs klientens servicebehov och planeras det stöd som klienten behöver på ett övergripande sätt. 

I det skede då servicen ordnas fattas beslut om socialservice och annat stöd. Till processen hör också att välja tjänsteproducent och se till att kunden får de tjänster som han eller hon beviljats.

När ett beslut om beviljande av tjänster eller andra stödåtgärder fattas i ärendet, kopplas anteckningarna om genomförandet av tjänsterna till samma ärende. Handlingarna för genomförandet av tjänsten kopplas till processen för genomförandet av servicen.

Behandlingen av ärendet avslutas när klienten inte längre har behov av stöd kopplat till ärendet och när alla uppgifter i ärendet har antecknats.

Skeden vid behandling av ett socialvårdsärende.

Skeden i ärendehantering (Handbok om Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 8.2)

Klienthandlingarna kopplas till ärendehandlingen

När ett ärende inleds inom socialvården upprättas en handling för inledande som lämpar sig för situationen, till exempel en ansökan eller anmälan. Samtidigt upprättas också en ärendehandling, till vilken alla klienthandlingar som uppkommer i ärendet kopplas.

Ärendehandlingen innehåller uppgifter om till exempel

• ett ärendenummer som specificerar ärendet,
• ärendets namn,
• status för behandlingen av ärendet,
• den serviceuppgift som ärendet hänför sig till,
• det datum då ärendet öppnades och avslutades.

Ärendehandlingen sammanställer alla klienthandlingar i ärendet.

Ärendehandling (i Sosmeta-tjänsten)

Ärendehandling (Handbok om Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården)

Ärendet namnges i inledningsskedet för ärendet

Ärendets namn är obligatorisk metadata för ärendehandlingen. Vid den inledande behandlingen av ärendet bedömer arbetstagaren vilket slags stödbehov det är fråga om i klientens ärende och namnger ärendet enligt dess karaktär. För namngivningen används kodsystemet Socialvård – Socialvårdsärende.

Sammankoppling av ärenden

Ärendet omfattar sociala tjänster eller annat stöd som motsvarar klientens stödbehov i en serviceuppgift. Om klienten har olika stödbehov kan han eller hon ha flera ärenden under behandling samtidigt, antingen i en eller flera serviceuppgifter.

Om behandlingen av ett ärende överförs eller utvidgas till en annan serviceuppgift ska ett nytt ärende öppnas, eftersom ärendena är serviceuppgiftsspecifika. Ett ärende som har öppnats genom ärendekoppling är kopplat till samma handling för inledande som det ärende som öppnats tidigare. Ärenden som kopplats samman genom en ärendekoppling kan ges olika namn. 

Användningen av ärendekoppling beskrivs närmare i Kanta-tjänsternas handbok.

Grunder för ärendebehandling (Handbok om Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 8.1)

Gemensamt ärende för klienter

Ibland kan ett ärende vara gemensamt för flera klienter. Då är ärendehandlingen som gäller ärendet och de tillhörande klienthandlingarna gemensamma för alla. 

Utöver ett gemensamt ärende kan klienterna också ha egna, enskilda ärenden som behandlas inom socialvården. Den arbetstagare som behandlar ärenden och klientanteckningar överväger om det är frågan om ett gemensamt ärende som gäller ett gemensamt stödbehov eller om det är frågan om ett personligt ärende för klienten.  

En klient inom socialvården är alltid en individ, även när ärendet är gemensamt för flera klienter.

Gemensamt ärende för flera klienter (Handbok om Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården, kapitel 8.3)