Asianhallinta

Uusi asia tulee käsiteltäväksi sosiaalihuollossa, jos henkilö laatii hakemuksen saadakseen sosiaalipalvelua. Tuen tarvetta koskeva asia voi tulla vireille myös ilmoituksella tai yhteydenotolla sosiaalihuoltoon. Myös suullisesti esitetty tuen tarve kirjataan vireilletuloasiakirjaan.

Tieto tuen tarpeesta tarkoittaa sosiaalihuollon asian avaamista. Asian tiedot kirjataan asia-asiakirjaan, joka on asianhallinnan työväline. Se sisältää asiatunnuksen, jonka avulla kaikki asiassa sen jälkeen laadittavat asiakirjat liitetään samaan vireille tuloon. Asian käsittely etenee vaiheittain, ja kun asian käsittely päättyy, asia suljetaan.

Asiaa voi ajatella yhtenä paperinippuna, joka sisältää kaikki kyseiseen asiaan liittyvät asiakirjat.

Asian käsittelyn vaiheet

Asian vireilletulokäsittely on asian käsittelyn ensimmäinen vaihe. Kun asia tulee vireille, se kirjataan asia-asiakirjaan ja arvioidaan asiakkaan kiireellisen tuen tarve. Asiakkaalle järjestetään hänen kiireellisesti tarvitsemansa palvelut heti, ja asian käsittelyn muihin vaiheisiin palataan sen jälkeen.

Palvelutarpeen arvioinnin ja asiakkuuden suunnittelun prosesseissa kartoitetaan asiakkaan palvelujen tarvetta ja suunnitellaan kokonaisvaltaisesti hänen tarvitsemaansa tukea. 

Palvelun järjestämisen vaiheessa tehdään sosiaalipalveluihin ja muuhun tukeen liittyvät päätökset. Prosessiin kuuluu myös palveluntuottajan valinta ja huolehtiminen siitä, että asiakas saa hänelle myönnetyt palvelut.

Kun asiassa tehdään päätös palvelujen tai muiden tukitoimien myöntämisestä, palvelujen toteuttamisen kirjaukset liitetään samaan asiaan. Palvelun toteuttamisen asiakirjat liitetään palvelun toteutuksen prosessiin.

Asian käsittely päätetään, kun asiakkaalla ei ole enää asiaan liittyvää tuen tarvetta ja kun kaikki asiaan liittyvät tiedot on kirjattu.

Sosiaalihuollon asian käsittelyn vaiheet.

Asiankäsittelyn vaiheet (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille)

Asiakasasiakirjat liitetään asia-asiakirjaan

Kun asia tulee vireille sosiaalihuollossa, laaditaan tilanteeseen sopiva vireilletuloasiakirja, esimerkiksi hakemus tai ilmoitus. Samalla laaditaan myös asia-asiakirja, johon kaikki asiassa syntyvät asiakasasiakirjat liitetään.

Asia-asiakirjassa on tietoja esimerkiksi

• asiaa yksilöivästä asiatunnuksesta,
• asian nimestä,
• asian käsittelyn tilasta,
• palvelutehtävästä, johon asia liittyy,
• asian avaus- ja päättymispäivästä.

Asia-asiakirja kokoaa kaikki asian asiakasasiakirjat.

Asia-asiakirja (Sosmeta-palvelussa)

Asia-asiakirja (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille)

Asia nimetään vireilletulovaiheessa

Asian nimi on asia-asiakirjalle pakollinen metatieto. Asian vireilletulokäsittelyssä työntekijä arvioi, millaisesta tuen tarpeesta asiakkaan asiassa on kysymys ja nimeää asian sen luonteen mukaisesti. Nimeämisessä käytetään koodistoa Sosiaalihuolto - Sosiaalihuollon asia.

Asioiden liittäminen yhteen

Asia sisältää asiakkaan tuen tarpeeseen vastaavia sosiaalipalveluja tai muuta tukea yhdessä palvelutehtävässä. Jos asiakkaalla on erilaisia tuen tarpeita, hänellä voi olla käsiteltävänä useitakin asioita samaan aikaan, joko yhdessä tai useammassa palvelutehtävässä.

Jos asian käsittely siirtyy tai laajenee toiseen palvelutehtävään, on avattava uusi asia, koska asiat ovat palvelutehtäväkohtaisia. Asialiitoksella avattu asia liittyy samaan vireilletuloasiakirjaan kuin aiemmin avattu asia. Asialiitoksella yhteen liitetyt asiat voidaan nimetä eri nimisiksi. 

Asialiitoksen käyttöä on kuvattu tarkemmin Kanta-palvelujen käsikirjassa.

Asiankäsittelyn perusteita (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille)

Asiakkaiden yhteinen asia

Joskus asia voi olla useammalle asiakkaalle yhteinen. Silloin asiaa koskeva asia-asiakirja ja siihen liittyvät asiakasasiakirjat ovat kaikille yhteisiä. 

Yhteisen asian lisäksi asiakkailla voi olla myös omia, yksityisiä asioita käsittelyssä sosiaalihuollossa. Asioita ja asiakaskirjauksia käsittelevä työntekijä harkitsee, onko kyseessä yhteinen asia, joka koskee yhteistä tuen tarvetta, vai onko kyse asiakkaan henkilökohtaisesta asiasta.  

Sosiaalihuollon asiakas on aina yksilö silloinkin, kun asia on useiden asiakkaiden yhteinen.

Asiakkaiden yhteinen asia (Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille)