Ekonomiplanering

Villkoren för statsunderstöd bifogas till statsunderstödsbeslutet, som skickas till de projekt som beviljats finansiering. I villkoren specificeras de kostnader som berättigar till understöd och andra förfaranden som rör projektadministrationen. På den här sidan beskrivs de godtagbara kostnaderna i stora drag.

Statsunderstöd betalas för kostnader som uppstår när projektet genomförs och som har godkänts i projektplanen. Understöd ska sökas minst en gång per år genom en elektronisk ansökan om utbetalning. Kostnaderna ska vara skäliga i förhållande till projektets omfattning och genomförande.

Godtagbara kostnader 

Godtagbara kostnader omfattar bland annat personalkostnader och allmänna kostnader samt material, rustning, rapportering, resor och köpta tjänster.

Personalkostnader

Arvoden och löner godkänns i den mån som de direkt anknyter till genomförandet av projektet. Därför godkänns inte till exempel kostnader för moderskaps- och föräldraledighet.

Som personalbikostnader godkänns lagstadgade pensionsavgifter, socialskyddsavgifter och olycksfallsförsäkringar samt företagshälsovård. Lönebikostnaderna rapporteras som direkta eller beräknade kostnader. Då man använder beräkning ska man ange beräkningsgrunderna (vilka utgifter och enligt vilken princip) och avskriva kostnadsposterna från huvudboken vid rapporteringen. Semesterlöner, semesterpenning och semesterersättningar kan allokeras till projektet utifrån arbetstiden i förhållande till tiden för projektets genomförande.

Antalet arbetstimmar för projektets deltidsanställda ska kunna verifieras utifrån en tillräcklig och aktuell arbetstidsbokföring som uppgjorts på ett tillförlitligt sätt eller utifrån annan uppföljning av arbetstiden. Arbetstidsuppföljningen ska visa hur arbetstiden per medarbetare och månad fördelas mellan projektarbete och basarbete. Arbetstidsuppföljningen ska undertecknas av den anställda och arbetsgivaren. Kostnader som beror på övertid godkänns inte.

Allmänna kostnader(Administrationskostnader)

De allmänna kostnaderna får uppgå till högst 15 procent av de totala kostnaderna. I de allmänna kostnaderna kan man inkludera kostnader för de anställdas lunchsedlar och utbildning till de delar som dessa anknyter till det finansierade projektet och som inte kan bekostas med annan finansiering som allokeras till projektet. Allmänna kostnader kan vara bland annat postkostnader och avgifter för datakommunikation, kopiering, telefon och dylikt. Handledning godkänns inte.

Faktiska kostnader för lokalhyror som är nödvändiga för det innehållsmässiga genomförandet av projektet godkänns som direkta kostnader, om de ingår i projektplanens kostnadskalkyl.

I fråga om lönebikostnader och allmänna kostnader godkänns beräknade kostnader, förutsatt att beräkningsgrunderna kan påvisas och att kostnaderna är lagstadgade.

Kostnader för material, rustning, rapportering, resor och köpta tjänster

Godtagbara kostnader är kostnader för material, tillbehör, rapportering, resor och köpta tjänster som är direkt relaterade till projektet.

Projektet kan hyra eller köpa olika utrustningar om dessa anges och motiverats på ett godtagbart sätt i projektplanen. Den generella regeln är att nödvändiga utrustningar anskaffas under projektets första verksamhetsår.

Resor ersätts enligt det billigaste resesättet, om inget annat avtalats separat. Kostnader för användning av egen bil ersätts om användningen är motiverad. Dagpenning ersätts högst till det belopp som motsvarar skattestyrelsens gällande beslut. I regel godkänns inte utlandsresor. Utlandsresor som är nödvändiga för projektet ska redovisas redan i projektplanen. För utlandsresor ersätts vanligtvis resekostnaderna för en person.

Köpta tjänster ska upphandlas i enlighet med lagen om offentlig upphandling (1397/2016) och projektets statsunderstödsbeslut. Även små upphandlingar (i storleken 20 000‒59 999 euro) kräver ett förenklat upphandlingsförfarande. Det innebär att man ska begära in offerter från minst 3–5 leverantörer. Även i fråga om små upphandlingar omfattas de olika faserna i anbudsförfarandet (t.ex. anbudsförfrågan, behandlingen av anbud, upphandlingsbeslut) av upphandlingslagens allmänna principer, dvs. öppenhet, likabehandling, icke-diskriminering och kravet på proportionalitet.

Momskostnader och underleverantör

Godtagbara momskostnader är endast den betalda moms som upptas som slutliga kostnader för projektet och som mottagaren av understöd inte kan dra av i sin beskattning eller som inte kan återbäras till mottagaren.

Mottagaren av understöd har inte rätt att anlita en underleverantör för att genomföra projektet om inte detta har inkluderats i projektplanen. Villkoren i statsunderstödsbeslutet omfattar även underleverantörer.

Vilka kostnader godkänns inte?

• Kostnader för utrustning, reparation och renovering av lokaler
• Kostnader för övertidsarbete
• Lönekostnader för moderskaps- och föräldraledighet (s.k. ineffektiv arbetstid)
• Kostnader för handledning, såvida handledningen inte är en utgift som hör direkt till projektverksamheten
• Ledningsgruppens arvoden
• Verksamhet för vilken mottagaren av understöd får statsandelar eller annan offentlig finansiering
• Förtidspension och arbetsgivarens andra frivilliga försäkringspremier
• Presentkort
• Lärdomsprov

Självfinansiering och andra finansieringskällor

När man ansöker om anslag för hälsofrämjande måste man ange projektets totalkostnader. Detta innebär alltså att man i blanketten för projektförslag specificerar andelen som söks ur anslaget för hälsofrämjande, organisationens egen finansiering och annan beviljad eller sökt finansiering.

Den som genomför projektet måste anvisa självfinansiering för projektet. Stadsunderstödslagen (688/2001, 6 §) fastställer att statsunderstödet inte får täcka det fulla beloppet av de totalkostnader som orsakas av den verksamhet eller det projekt som utgör föremål för statsunderstödet, om inte något annat följer av skäl som är motiverade och nödvändiga för att målen med beviljandet av statsunderstödet ska nås. Lagen fastställer inte storleken på självfinansieringen. I projekt som beviljas anslag för hälsofrämjande utgör självfinansieringen normalt cirka 10–20 procent av totalkostnaderna. Ett projekt kan finansieras till fullt belopp endast av motiverade skäl. Motiveringarna ska anges i projektansökan.

Självfinansieringen kan omfatta till exempel lönekostnader för projektets anställda, lokalhyror, telefonkostnader och andra administrativa kostnader. Självfinansieringen ska tas upp i bokföringen för projektet precis som projektets övriga kostnader.

Det är också viktigt att man uppger andra finansieringskällor och projektförslaget ska innehålla uppgifter om hur säkert det är att finansiering beviljas från de andra finansieringskällorna. I 7 § i statsunderstödslagen (688/2001) förutsätts att den myndighet som delar ut statsunderstöd överväger hur nödvändigt understödet är med beaktande av annat offentligt stöd som sökanden erhållit samt arten och omfattningen av det projekt som är föremål för statsunderstödet.